Software für die Motorradwerkstatt

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Motorradwerkstätten: Straßenmaschinen und Reisemotorräder, Enduros, Roller und Mofas, Quads und ATVs. Annahme mit Kilometerstand und Schlüsseln, ein Frühjahrsansturm mit zugesagten Terminen, Inspektionen aus Ihrem eigenen Leistungsverzeichnis, Kostenvoranschläge zur Freigabe und Teile, die für einen bestimmten Auftrag bestellt werden. Das Programm läuft im Browser — am PC an der Annahme und auf dem Handy direkt am Montageplatz.

Für wen das ist

Kaum eine Werkstatt ist so saisonabhängig wie die Motorradwerkstatt. Im Winter ist es ruhig — Zeit für die Motorrevision, die seit Oktober wartet. Mit dem ersten trockenen Wochenende holen alle gleichzeitig ihr Motorrad aus der Garage: Batterie leer, Vergaser verharzt, Bremsflüssigkeit dunkel, Kette angerostet. Mitte April steht der Hof voll, und jeder Fahrer hält seine Sache für fünf Minuten Arbeit.

Was dabei oft schiefgeht:

• fünf Kunden wurde «bis zum Wochenende» zugesagt, und wer wirklich zuerst dran ist, entscheidet, wer am häufigsten anruft;
• das Motorrad kam mit zwei Schlüsseln und Topcase, bei der Abholung fehlt ein Schlüssel — und aufgeschrieben hat es keiner;
• ein Teil für ein seltenes Modell wurde bestellt und bezahlt, dann überlegt es sich der Kunde anders;
• die Maschine ist jedes Frühjahr da, aber wann die Kette zuletzt neu kam und bei welchem Kilometerstand, weiß niemand;
• Ölfilter für das häufigste Modell sind genau in der Woche aus, in der alle zur Inspektion wollen.

Annahme: Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Kilometerstand

Legen Sie für jede Fahrzeugart eine eigene Geräteart an — «Motorrad», «Roller», «Quad» — mit eigenem Diagnosepreis und eigenen Arbeiten. Die Fahrgestellnummer kommt ins Feld Seriennummer, das Kennzeichen in den «Produktcode». Die erweiterte Suche im Modus «Gerät» findet das Fahrzeug über beides, auch über einen Teil der Nummer, samt aller früheren Aufträge.

Ein eigenes Feld für den Kilometerstand gibt es nicht. Den Tachostand tragen Sie bei der Annahme in die Notizen für den Techniker ein: «18.450 km, Tank halb voll, stand den Winter in der Garage». Der Kunde sieht dieses Feld nicht, und die Suche im Modus «Text» findet den Eintrag auch nächste Saison.

Das «Zubehör» erfassen Sie im Beisein des Kunden, es steht auf dem Auftragsschein, den er unterschreibt: «2 Schlüssel, Alarmfernbedienung, Topcase, Spiegel links fehlt». Unter «Zustand» stehen Kratzer am Tank, Risse in der Verkleidung, ein verbogener Hebel, Sturzspuren am Lichtmaschinendeckel.

Frühjahrsansturm mit festen Zusagen

Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin. Ist er vorbei, wird die Zeile rot, und der Filter «überfällig» sammelt diese Aufträge. Die Markierung «dringend» ist für den Lieferfahrer, dessen Roller sein Einkommen ist — sie fällt in der Liste sofort auf, und eine Kachel über der Liste zeigt, wie viele dringende Aufträge offen sind.

Die Status sind ein Verzeichnis, das Sie selbst pflegen. Neben den Standardstatus — Diagnose, wartet auf Teile, wartet auf Freigabe, fertig — legen Sie eigene mit Farbe an: «Probefahrt» für ein Motorrad, das nach der Arbeit eine Runde drehen muss, «wartet auf Reifen», «Auswintern». Die Kacheln zeigen, wie viele Fahrzeuge an jedem Schritt stehen.

Ein Motorrad, das letztes Frühjahr schon da war, müssen Sie nicht neu erfassen: Kopieren Sie den Auftrag vom Vorjahr — Kunde, Geräteart, Modell und Notizen werden übernommen, die Fahrgestellnummer tragen Sie ein. Kommt es nach Ihrer Reparatur mit demselben Fehler zurück, markieren Sie die Reparaturart als «wiederholt», und der vorige Auftrag ist gleich zur Hand.

Inspektion nach Kilometern und Kostenvoranschlag

Ihre Leistungen legen Sie im Verzeichnis «Arbeiten» mit Preis je Geräteart an: «Roller-Inspektion», «kleine Inspektion», «Ventilspiel prüfen», «Kettensatz wechseln», «Gabelsimmerringe». Im Kostenvoranschlag ist die Inspektion eine Zeile, die Teile kommen als Zeilen aus dem Lager. Was gemacht wurde und bei welchem Kilometerstand, steht im Arbeitsjournal: «Öl, Filter, Kerzen, Bremsflüssigkeit; 18.450 km».

