Software für USV-Reparatur und USV-Service

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Werkstätten und Systemhäuser, die unterbrechungsfreie Stromversorgungen betreuen: kleine Offline- und Line-Interactive-USV am Arbeitsplatz, Online-USV im Serverschrank, 19-Zoll-Geräte mit externem Batteriemodul — und dazu Spannungsstabilisatoren. Ihre Kunden sind vor allem Betriebe: Büros, Arztpraxen, Apotheken, Filialisten, IT-Dienstleister. Sie bringen mehrere Geräte auf einmal und kommen nach einigen Jahren wieder, wenn die Batterien fällig sind. Das Programm läuft im Browser — am Werkstatt-PC und auf dem Handy, wenn Sie Geräte beim Kunden abholen.

Batterien altern im Gleichschritt

Eine Kanzlei kauft zehn USV auf einmal, eine Praxis stattet alle Empfangsplätze gleichzeitig aus, ein Filialist stellt an jede Kasse eine. Die Bleiakkus darin halten drei bis fünf Jahre, und dann lassen sie nahezu gleichzeitig nach. Der IT-Betreuer bringt Ihnen sechs baugleiche Geräte mit dem Auftrag: alle prüfen, Batterietausch wo nötig.

Was dabei oft schiefgeht:

• sechs gleiche Geräte aus einem Büro, und nach einer Woche weiß niemand mehr, welches im Sekretariat stand;
• der Kunde nennt seine Inventarnummer, Sie kennen nur Ihre Auftragsnummer;
• die Server-USV ist in der Werkstatt, der Server hängt ungeschützt am Netz, und der Kunde fragt nach einem Leihgerät;
• der offene Betrag eines Filialisten entsteht monatlich in einer Tabelle;
• vier Jahre später sind die Batterien wieder leer, und keiner weiß mehr, wann sie zuletzt getauscht wurden.

Tragbare Powerstations und Balkonkraftwerke behandelt eine eigene Seite: Software für Powerstation-Reparatur. Hier geht es um den USV-Service für Firmenkunden.

Firmenkunde, Standort, IT-Dienstleister

Kunde im Auftrag ist, wer bezahlt. Bei Betrieben tragen Sie in der Kundenkarte das Feld «Firma» ein: Alle Aufträge stehen beisammen, mit Gesamtsumme und offenem Betrag. Filiale, Standort oder Raum kommen in die Notizen des Auftrags; die erweiterte Textsuche findet sie wieder.

Bringt ein Systemhaus die Geräte seiner Kunden, legen Sie es als Partner an. Die Auftragsliste lässt sich nach Partner filtern — so sehen Sie, was jeder IT-Dienstleister Ihnen geschickt hat, egal wer bezahlt.

Annahme mehrerer Geräte mit Inventarnummer

Den ersten Auftrag füllen Sie vollständig aus, die weiteren kopieren Sie: Kunde, Geräteart, Modell und Fehler werden übernommen, die Seriennummer tragen Sie bei jedem Gerät selbst ein. Die Inventarnummer des Kunden — der Aufkleber am Gehäuse — kommt ins Feld «Produktcode». Die erweiterte Suche findet Modell, Seriennummer und Produktcode, auch über einen Teil der Nummer: Fragt der Kunde nach «Inventar 0457», haben Sie die Antwort sofort.

Unter «Zubehör» stehen Netzkabel, Ausgangskabel, USB- oder serielles Kabel, Netzwerkkarte, externes Batteriemodul, Rack-Schienen. Unter «Zustand» aufgeblähte Akkus, ausgelaufener Elektrolyt, angeschmorte Buchsen, Staub. Alarmcode oder Eintrag aus dem Ereignisprotokoll übernehmen Sie wörtlich ins Feld «Fehler».

Batterie oder Elektronik

Meist sind es die Batterien. Manchmal aber auch die Wechselrichterstufe, ein klebendes Relais oder ein Ladeteil, das selbst neue Akkus nicht lädt. Halten Sie fest, was Sie gemessen haben — Spannung je Block, Überbrückungszeit unter Last, Ergebnis des Selbsttests — im Arbeitsjournal. Eigene Felder für Kapazität oder Spannung gibt es nicht, aber das Arbeitsjournal steht auf dem Arbeitsnachweis, und der Kunde sieht, warum die Batterien ausgetauscht werden.

Bei einer 19-Zoll-USV kostet ein Batteriesatz einen guten Teil des Gerätepreises, also lieber vorher freigeben lassen. Der Kostenvoranschlag in Zeilen — «Akku 12 V 9 Ah × 8», «Tausch Batteriemodul», «Kalibrierung» — geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden; er klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen», Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie. Lohnt sich die Reparatur nicht, schließen «Reparatur abgelehnt» oder «nicht reparabel» den Auftrag, und der Diagnosepreis der Geräteart bleibt fällig. Für Platinenreparatur auf Bauteilebene siehe Software für Industrieelektronik-Reparatur.

