Software für den Waagen-Service

ServiceCenterSoft ist eine Auftragsverwaltung für Waagenbauer und Waagen-Servicebetriebe. Ladenwaagen an der Theke, Etikettierwaagen, Plattform- und Bodenwaagen, Kranwaagen, Labor- und Analysenwaagen — jede Waage bekommt einen eigenen Auftrag, eine Historie über die Seriennummer und einen Kostenvoranschlag, den der Kunde selbst freigibt. Das Programm läuft im Browser: am PC in der Werkstatt, auf dem Laptop im Servicewagen oder auf dem Handy neben der Bodenwaage im Lager.

Warten Sie auch Kassen, Kartenterminals und Bondrucker, finden Sie das auf einer eigenen Seite: Software für Kassen-Reparatur. Viele Betriebe machen beides — dann läuft alles in einem Programm, mit verschiedenen Gerätearten.

Wer anruft — und warum es immer eilt

Eine Waage ist ein Messgerät. Ein paar Gramm Abweichung bedeuten an der Fleischtheke Beschwerden und bei der nächsten Kontrolle unangenehme Fragen. Typische Kunden: die Metzgerei, deren Thekenwaage beim selben Stück jedes Mal etwas anderes anzeigt; die Supermarktkette mit zwanzig Filialen und Wartungsvertrag; das Logistiklager, in dem ein Stapler die Bodenwaage gerammt und das Kabel der Wägezelle abgerissen hat; das Labor, dessen Analysenwaage den Nullpunkt nicht mehr hält.

Ein großer Teil der Arbeit findet beim Kunden statt — eine Tonnen-Plattform nimmt man nicht mit in die Werkstatt, und die Filiale gibt ihre Thekenwaage nicht eine Woche her. Der Rest ist Werkbankarbeit: Platinen, Tastaturen, Displays, Akkus, Wägezellen. Und über allem stehen Plomben und Eichung, bei denen jeder Schritt besser dokumentiert ist.

Was dabei oft schiefgeht:

• die Plombe wurde bei der Reparatur entfernt, und welche Nummer vorher drauf war und welche jetzt, weiß nur der Techniker;
• die Kette hat zehn baugleiche Waagen, und keiner weiß, welche schon einmal da waren;
• das Lager sagt, es habe einer Justierung zugestimmt, nicht einer neuen Wägezelle;
• eine Waage ging zur Eichung und ist irgendwo zwischen Ihnen, Eichbehörde und Filiale verschwunden;
• die Kette will eine Aufstellung fürs Quartal, und die Summe wird aus E-Mails zusammengesucht.

Eine Waage, ein Auftrag — in der Werkstatt und vor Ort

Jede Waage bekommt einen eigenen Auftrag mit Nummer, Status und Betrag. Gerätearten — «Ladenwaage», «Etikettierwaage», «Bodenwaage», «Kranwaage», «Laborwaage» — richten Sie einmal ein, jede mit eigenem Diagnosepreis. Modell und Seriennummer sind eigene Felder, beide lassen sich direkt über der Auftragsliste suchen. Den Fehler schreiben Sie so auf, wie der Kunde ihn beschreibt: «Nullpunkt wandert», «Gewicht springt», «geht am Netz nicht an», «druckt keine Etiketten», «zeigt nach Stoß Minus».

Für Einsätze vor Ort legen Sie eine eigene Reparaturart an, etwa «Vor-Ort-Einsatz», und im Verzeichnis der Arbeiten eine Zeile «Anfahrt» mit Preis: Sie landet im Kostenvoranschlag, und die Auftragsliste lässt sich nach Reparaturart filtern. Die Adresse der Filiale oder des Lagers steht in der Kundenkarte. Wie andere Betriebe mit vielen Außeneinsätzen das handhaben, zeigt die Seite Großküchentechnik-Service. Einen Einsatzkalender oder eine Tourenplanung gibt es im Programm nicht.

Ohne Waage kein Verkauf nach Gewicht: «Dringend» und ein zugesagter Termin, dringende Aufträge fallen in der Liste sofort auf, überfällige werden rot und landen im Filter «überfällig».

Plomben: dokumentiert und unterschrieben

Das Feld «Zustand» füllen Sie im Beisein des Kunden aus: «Plombe unversehrt, Nr. …», «Plombe beschädigt», «Gehäuse gerissen», «Delle in der Plattform». Unter «Zubehör» stehen Netzteil, Akku, Wägeschale, Windschutz der Laborwaage, Kabel, Etikettenrolle. Beides steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt. Fotos lassen sich nicht an den Auftrag hängen — fotografieren Sie die Plombe, bewahren Sie das Bild selbst auf und vermerken es im Auftrag.

Ins Arbeitsprotokoll schreibt der Techniker, was gemacht wurde, und die Nummern: welche Plombe entfernt, welche angebracht, mit welchem Prüfgewicht kontrolliert. Das Arbeitsprotokoll steht auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen und Empfehlungen — der Kunde hat schwarz auf weiß, wer die Waage wann geöffnet hat. Wie der Nachweis aussieht, zeigt die Seite Arbeitsnachweis.

