Программа для ремонта электросамокатов

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для сервиса электросамокатов, электровелосипедов и моноколёс: состояние аккумулятора в квитанции с подписью клиента, номер рамы и батареи, камеры и контроллеры на складе, гарантия магазинов-продавцов и прокат как постоянный клиент.

Весной очередь, зимой тишина

Сервис электротранспорта живёт сезоном. В марте все достают самокаты с балконов: сели аккумуляторы, пробиты камеры, гудит мотор-колесо, после зимы не включается контроллер. За неделю в мастерской три десятка самокатов, и каждый владелец спрашивает, когда будет готово.

Обещанная дата стоит в каждой квитанции, просроченные светятся красным. Над списком — плашки с числами: незакрытые, готовы к выдаче, просрочены, срочные, без оплаты. Курьеру самокат приносит заработок, поэтому его ремонт можно отметить срочным — он выделяется в списке и не теряется среди обычных. Статусы вы настраиваете сами.

Готовый самокат занимает место

Телефон кладут в ящик. Самокат или велосипед занимает полметра пола, и когда готовых двадцать, ремонтировать уже негде. У готового невыданного в карточке и в списке видно, сколько дней он лежит. Бесплатный срок хранения задаётся в настройках — например, 14 дней; дольше — счётчик красный, а над списком появляется отбор «лежат дольше срока». Условия хранения печатаются в квитанции; её текст вы правите сами, так что срок в квитанции и в настройках ставьте одинаковый.

О готовности владелец узнаёт письмом или сообщением в Telegram — одна кнопка в карточке; Telegram — если клиент отсканировал QR-код с квитанции (уведомления клиентам). Плату за хранение программа сама не начисляет: если берёте, добавьте её строкой сметы.

Аккумулятор — самая дорогая деталь и самый большой риск

Батарея стоит как треть самоката, и именно из-за неё чаще всего спорят: «я сдавал рабочую», «её подменили», «она вздулась после ремонта». А вздутая или залитая батарея ещё и опасна для самой мастерской. Поэтому состояние аккумулятора записывают при клиенте: вздутие, следы воды или коррозии на разъёме, запах, держит ли заряд, ездил ли самокат по лужам. Для этого в форме приёма есть «Внешний вид», «Неисправность» и «Комплектность» — зарядное устройство, ключ, держатель телефона. Квитанцию подписывает тот, кто привёз (квитанция о приёме). Что проверять и чего не делать с подозрительной батареей — в статье Аккумуляторы на приёмке.

Рекомендации после ремонта — «не заряжать сразу с мороза», «хранить зимой полузаряженным» — печатаются в акте выполненных работ.

Серийный номер рамы и номер батареи

Самокаты одной модели одинаковы, различает их только серийный номер. В квитанции для него есть поле, а рядом — «Код продукта»: туда удобно записать номер батареи, особенно если батареи переставляют между рамами. Расширенный поиск находит квитанцию по модели, серийному номеру и коду продукта, так что история самоката поднимается за минуту: что меняли, когда и за сколько. Если контроллер сгорел в третий раз за год, это видно — и причину стоит искать не в контроллере.

Контроллеры, мотор-колёса, покрышки и камеры

Камеры, покрышки, тормозные колодки, ручки газа, дисплеи — расходники, которые закупают ящиками перед сезоном. Контроллеры и мотор-колёса — дорогие позиции под ходовые модели. Каждое поступление записывается на склад с количеством, закупочной ценой и поставщиком. Поставили камеру в ремонт строкой сметы — остаток уменьшился сам, а в карточке позиции видно, в какую квитанцию она ушла. Для камер и покрышек задайте минимальный остаток: отбор «заканчиваются» покажет, что пора заказывать, ещё до весенней очереди.

Когда нужного контроллера нет, заявку на деталь создают прямо из квитанции, и программа может отправить её поставщику письмом; когда деталь пришла — её приходуют на склад. Штрихкодов нет: деталь выбирают из списка по названию. Подробнее — учёт запчастей.

Дорогой ремонт — согласовать до начала

Новая батарея или контроллер — сумма, которую клиент должен услышать до ремонта. Смета составляется строками — работы и детали с количеством и ценой — и кнопкой «Отправить на согласование» уходит клиенту письмом или в Telegram. Клиент открывает ссылку, соглашается или отказывается, а ответ с датой виден в карточке квитанции.

Гарантия магазина, который продал самокат

Часть ремонтов — гарантийные: самокат купили в магазине, и магазин передаёт его вам. Вид ремонта — «Гарантийный», дата продажи — отдельным полем в квитанции, а магазин ставится партнёром. Список ремонтов отбирается по партнёру: сколько самокатов пришло от каждого магазина, что с ними сейчас и что уже выдано.

Прокат и курьерская служба — клиент с парком

Прокат или служба доставки приносит не один самокат, а пять, и так каждый месяц. В карточке клиента есть поле «Компания», и все ремонты фирмы собраны в одной карточке: сколько ремонтов, на какую сумму и сколько фирма ещё должна. Заметки — для того, что нужно знать на приёме: «оплата раз в месяц», «выдавать только механику».

Пять одинаковых самокатов оформляются копированием предыдущей квитанции — остаётся вписать серийный номер.

Чего здесь нет

• Фото и файлов в квитанции. Фото вздутой батареи к квитанции не прикрепить — состояние описывают словами, а снимки хранят отдельно, с номером квитанции в имени файла.
• Учёта парка клиента. Отдельного списка самокатов проката нет: каждый самокат виден через его квитанции в карточке клиента и через поиск по серийному номеру.
• Онлайн-записи на ремонт. Квитанция заводится, когда самокат уже в мастерской.
• SMS, мобильного приложения и онлайн-оплаты клиентом. Уведомления — письмо и Telegram; программа работает в браузере, в том числе с телефона мастера; оплату вы записываете в карточке сами.
• Кассы и интернет-магазина. Это учёт ремонтов, а не продажа самокатов и аксессуаров.

Что вы получите

• Обещанные даты, срочные и просроченные ремонты в сезон — на виду.
• Счётчик дней, сколько готовый самокат стоит в мастерской.
• Состояние аккумулятора и комплектность в квитанции с подписью клиента.
• Историю самоката по серийному номеру рамы и номеру батареи.
• Камеры, покрышки и контроллеры на складе с минимальным остатком.
• Смету на согласование письмом или в Telegram.
• Магазины-партнёры и фирмы с парком — каждый в своём отборе.

Сколько это стоит

Одна цена за всю мастерскую — без доплаты за сотрудников и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите там самокат так, как принимаете у себя, — с описанием батареи и комплектностью — и проведите его через смету до выдачи.

Частые вопросы