Der nächste Batterietausch kommt bestimmt

Automatische Erinnerungen verschickt das Programm nicht — das sagen wir offen. Den Kunden verlieren Sie trotzdem nicht:

• in den «Empfehlungen an den Kunden» steht «nächster Batterietausch voraussichtlich 2029» — die Empfehlungen werden auf dem Arbeitsnachweis gedruckt;
• Kunden mit USV-Betreuung bekommen eine Markierung, etwa «USV-Service», und die Kundenliste lässt sich danach filtern;
• einmal im Quartal suchen Sie in der erweiterten Suche nach «Akku» mit einem Annahmezeitraum von vor drei bis vier Jahren — das ist Ihre Anrufliste.

Kommt ein Gerät nach wenigen Monaten mit demselben Fehler zurück, wird es als «Wiederholt» angenommen, und die Seriennummer zeigt den früheren Auftrag.

Leih-USV während der Reparatur

Eine eigene Verwaltung für Leihgeräte hat das Programm nicht. So lässt es sich trotzdem sauber abbilden: Im Verzeichnis «Arbeiten» legen Sie «Leih-USV während der Reparatur» an — kostenlos oder mit Mietpreis —, die Zeile steht im Kostenvoranschlag und auf dem Arbeitsnachweis. Die Seriennummer des Leihgeräts kommt in die Notizen für den Techniker; der Kunde sieht sie nicht, die Textsuche findet sie. Ein eigener Status «Leihgerät beim Kunden» mit Farbe und Kachel über der Liste zeigt mit einem Klick, wo noch ein Leihgerät abzuholen ist.

Spannungsstabilisatoren

Stabilisatoren mit Relaisstufen verlieren Relais und Steuerplatine, Servo-Stabilisatoren verschleißen Kohlebürsten und Stellmotor. Legen Sie getrennte Gerätearten an — «USV Arbeitsplatz», «USV online / 19 Zoll», «Stabilisator Relais», «Stabilisator Servo» — jede mit eigenem Reparatur- und Diagnosepreis. Die Statistik für einen Zeitraum zeigt dann, was Sie am häufigsten reparieren.

Lager: vor allem Akkus

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Am schnellsten drehen sich Bleiakkus 12 V mit 7 und 9 Ah, danach Relais, Lüfter, Kondensatoren, Sicherungen. Ein Akku aus dem Lager im Kostenvoranschlag verringert den Bestand automatisch; Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen. Ein Batteriemodul für ein seltenes Modell bestellen Sie direkt aus dem Auftrag — mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Abrechnung und Fertigmeldung

Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben — Anzahlung auf den Batteriesatz, Rest bei Abholung —, und das Programm zeigt den Restbetrag. Der offene Betrag des Firmenkunden über alle Aufträge steht in der Kundenkarte, der Filter «unbezahlt» sammelt alles Ausgegebene ohne Zahlung. Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht (Kundenbenachrichtigungen). Bei abholbereiten Geräten zählt das Programm die Liegetage; nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist wird der Zähler rot.

Zu den Regeln

Das Programm verwaltet Reparaturen. Arbeiten an netzbetriebenen Geräten und Batterien, die Rückgabe von Altbatterien und der Umfang von Gewährleistung und Garantie richten sich nach den Regeln Ihres Landes und Ihren Verträgen — das bildet das Programm nicht ab. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was eine Reparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region und Modell: Diagnose 40–90 €, Batterietausch bei einer Arbeitsplatz-USV 30–80 € Arbeit zuzüglich Akkus zu 20–45 € je Stück, Platinenreparatur einer kleinen USV 70–220 €, Reparatur einer Online- oder 19-Zoll-USV 150–650 € zuzüglich Teile, Reparatur eines Stabilisators 60–250 €. Ihre Preise legen Sie selbst fest — in den Gerätearten, im Verzeichnis «Arbeiten» und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es nicht gibt

• automatische Erinnerungen an den Batterietausch;
• eine eigene Verwaltung für Leihgeräte;
• Netzwerküberwachung von USV-Anlagen;
• eigene Felder für Kapazität und Spannung — Messwerte stehen im Arbeitsjournal;
• Fotos und Dateianhänge am Auftrag;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie eine USV mit Inventarnummer an, kopieren Sie den Auftrag für ein zweites Gerät derselben Lieferung und senden Sie einen Kostenvoranschlag für den Batterietausch.

Kurz gesagt

• Betriebe als Firmenkunden mit offenem Betrag, Systemhäuser als Partner mit eigenem Filter.
• Mehrere Geräte per kopiertem Auftrag, Inventarnummer im «Produktcode».
• Messwerte der Batterien im Arbeitsjournal und auf dem Arbeitsnachweis.
• Nächster Batterietausch in den Empfehlungen, dazu Markierung und Suche nach Zeitraum.
• Leih-USV als Arbeitszeile, Notiz und eigener Status.
• Akkus und Relais im Lager mit Mindestbestand.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.