Software für Pumpenservice und Brunnenbau

ServiceCenterSoft ist eine Auftragsverwaltung für Pumpenservice, Brunnenbauer und Werkstätten, die Pumpen reparieren. Unterwasser- und Tiefbrunnenpumpen, Schmutzwasser- und Tauchpumpen, Hauswasserwerke und Druckerhöhungsanlagen, dazu die Technik drumherum — Druckschalter, Trockenlaufschutz, Membrandruckbehälter, Pumpensteuerungen. Jedes Gerät bekommt einen Auftrag; der Einsatz am Brunnen und die Arbeit auf dem Prüfstand bleiben in diesem einen Auftrag; den Kostenvoranschlag gibt der Kunde per Link frei; und die Seriennummer zeigt, ob eine Pumpe unter Ihrer Gewährleistung zurückkommt. Das Programm läuft im Browser, am Werkstatt-PC und auf dem Handy am Brunnen.

Ist Ihr Schwerpunkt das Neuwickeln von Motoren — mit Wickeldaten, Kupferdraht und Trockenofen —, passt die Seite Software für Elektromotorenreparatur besser. Hydraulikzylinder und Hydraulikpumpen von Baumaschinen haben ihre eigene Seite: Software für Hydraulikwerkstätten. Hier geht es um Wasser — für Haus, Garten, Landwirtschaft und Betrieb.

Ein Geschäft mit Saison

Die meisten Anrufe beginnen gleich: «Wir haben kein Wasser.» Eigenheime mit Hausbrunnen, Gartenbrunnen, Ferienhäuser, Landwirte, Gärtnereien, Campingplätze. Auf Wasser wartet niemand bis nächste Woche — fast jeder Auftrag ist dringend.

Im Winter ist es ruhig: eine eingefrorene Pumpe im Schachtbrunnen, ein gerissenes Gehäuse am Hauswasserwerk. Im Frühjahr beginnt die Gartensaison, Pumpen laufen nach Monaten Stillstand wieder an. Im Sommer fördern Brunnen den ganzen Tag für die Bewässerung, der Wasserspiegel sinkt, Pumpen ziehen Sand und werden heiß. Binnen weniger Wochen verdoppeln sich die offenen Aufträge — und genau dann geht etwas verloren.

Was dabei oft schiefgeht:

• die Pumpe ist aus dem Brunnen, aber wie viel Kabel und Sicherungsseil dran war und ob ein Rückschlagventil saß, hat niemand notiert;
• der Kunde sagt «die haben Sie letztes Jahr neu gewickelt» und will Gewährleistung, doch wann und was gemacht wurde, weiß keiner;
• der Preis für die Neuwicklung wurde am Telefon besprochen, bei der Abholung war es «weniger vereinbart»;
• mitten im Juli sind die gängigen Kondensatoren und Druckschalter aus;
• der Monteur ist beim Kunden, das Telefon klingelt, und in der Werkstatt weiß niemand, ob die Pumpe noch im Brunnen hängt oder schon auf dem Prüfstand liegt.

Eine Pumpe, ein Auftrag — mit allem, was mit ihr hochkam

Jede Pumpe oder Steuerung ist ein Auftrag mit Nummer, Status und Betrag. Den Kunden finden Sie über die Telefonnummer oder legen ihn direkt an; die Adresse steht in der Kundenkarte. Gerätearten richten Sie nach Ihrer Arbeit ein: «Tiefbrunnenpumpe», «Tauchpumpe», «Hauswasserwerk», «Druckerhöhungsanlage», «Druckschalter und Steuerung», «Druckbehälter». Im Feld Modell stehen Hersteller und Typ vom Typenschild, die Seriennummer hat ein eigenes Feld, und den Fehler schreiben Sie so auf, wie der Kunde ihn beschreibt: «brummt, fördert aber nicht», «löst den Sicherungsautomaten aus», «schaltet alle paar Sekunden», «Sand im Wasser».

