Отчёты и статистика сервисного центра
Заработок каждого мастера с расшифровкой, выплаты, ремонты со сметами, статистика по филиалам и прибыль сервиса. Выгрузка в CSV.
В конце месяца сервису нужно ответить на три вопроса: сколько заработали, сколько кому платить и что из этого осталось самому сервису. ServiceCenterSoft отвечает на все три — отчётами по людям и статистикой по филиалам.
Вопросы, на которые обычно нет ответа
Спросите себя прямо сейчас, никуда не заглядывая:
- Сколько ремонтов выдано в этом месяце и на какую сумму — и сколько из неё действительно получено?
- Сколько причитается каждому мастеру — не «примерно», а до гривны, и за что именно?
- Сколько уже выплачено и сколько ещё должны?
- Сколько из выручки ушло на детали, а сколько осталось сервису?
Если ответ на любой из них начинается со слов «сейчас посчитаю» — именно здесь и теряются деньги. Не на крупном, а на том, что никто не свёл вместе.
Отчёт по мастерам: с расшифровкой до строки
Выбираете период — и видите таблицу: кто, сколько ремонтов, на какую сумму, сколько из этого оплачено, какой коэффициент и сколько причитается. Нажали имя мастера — расшифровка: каждая квитанция, каждая строка сметы, её сумма, себестоимость детали и начисленное. Споры «а за что мне столько» закрываются этой таблицей.
Кнопки периода — «этот месяц», «прошлый месяц», «с начала года», а даты можно поставить любые.
Считаются выданные и оплаченные ремонты
В отчёт попадают только ремонты, которые выданы клиенту в этот период и оплачены полностью. Не принятые, не «почти готовые», не выданные в долг. Мастер не получает долю с денег, которых сервис не видел: клиент доплатит на следующей неделе — ремонт попадёт в отчёт тогда.
Да, ремонт, сделанный тридцать первого и выданный первого, уйдёт в следующий месяц. Но альтернатива хуже: иначе месяц окажется «прибыльным» на деньги, которых в кассе нет.
За что именно получает мастер
Инженер получает свой коэффициент от строк сметы, где он исполнитель, и от базовой стоимости ремонта, если он инженер квитанции. Работа считается целиком, а деталь со склада — только наценкой: деталь, купленная за 1 000 ₴ и проданная за 1 400 ₴, даёт ему долю от 400 ₴, а не от всей суммы. Над одним ремонтом могут работать двое — каждый получит за свои строки.
Менеджер получает коэффициент от оплаченной суммы своих квитанций. У одного человека могут быть разные коэффициенты в разных ролях: мастер, который по субботам стоит на приёмке, получит за ремонты по ставке инженера, а за проведённых клиентов — по ставке менеджера. Ставки лежат в справочнике с названиями, поэтому в отчёте видно не голое число, а «Мастер 2 категории (0,35)».
Выплаты: сколько заплачено и сколько ещё должны
На вкладке «Выплаты» — по каждому: начислено за период, выплачено за период и сколько к выплате на конец периода. Выплату записывают тут же — сумма, дата, «за сентябрь» или «аванс», — и остаток сразу уменьшается. Список выплат за период виден под таблицей: кто, сколько, когда и кто записал.
Ремонты: что сделано — строками сметы
Вкладка «Ремонты» — список выданных за период ремонтов: аппарат и клиент, инженер и менеджер, сумма и оплата, а главное — что сделано: базовая работа и каждая строка сметы («замена клавиатуры × 2»). Можно отобрать ремонты одного инженера или менеджера — имя менеджера в отчёте ведёт именно сюда.
Каждый видит только себя
Зарплата коллег — не дело сотрудника. Без отдельного права человек открывает те же отчёты и видит лишь свои строки, свои ремонты и свои выплаты. Полную картину видит владелец и те, кому он дал это право (права доступа).
