Отчёты и статистика сервисного центра

В конце месяца сервису надо ответить на два вопроса: сколько заработали и сколько кому платить. ServiceCenterSoft отвечает на оба за десять секунд — отчётом по мастерам и статистикой по филиалам.

Три вопроса, на которые обычно нет ответа

Спросите себя прямо сейчас, никуда не заглядывая:

• Сколько ремонтов выдано в этом месяце и на какую сумму?
• Сколько из этой суммы действительно получено, а сколько до сих пор висит?
• Сколько причитается каждому мастеру — не «примерно», а до гривны?

Если ответ на любой из трёх начинается со слов «сейчас посчитаю» — именно здесь и теряются деньги. Не на крупном, а на том, что никто не свёл воедино.

Отчёт по мастерам: за любой период

Выбираете период — и видите таблицу: кто, сколько ремонтов сделал, на какую сумму, сколько из этого оплачено, какой у него коэффициент и сколько ему причитается. Внизу итоговая строка по всем колонкам.

По умолчанию стоит период с первого числа по сегодня — то есть, открыв раздел, вы сразу видите текущий месяц. Даты меняются на любые.

Считается по дате выдачи — и это важно

В отчёт попадают только выданные ремонты. Не принятые, не готовые, не «почти законченные» — именно те, что ушли к клиенту.

Так сделано нарочно, и это главная условность, которую стоит понять. Ремонт, сделанный тридцать первого и выданный первого, попадёт в следующий месяц. Кажется несправедливым, но альтернатива хуже: если считать по дате готовности, в отчёт полезут аппараты, стоящие на полке по две недели, и месяц окажется «прибыльным» на деньги, которых в кассе нет.

Доля считается с оплаченного, а не с выставленного

Это вторая важная деталь. Колонка «доля» — это оплачено × коэффициент, а не сумма × коэффициент.

Разница в том, что мастер не получает процент с денег, которых сервис не видел. Аппарат выдали в долг, клиент заплатит на следующей неделе — доля появится, когда появится оплата. Это убирает самый частый спор в сервисах с процентной оплатой.

Инженер и менеджер считаются отдельно

Переключатель вверху отчёта меняет, кого считаем: тех, кто ремонтировал, или тех, кто вёл клиента. Один и тот же ремонт попадёт в оба отчёта — и это правильно: сделали его двое, и платят тоже двоим.

У одного человека могут быть разные коэффициенты в разных ролях. Мастер, который в субботу стоит на приёмке, получит за свои ремонты по ставке инженера, а за проведённых клиентов — по ставке менеджера. Сами ставки лежат в справочнике со своими названиями, поэтому в отчёте видно не голое число, а «Мастер 2 категории (0,35)».

Каждый видит только себя

Зарплата коллег — не дело сотрудника. Без отдельного права человек открывает тот же раздел и видит в нём только свои строки: сколько сделал он и сколько ему причитается. Полную таблицу видит владелец и те, кому он дал это право (права доступа).

Это снимает часть конфликтов ещё до того, как они возникнут.

Статистика по филиалам

Второй раздел отвечает не на вопрос «кому платить», а на вопрос «как идёт дело». По каждому филиалу за период: сколько аппаратов принято, сколько выдано, сколько сейчас в работе, на какую сумму выдано и сколько из этого оплачено.

Период переключается одним кликом: месяц, квартал, с начала года или свой. Колонка «в работе» — это не за период, а прямо сейчас: сколько аппаратов лежит в каждой точке незакрытыми.

Именно сопоставление «принято — выдано — в работе» показывает, справляется ли филиал. Если принимает больше, чем отдаёт, очередь растёт, и это видно числом, а не ощущением.

Журнал действий: кто что делал в программе

Рядом с отчётами живёт журнал действий — отдельный от истории конкретной квитанции. В нём по порядку записано, что делали сотрудники: создал квитанцию, сменил статус, напечатал акт, оприходовал запчасть, отправил письмо клиенту, вошёл в программу. У каждой записи есть автор, время и IP-адрес.

Отчёт отвечает на вопрос «сколько», журнал — на вопрос «кто». Это разные вопросы, и путать их не стоит: в отчёте мастер с нулевой суммой может выглядеть бездельником, а в журнале будет видно, что он всю неделю оформлял чужие выдачи.

Читают журнал редко, обычно дважды: когда что-то пропало и когда кто-то говорит «я этого не делал». Оба раза он оказывается единственным источником, где записано, как всё было на самом деле.

Чего в отчётах нет

Честно, чтобы вы не искали:

• Нет выгрузки в Excel или CSV. Таблица смотрится с экрана и печатается браузером.
• Нет графиков и диаграмм. Только числа в таблице.
• Нет расчёта прибыли. Программа знает, сколько получено от клиентов, но не знает вашей аренды, налогов и зарплат — поэтому «чистую прибыль» она не считает и не делает вид, что считает.
• Нет сравнения периодов бок о бок и отчётов по видам ремонта или брендам.

Если чего-то из этого не хватает именно вам — напишите: отчёт под конкретный порядок работы делается как доработка.

Что вы получите

• Выработку каждого мастера за любой период, готовую к расчёту зарплаты.
• Долю, которая считается с реально полученных денег, а не с выставленных.
• Отдельный счёт для тех, кто ремонтирует, и тех, кто ведёт клиента.
• Разные ставки для одного человека в разных ролях.
• Отчёт, в котором сотрудник видит только себя.
• Картину по филиалам: принято, выдано, в работе, суммы.

Сколько это стоит

Отчёты и статистика входят в подписку — отдельно за них платить не нужно.

Посмотреть на живых данных можно в демонстрации. Рядом по смыслу — ведение ремонта и филиалы и права.

Частые вопросы