Eichung, Justierung, Kalibrierung

Waagen, mit denen Ware nach Gewicht verkauft wird, sind in vielen Ländern eichpflichtig. Die Eichung übernimmt die zuständige Behörde oder eine dafür anerkannte Stelle; der Servicebetrieb repariert, justiert und bereitet die Waage so vor, dass sie besteht. Wer Sicherungsmarken und Plomben entfernen und anbringen darf und in welchen Abständen nachgeeicht werden muss, regeln die Vorschriften Ihres Landes — klären Sie das vorab. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Im Programm sind «Vorbereitung zur Eichung», «Justierung» und «Kalibrierung» Arbeiten aus Ihrem Verzeichnis, jede mit eigenem Preis. Auch die Status pflegen Sie selbst: Neben den vorhandenen legen Sie farbig eigene an — «Zur Eichung gegeben», «Von der Eichung zurück», «Eichung nicht bestanden». Die Auftragsliste zeigt dann, wie viele Waagen gerade zur Eichung sind und welche zu lange dort bleiben.

Ehrlich gesagt: Eichfristen verwaltet das Programm nicht, und es erinnert nicht daran. Das nächste Datum können Sie in den Notizen der Kundenkarte oder in den Technikernotizen des Auftrags festhalten — den Kunden daran erinnern müssen Sie selbst.

Filialketten und Lager mit Wartungsvertrag

Ein eigenes Modul für Wartungsverträge gibt es nicht. Für Stammkunden reicht, was da ist: Das Feld «Firma» macht die Kette zu einem Kunden, egal ob die Marktleitung oder der Lagerleiter anruft. Ein Kennzeichen wie «Vertrag» filtert sie in der Kundenliste, und in den Notizen der Kundenkarte stehen die Bedingungen: was enthalten ist, wer die Arbeit abnimmt, wann Sie kommen dürfen.

Sechs baugleiche Waagen aus einer Kette? Den ersten Auftrag füllen Sie vollständig aus, die übrigen kopieren Sie: Kunde, Art und Modell werden übernommen, die Seriennummer bekommt jede Waage selbst. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge der Kette, die Summe und den offenen Betrag. Kommt eine Waage mit demselben Fehler zurück, hält die Reparaturart «Nachbesserung» sie in den Berichten getrennt. Eine Sammelrechnung oder einen Monatsnachweis erstellt das Programm nicht — der Arbeitsnachweis wird je Auftrag gedruckt.

Neue Wägezelle — erst die Freigabe

Das teuerste Teil einer Waage ist die Wägezelle, und bei einer Bodenwaage mit vier Zellen kommen Klemmkasten und Kabel dazu. Deshalb zuerst Diagnose und Eintrag im Arbeitsprotokoll, dann ein Kostenvoranschlag in Zeilen aus dem Verzeichnis und aus dem Lager. Der Auftrag wechselt auf «wartet auf Freigabe», der Voranschlag geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Über den Link sieht er jede Zeile und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Historie. Telefonisch freigegeben? Dann als Kommentar zum Statuswechsel.

Ist die Reparatur teurer als eine neue Waage, schließen Sie den Auftrag mit «nicht reparabel» oder «Reparatur abgelehnt» — der Diagnosepreis steht bereits im Auftrag.

Lager: Wägezellen, Platinen, Akkus

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Typisch sind Wägezellen verschiedener Nennlasten, Klemmkästen, Kabel, AD-Wandler-Platinen, Displays, Tastaturen und Folien, Akkus, Netzteile, Druckköpfe und Andruckwalzen für Etikettierwaagen. Was in den Kostenvoranschlag geht, verringert den Bestand automatisch; Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen. Ein Teil für ein bestimmtes Modell bestellen Sie aus dem Auftrag per E-Mail beim Lieferanten. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Zahlung, Abholung, Auswertung

Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben: Anzahlung für die Wägezelle, Rest nach der Justierung oder später per Überweisung. Das Programm zeigt den offenen Restbetrag, der Filter «unbezahlt» sammelt erledigte, aber nicht bezahlte Aufträge. Ist die Waage fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder Telegram-Nachricht, und bei jeder fertigen Waage zählt das Programm die Liegetage. Berichte für einen Zeitraum zeigen Ausgaben und Umsatz — gesamt und je Techniker.

Im Feld «Empfehlungen» steht, was Waagen wirklich schont: «Ware nicht auf die Plattform fallen lassen», «nicht mit dem Wasserstrahl reinigen», «nach dem Umstellen neu ausrichten». Die Empfehlungen stehen auf dem Arbeitsnachweis.

Was eine Waagenreparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region, Waagentyp und Zustand: Diagnose 30–60 €, Anfahrt 40–100 €, Justierung oder Kalibrierung einer Ladenwaage 40–120 €, Vorbereitung zur Eichung 50–150 €, Tausch der Wägezelle an einer Ladenwaage 60–150 € ohne Teil, an einer Bodenwaage 150–450 € ohne Teil, Akkutausch 25–60 €, Platinenreparatur 70–200 €, Tastatur oder Folie 40–100 €. Ihre Preise legen Sie selbst im Verzeichnis «Arbeiten» fest.

Was es nicht gibt

• Verwaltung von Eichfristen und Erinnerungen daran;
• Einsatzkalender und Tourenplanung, Verwaltung von Leihwaagen und Prüfgewichten;
• Fotos und Dateianhänge am Auftrag;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie eine Ladenwaage mit Netzteil an, notieren Sie die Plombennummer, setzen Sie eine Justierung in den Kostenvoranschlag und schicken Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Waage, mit Seriennummer, Plombenzustand und Zubehör auf dem unterschriebenen Schein.
• Vor-Ort-Einsätze als eigene Reparaturart und Zeile im Kostenvoranschlag.
• Entfernte und angebrachte Plomben — im Arbeitsprotokoll und auf dem Arbeitsnachweis.
• Eigene Status rund um die Eichung — sichtbar, was gerade unterwegs ist.
• Filialketten: Firma, Kennzeichen, kopierte Aufträge und offener Betrag in einer Karte.
• Wägezelle — Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.