Статистика по филиалам
Второй раздел отвечает на вопрос «как идут дела». По каждому филиалу за период: сколько аппаратов принято, сколько сделано, сколько закрыто без ремонта, сколько выдано, на какую сумму и сколько получено. А прямо сейчас, без периода: сколько в работе, сколько ждут деталь и сколько готовых лежит на хранении.
Сопоставление «принято — выдано — в работе» показывает, справляется ли филиал. Принимает больше, чем отдаёт, — очередь растёт, и это видно числом, а не ощущением.
Доход и прибыль сервиса
Под статистикой — таблица по филиалам: выручка по выданным и оплаченным ремонтам, минус себестоимость деталей со склада, минус доли инженеров и менеджеров — и что осталось сервису, с маржой. Это не бухгалтерия: аренды и налогов программа не знает. Но это честный ответ на вопрос «сколько мы зарабатываем на ремонтах».
Выгрузка в CSV
У «Статистики» и у каждой вкладки отчётов есть кнопка «CSV». Файл открывается в Excel сразу, с кириллицей и числами, которые можно складывать, — для бухгалтера или своей таблицы.
Журнал действий: кто что делал в программе
Рядом с отчётами живёт журнал действий — отдельный от истории конкретной квитанции: создал квитанцию, сменил статус, записал оплату, оприходовал запчасть, отправил письмо клиенту, вошёл в программу. У каждой записи есть автор, время и IP-адрес. Отчёт отвечает на вопрос «сколько», журнал — на вопрос «кто», и читают его обычно тогда, когда кто-то говорит «я этого не делал».
Чего в отчётах нет
- Нет графиков и диаграмм. Только числа в таблице.
- Нет чистой прибыли с арендой и налогами. Прибыль сервиса после деталей и долей сотрудников есть, остальных ваших расходов программа не знает.
- Нет сравнения периодов бок о бок и отчётов по видам ремонта или брендам.
Если чего-то из этого не хватает именно вам — напишите: отчёт под конкретный порядок работы делается как доработка.
Что вы получите
- Заработок каждого мастера за любой период — с расшифровкой до строки сметы.
- Долю только с выданных и оплаченных ремонтов, а с детали — только с наценки.
- Выплаты и остаток к выплате без отдельной таблицы.
- Список ремонтов с тем, что в них сделано.
- Картину по филиалам и прибыль сервиса после деталей и зарплат.
- Всё это в CSV для бухгалтера.
Потестировал демо-версию «Сервисного Центра» — впечатления положительные. Программа довольно простая и понятная, но при этом в ней есть всё необходимое для работы: клиенты, ремонты, техника, запчасти, статусы и статистика.
Особенно понравились тёмная тема и адаптивный дизайн — с телефона работать вполне удобно. Отдельный плюс — быстрый поиск, который срабатывает прямо во время ввода (keyup), поэтому не нужно каждый раз нажимать отдельную кнопку «Поиск».
Видно, что программу делали именно для сервисных центров, а не просто подогнали обычную CRM под ремонтный бизнес. Интерфейс без лишних наворотов, всё достаточно логично и по делу.
Хороший практичный инструмент для ежедневной работы сервисного центра.
Понравилось, что дают бесплатно тестировать 14 дней и могут выполнить мои хотелки — настроить всё исключительно под мои потребности.
Ещё понравилось, как устроена оплата. Абонплату можно просто оплатить картой онлайн — по сути так же, как обычную подписку на Spotify или другой сервис. Не нужно заключать отдельные договоры или вручную оплачивать счета.
При этом нет ощущения жёстких ограничений по количеству сотрудников. Один сервисный центр — один аккаунт, а внутри можно организовать работу мастеров и вести несколько филиалов.
Для меня это намного удобнее, чем тарифы, где нужно отдельно платить за каждого пользователя или постоянно считать, сколько сотрудников сегодня работает.