Das Feld «Zubehör» ist bei Pumpen das wichtigste der Annahme: Meter Kabel, Sicherungsseil, Rückschlagventil, Schwimmerschalter, Kondensatorkasten, Manometer. Unter «Zustand» stehen Korrosion, Dellen, Überhitzungsspuren, Risse im Gehäuse. All das steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt. Brunnentiefe, Ruhewasserspiegel und Einbautiefe gehören in die Notizen für die Werkstatt — der Kunde sieht sie nicht, beim nächsten Mal sind sie mit dem Auftrag wieder da. Eigene Felder für Brunnendaten gibt es nicht; das ist normaler Text.

Fotos lassen sich nicht an den Auftrag hängen. Fotografieren Sie Brunnenkopf oder Pumpe, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken Sie es im Auftrag.

Einsatz am Brunnen und Prüfstand in einem Auftrag

Eine Tiefbrunnenpumpe bringt niemand in die Werkstatt. Der Monteur fährt raus, zieht die Pumpe, prüft die Steuerung vor Ort — manchmal tauscht er den Druckschalter gleich dort — und nimmt die Pumpe mit auf den Prüfstand. Danach der zweite Einsatz: Pumpe einbauen, anschließen, Druck einstellen. Im Programm bleibt das ein Auftrag.

Status legen Sie selbst an, zum Beispiel «Einsatz geplant», «Pumpe auf dem Prüfstand», «wartet auf Teile», «wartet auf Freigabe», «Einbau am Brunnen», «erledigt». Jeder Status kann als Kachel über der Liste stehen — ein Klick zeigt alles auf dem Prüfstand oder alles, was zurück in den Brunnen muss. Jeder Statuswechsel mit Kommentar — «aus 38 m gezogen, Kabel in Ordnung» — landet mit Datum und Namen in der Historie.

Ehrlich gesagt: Einsatzkalender und Routenkarte gibt es nicht. Morgens filtern Sie nach Monteur und «Einsatz geplant»; Adresse und Notizen sieht der Monteur im Auftrag auf dem Handy, die Route plant er in seiner gewohnten Navigation.

Die Saison im Griff

«Kein Wasser» bekommt das Kennzeichen «dringend» und einen zugesagten Termin. Dringende Aufträge fallen in der Liste sofort auf, überfällige werden rot und landen im Filter «überfällig». Ruft ein Kunde zum dritten Mal an, findet die Suche nach der Telefonnummer seinen Auftrag mit dem letzten Kommentar. Der Filter nach Monteur zeigt, wer wie viel auf dem Tisch hat.

Reparieren oder neu kaufen — der Kunde entscheidet, nachweisbar

Eine Neuwicklung des Unterwassermotors mit neuen Lagern und Gleitringdichtung kostet schnell die Hälfte einer neuen Pumpe. Diesen Betrag sollte der Kunde kennen, bevor Sie den Motor öffnen. Der Auftrag wechselt auf «wartet auf Freigabe», der Kostenvoranschlag in Zeilen — Arbeiten aus dem Verzeichnis «Arbeiten», Teile aus dem Lager — geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Über den Link sieht er jede Zeile und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Historie. Zeigt sich, dass auch die Laufräder getauscht werden müssen, kommt eine neue Zeile dazu, und der Voranschlag geht erneut zur Freigabe.

Berechnen Sie die Fehlersuche auch dann, wenn der Kunde sich für eine neue Pumpe entscheidet, hinterlegen Sie bei der Geräteart einen Diagnosepreis und stellen die Grundleistung auf «nur Diagnose» — der Betrag steht vom ersten Tag an im Auftrag.

Gewährleistung auf Neuwicklung und Reparatur

Juli, die Pumpe ist wieder da: «Die war doch im April bei Ihnen.» Die Seriennummer bringt den früheren Auftrag — Ausgabedatum, Kostenvoranschlag, Arbeitsprotokoll: was gewickelt, was getauscht, welcher Kondensator verbaut wurde. Am Ausgabedatum sehen Sie, ob Ihre Gewährleistung noch läuft. Die Reparaturart «Nachbesserung» aus dem Startsatz hält solche Rückläufer in den Berichten getrennt.

