Software für Rollstuhl-Reparatur und Elektrorollstuhl-Service

ServiceCenterSoft ist ein Programm zur Reparaturverwaltung für Werkstätten, die Elektrorollstühle, Rollstühle und Elektromobile (Seniorenmobile) instand setzen — ob eigenständiger Reha-Service oder Werkstatt eines Sanitätshauses. Ein großer Teil der Arbeit findet beim Kunden statt: Akkus, Steuerung und Joystick, Bremsen, Antriebe, Bereifung. Das Programm läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy des Technikers unterwegs.

E-Scooter und E-Bikes sind technisch verwandt, aber Kundschaft und Saison sind andere; dafür gibt es eine eigene Seite: E-Scooter Werkstatt Software.

Was diesen Service besonders macht

Ein defekter Elektrorollstuhl heißt für viele Kunden: Sie kommen nicht aus der Wohnung. Daraus ergeben sich drei Dinge, die eine Handywerkstatt nicht kennt:

• Der Techniker fährt zum Kunden — oder der Rollstuhl wird abgeholt und zurückgebracht;
• der Termin zählt mehr als der Preis — ein zugesagter Tag wird nicht vergessen;
• der Nutzer zahlt oft nicht selbst: Kostenträger, Pflegeeinrichtung, Stiftung, Versicherung oder Angehörige.

Wo es typischerweise hakt: Beim Außeneinsatz wurden Akkus getauscht, dokumentiert ist es nur mündlich. Ein Jahr später ruft der Kunde an, die Reichweite sei wieder schlecht — wann welche Akkus eingebaut wurden, weiß niemand. Eine Einrichtung möchte wissen, welche Aufträge noch offen sind, und die Antwort steckt in drei Ordnern. Ein Leihrollstuhl ist unterwegs, aber nur ein Kollege weiß, bei wem.

Annahme: ein Rollstuhl, ein Auftrag

Jede Reparatur ist ein Auftrag mit Nummer, Status, Betrag und zugesagtem Termin. Gerätearten legen Sie selbst an: «Elektrorollstuhl», «Faltrollstuhl», «Elektromobil», «Patientenlifter». Im Modell stehen Hersteller und Typ, in der Seriennummer die Rahmennummer, im Fehler die Worte des Kunden: «ruckelt beim Anfahren», «lädt nicht», «Joystick zeigt Fehlercode», «Bremse hält am Hang nicht».

Unter «Zustand» erfassen Sie Rahmen, Polster, Armlehnen, gerissene Verkleidungen und Reifenverschleiß, unter «Zubehör» Ladegerät, Fußstützen, Kopfstütze, Beckengurt und Bedieneinheit. Alles steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde oder seine Betreuungsperson unterschreibt. Fotos lassen sich nicht an den Auftrag anhängen; wenn Sie fotografieren, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken es im Auftrag.

Über die Seriennummer finden Sie jede frühere Reparatur dieses Rollstuhls — was getauscht wurde, wann und von wem. Kommt er mit demselben Fehler zurück, markiert die Reparaturart «Wiederholung» ihn in den Auswertungen.

Einsätze beim Kunden

Ein Außeneinsatz ist eine eigene Reparaturart — legen Sie «Vor-Ort-Service» oder «Hausbesuch» an. Die Adresse steht in der Kundenkarte, im Auftrag stehen Techniker und zugesagter Termin. «Eilauftrag» hebt den Auftrag in der Liste hervor, überfällige werden rot und landen im Filter «überfällig», und die Monatsauswertung zeigt, wie viele Einsätze welcher Techniker zu welchem Betrag hatte. Mehr dazu, wie Außeneinsätze im Programm aussehen, auf der Seite Hausgeräte-Service.

Was vor Ort gemacht wurde, trägt der Techniker vom Handy ins Arbeitsjournal ein: «zwei Akkus 12 V getauscht, Ladung geprüft, Bremse eingestellt». Dieses Journal steht später im Arbeitsbericht.

Ehrlich gesagt: Eine Tourenplanung mit Karte und Route gibt es nicht. Es gibt die Liste, Filter nach Techniker und Datum und den zugesagten Termin — damit sieht man, wer heute wohin fährt, aber die Route plant das Programm nicht.

Akkus, Steuerung, Bremsen

Die meisten Fälle drehen sich um Energie und Steuerung: Gel- oder AGM-Akkus im Paar, seltener Lithium; Ladegeräte; Steuerung und Joystick-Modul; elektromagnetische Bremsen; Getriebemotoren; Plattfüße und abgefahrene Reifen. Ihr Leistungsverzeichnis enthält jede Arbeit — «Akkusatz tauschen», «Steuerung prüfen», «Joystick-Modul tauschen», «Bremse einstellen», «Reifen wechseln» — mit Standardpreis und bei Bedarf eigenem Preis je Geräteart.

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Wareneingang mit Einkaufspreis und Lieferant, Ausgabe in den Auftrag als Zeile im Kostenvoranschlag, Rückgabe, Inventur. Akkus je Kapazität, Reifen und Schläuche je Größe, Sicherungen und Stecker sind eigene Positionen mit Mindestbestand, und die Kachel «geht zur Neige» meldet sich, bevor ein Kunde eine Woche auf seine Akkus wartet. Steuerung oder Joystick für ein bestimmtes Modell werden als Teilebestellung am Auftrag erfasst und lassen sich per E-Mail an den Lieferanten senden.