У меня довольно специфический бизнес, поэтому стандартного функционала программы было недостаточно — нужны были собственные поля для заполнения, свои варианты сортировки и поиска по дополнительным параметрам. Также нужно было немного переделать акт выполненных работ и печатную квитанцию под наши особенности.
Обратился в техподдержку. Честно говоря, ожидал, что такие изменения займут много времени, но всё решили буквально за один день. Специалисты быстро разобрались, что именно нам нужно, предложили правильное решение и всё сделали грамотно.
Отдельно хочу отметить поддержку — отвечают по делу, без лишней бюрократии, и действительно помогают, а не просто отправляют читать документацию.
Для меня это большой плюс программы: её не просто продают «как есть», а можно адаптировать под реальные особенности работы. Спасибо команде за оперативность и нормальное отношение к клиенту.
Рекомендую!
Сколько это стоит
Отчёты и статистика входят в подписку — отдельно за них платить не нужно.
Помесячно
Оплата каждый месяц, отказаться можно в любой момент.
На год
Выгоднее помесячной оплаты. Счёт или оплата картой.
Доработки
Изменения под ваш порядок работы — по часовой ставке, по договорённости.
Посмотреть на живых данных можно в демонстрации. Рядом по смыслу — ведение ремонта, учёт запчастей и филиалы и права.
Частые вопросы
По какой дате считается отчёт?
По дате выдачи, и только оплаченные полностью: в отчёт попадают ремонты, ушедшие к клиенту и за которые получены все деньги. Сделан тридцать первого, выдан первого — это следующий месяц; выдан в долг — попадёт, когда клиент доплатит. Так месяц не окажется «прибыльным» на деньги, которых в кассе нет.
Доля мастера считается со всей суммы или с оплаченной?
Инженер получает коэффициент от строк сметы, где он исполнитель, и от базовой стоимости, если он инженер квитанции: работа — целиком, деталь со склада — только наценкой. Считается это, когда ремонт выдан и оплачен полностью, так что процента с неполученных денег нет. Менеджер получает коэффициент от оплаченной суммы своих квитанций. Нажмите имя в отчёте — увидите расшифровку до строки.
Могут ли у человека быть разные ставки?
Да. Коэффициент задаётся отдельно для роли инженера и для роли менеджера, поэтому мастер, который в субботу стоит на приёмке, за свои ремонты получит по одной ставке, а за проведённых клиентов — по другой. Ставки лежат в справочнике со своими названиями.
Увидит ли мастер зарплату коллег?
Нет, если вы не дадите ему отдельное право. Без него человек открывает тот же раздел и видит только свои строки. Полную таблицу видит владелец и те, кому он это разрешил.
Можно ли выгрузить отчёт в Excel?
Да, в CSV — он открывается в Excel сразу, с кириллицей и числами: кнопка «CSV» есть в «Статистике» и в «Отчётах» (инженеры, менеджеры, ремонты со строками сметы, выплаты). Графиков и диаграмм в программе нет.
Считает ли программа прибыль сервиса?
Да, прибыль сервиса по ремонтам: выручка по выданным и оплаченным ремонтам минус себестоимость деталей со склада минус доли инженеров и менеджеров — в «Статистике», по филиалам и с маржой. Чистую прибыль с арендой и налогами программа не считает: этих расходов она не знает.
Читайте также
Несколько филиалов и права доступа
Свой адрес, свой склад и своя статистика у каждой точки; права галочками, а не ролями из коробки.
ПодробнееCRM для сервисного центра
База клиентов с историей каждого ремонта, метки, компании и партнёры, письмо о готовности и кабинет клиента. Без воронки продаж, которая мастерской не нужна.
ПодробнееАкт выполненных работ по ремонту
Что должно быть в акте ремонта, когда он действительно нужен и как сделать, чтобы он складывался сам из сметы и журнала работ, а не писался в конце по памяти.
ПодробнееПосмотрите, как это работает
Демонстрационная версия открыта — заходите и пробуйте. Вопросы задавайте как удобно: почта, Telegram или форма на сайте.