Ihre Gewährleistungsbedingungen — Dauer und Ausschlüsse wie Trockenlauf — schreiben Sie selbst in das Formular des Arbeitsnachweises unter «Druckformulare». Im Feld «Empfehlungen» stehen Hinweise für den Kunden: «Trockenlaufschutz nachrüsten», «Vordruck im Druckbehälter einmal pro Saison prüfen», «Pumpe nicht tiefer als vom Hersteller zugelassen einbauen». Sie stehen auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen und dem Arbeitsprotokoll. Wie der Nachweis aussieht, zeigt die Seite Arbeitsnachweis.

Anzahlung, Landwirte, offene Beträge

Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben: Anzahlung für Teile bei der Annahme, Rest nach dem Einbau. Der Auftrag zeigt «erhalten» und «Restbetrag», der Filter «unbezahlt» sammelt erledigte, aber nicht bezahlte Arbeiten, und die Kundenkarte zeigt den offenen Betrag über alle Aufträge. Für den Landwirtschaftsbetrieb oder die Hausverwaltung, die per Überweisung zahlt, gibt es das Feld «Firma».

Lager: vor der Saison auffüllen

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Typisch sind Anlauf- und Betriebskondensatoren in mehreren Größen, Druckschalter, Trockenlaufsensoren, Membranen für Druckbehälter, Gleitringdichtungen, Lager, Laufräder, Rückschlagventile, Schrumpfmuffen für Kabelverbindungen und Manometer. Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen, bevor das Frühjahr losgeht. Mengen sind ganze Zahlen — Kabel führen Sie in ganzen Metern. Seltene Teile bestellen Sie zum Auftrag: Die Teileanfrage geht aus dem Auftrag per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «wartet auf Teile».

Fertig — der Kunde erfährt es selbst

Ist die Pumpe fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht; sie lässt sich erneut senden, höchstens einmal am Tag. Mehr dazu auf der Seite Kunden benachrichtigen. Den Stand kann der Kunde auch selbst im Kundenbereich nachsehen, mit den Zugangsdaten vom Auftragsschein. Bei jeder fertigen Pumpe zählt das Programm die Liegetage; ist die kostenlose Lagerfrist aus den Einstellungen vorbei, wird der Zähler rot.

Für Elektroarbeiten, Arbeiten an Trinkwasseranlagen und den Umgang mit nicht abgeholten Pumpen gelten die Regeln Ihres Landes und die mit dem Kunden vereinbarten Bedingungen. Das Programm überwacht nichts davon. Das hier ist keine Rechtsberatung — fragen Sie im Zweifel einen Anwalt oder Ihre Innung.

Was eine Pumpenreparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region, Brunnentiefe und Zustand: Fehlersuche 30–60 €, Pumpe ziehen und wieder einbauen 150–450 €, Neuwicklung eines Unterwassermotors 200–500 €, Kondensator tauschen 30–70 € ohne Teil, Druckschalter tauschen 50–120 €, Membran im Druckbehälter 60–150 €, Gleitringdichtung am Hauswasserwerk 70–150 €. Ihre Preise legen Sie selbst fest — im Verzeichnis «Arbeiten» und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es nicht gibt

• Einsatzkalender und Routenkarte;
• eigene Felder für Brunnendaten und Prüfprotokolle;
• Fotos und Dateianhänge am Auftrag;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie eine Tiefbrunnenpumpe mit Kabel und Rückschlagventil an, setzen Sie den Auftrag auf «Pumpe auf dem Prüfstand» und schicken Sie den Kostenvoranschlag zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Pumpe, mit Kabel, Seil und Rückschlagventil auf dem unterschriebenen Schein.
• Einsatz am Brunnen und Prüfstand in einem Auftrag, mit eigenen Status.
• «Kein Wasser» als dringend, mit zugesagtem Termin und Filter «überfällig».
• Neuwicklung und teure Teile — Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link.
• Gewährleistung über Seriennummer und Ausgabedatum, Ihre Bedingungen auf dem Nachweis.
• Kondensatoren, Druckschalter und Membranen im Lager mit Mindestbestand.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.