Im Feld «Empfehlungen» steht, was der Kunde danach wissen sollte — wie die neuen Akkus geladen werden, wann der Reifendruck zu prüfen ist. Die Empfehlungen stehen im Arbeitsbericht neben Kostenaufstellung und Journal.

Ersatzrollstuhl während der Reparatur

Eine eigene Verwaltung für Leih- oder Ersatzrollstühle hat das Programm nicht. Mit den vorhandenen Mitteln geht es so: Legen Sie einen Status wie «Kunde mit Ersatzrollstuhl» an und setzen Sie den Haken «als Kachel über der Liste». Über der Auftragsliste erscheint eine Kachel mit der Anzahl, ein Klick zeigt alle diese Aufträge. Welcher Rollstuhl ausgegeben wurde, steht in den internen Notizen: «Ersatzrollstuhl Nr. 3 mit Ladegerät ausgegeben». Im Kundenportal sind diese Notizen nicht sichtbar.

Kostenvoranschlag und Kostenträger

Eine Steuerungsreparatur oder zwei neue Getriebemotoren sind Beträge, die vorher freigegeben werden. Der Auftrag wechselt auf «wartet auf Freigabe», der Kostenvoranschlag geht zeilenweise per E-Mail oder Telegram hinaus, und über den Link klickt der Empfänger auf «Einverstanden» oder «Ablehnen» — Antwort, Datum und Betrag stehen in der Historie. Telefonisch freigegeben? Dann als Kommentar zum Statuswechsel.

Zahlt eine Einrichtung, legen Sie sie als Kunden an und tragen den Namen ins Feld «Firma» ein — er steht auf Auftragsschein und Arbeitsbericht neben dem Ansprechpartner und ist suchbar. Name und Telefon des Rollstuhlnutzers kommen in die Notizen. Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben: Eigenanteil vom Nutzer, der Rest später von der Einrichtung. Der Filter «ohne Zahlung» zeigt ausgegebene, aber unbezahlte Aufträge, die Kundenkarte den offenen Betrag über alle Aufträge. Rechnungen druckt das Programm nicht — es gibt den Auftragsschein und den Arbeitsbericht mit Betrag.

Welche Unterlagen ein Kostenträger, eine Versicherung oder eine Stiftung verlangt, richtet sich nach deren Vorgaben und dem geltenden Recht; das Programm hält die Reparaturhistorie fest und druckt den Bericht. Keine Rechtsberatung.

Fertigmeldung und Abstellfläche

Ist der Rollstuhl fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht, wenn er den QR-Code auf dem Auftragsschein genutzt hat; erneut senden geht höchstens einmal am Tag. Einrichtung auf der Seite Kundenbenachrichtigungen. Ist das Kundenportal eingeschaltet, sehen Nutzer oder Angehörige den Status mit den Zugangsdaten vom Auftragsschein selbst.

Bei jedem fertigen Gerät steht, wie viele Tage es schon wartet. Ein Elektrorollstuhl braucht Platz; ist die kostenlose Lagerfrist aus den Einstellungen vorbei, wird der Zähler rot, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt diese Aufträge.

Übliche Reparaturpreise

Nur als Anhaltspunkt — abhängig von Region, Modell und Anfahrt: Anfahrt mit Diagnose 60–130 €, Akkusatz tauschen 40–90 € Arbeitszeit zuzüglich Akkus, Reparatur der Steuerung 120–400 €, Joystick-Modul tauschen 40–90 € Arbeitszeit zuzüglich Teil, Bremse einstellen oder tauschen 60–250 €, Reifen oder Schlauch 25–60 € je Rad. Ihre eigenen Preise hinterlegen Sie im Leistungsverzeichnis.

Das Programm verwaltet Reparaturen; ob ein Rollstuhl für seinen Nutzer geeignet ist, entscheiden Techniker und die betreuenden Fachleute. Zur Wartung von Medizintechnik allgemein: Software für Medizintechnik-Reparatur.

Was es nicht kann

• keine eigene Verwaltung von Ersatzrollstühlen und keine Geräteliste je Kunde;
• keine Tourenplanung mit Karte, keine Erinnerung an Wartungstermine;
• keine Fotos oder Dateien am Auftrag, keine SMS, keine App, keine Online-Zahlung durch Kunden;
• keine Rechnungen und keine Anbindung an Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ohne Registrierung ausprobieren können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Elektrorollstuhl mit Ladegerät an, setzen Sie einen Akkusatz in den Kostenvoranschlag und senden Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag je Rollstuhl: Rahmennummer, Zustand und Zubehör mit Unterschrift.
• Außeneinsätze als Reparaturart, mit Adresse, Techniker und Termin.
• Akkus und Reifen im Lager mit Mindestbestand.
• Ersatzrollstuhl über eine Status-Kachel und eine Notiz am Auftrag.
• Kostenvoranschlag per Link, Teilzahlungen, offener Betrag des Kostenträgers in seiner Kundenkarte.
• Fertigmeldung per E-Mail und Telegram.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.