Die nächste Inspektion gehört in die Empfehlungen für den Kunden: «nächster Ölwechsel bei 24.000 km oder im Frühjahr; Kette an der Verschleißgrenze, Spannung nach 500 km prüfen». Die Empfehlungen stehen auf dem Arbeitsnachweis, den der Kunde mitnimmt. Erinnerungen an fällige Inspektionen verschickt das Programm nicht — es zählt keine Kilometer —, den nächsten Termin sieht der Kunde auf dem Nachweis und Sie in der Historie des Fahrzeugs.

Viele Kunden wollen ihr Motorrad vor der Hauptuntersuchung durchsehen lassen. Legen Sie dafür eine eigene Arbeit «HU-Vorbereitung» mit Preis an; was geprüft und gerichtet wurde, steht im Journal. Die Prüfung selbst macht die zuständige Prüfstelle — das Programm hat damit nichts zu tun.

Zeigt die Diagnose mehr als die Routine — Pleuellagerspiel, Riefen im Zylinder, eine verschlissene Variomatik am Roller, eingerissene Achsmanschetten am Quad —, schreibt der Techniker den Befund ins Journal, der Auftrag wechselt auf «wartet auf Freigabe», und der Kostenvoranschlag in Zeilen geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Über den Link sieht er jede Zeile und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Historie. Lohnt sich die Reparatur nicht, schließen «Reparatur abgelehnt» oder «nicht reparabel» den Auftrag.

Teile auf Bestellung — mit Anzahlung

Für jedes Modell kann niemand Teile vorrätig halten, und manches ist wochenlang unterwegs. Bestellen Sie das Teil direkt aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, der Auftrag steht auf «wartet auf Teile», und man sieht genau, welches Motorrad wartet. Ist das Teil da, buchen Sie es ins Lager und nehmen es in den Kostenvoranschlag.

Damit Sie nicht auf einem teuren Teil sitzen bleiben, nehmen Sie eine Anzahlung. Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben — Anzahlung bei der Bestellung, Rest bei Abholung —, und das Programm zeigt den offenen Betrag. Bringt der Kunde das Teil selbst mit, kommt nur die Arbeit in den Kostenvoranschlag, und im Journal steht, dass das Teil vom Kunden stammt.

Im Lager liegt, was ständig gebraucht wird: Öl- und Luftfilter, Zündkerzen, Bremsbeläge, Ketten und Ritzel, Gabelsimmerringe, Lampen, Variomatik-Riemen und -Rollen. Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch als Zeile im Kostenvoranschlag, Rückgabe, Inventur. Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern schon im Februar ans Nachbestellen. Mengen sind ganze Zahlen — Öl zählen Sie flaschenweise. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Winterlagerung

Viele Werkstätten nehmen Motorräder über den Winter auf: Kraftstoff stabilisiert, Batterie am Erhaltungslader, Reifendruck geprüft. Ein eigenes Lagermodul gibt es nicht, also bauen Sie es aus dem Vorhandenen: ein eigener Status «Winterlager» mit Kachel und eine Arbeit «Einlagerung, pro Monat» als Zeile mit der Anzahl der Monate. Einen Teil zahlt der Kunde im Herbst, den Rest im Frühjahr. Wie das bei Außenbordern aussieht, steht auf der Seite Software für Bootsmotor-Werkstatt.

Lieferdienste, Verleiher, Händler

Ein Lieferdienst mit Rollern oder ein Quad-Verleih ist ein Kunde mit dem Feld «Firma» — alle Aufträge und der offene Betrag auf einer Karte, egal wer die Fahrzeuge bringt. Der Filter «unbezahlt» sammelt Ausgegebenes ohne Zahlung. Fünf baugleiche Roller zur Inspektion? Den ersten Auftrag ausfüllen, die übrigen kopieren. Ein Händler, der Ihnen Auslieferungsinspektionen und Garantiefälle schickt, wird als Partner eingetragen, und die Auftragsliste lässt sich nach ihm filtern.

Saisonkräfte werden den Zeilen des Kostenvoranschlags als Ausführende zugeordnet; über ihren Faktor berechnen die Berichte den Anteil jedes Mechanikers. Pro Auftrag wird ein Arbeitsnachweis gedruckt: Kostenvoranschlag als Tabelle, Arbeitsjournal, Empfehlungen und Betrag.

Ist das Motorrad fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht. Bei abholbereiten Fahrzeugen zählt das Programm die Standtage; nach Ablauf der kostenlosen Frist wird der Zähler rot — im Frühjahr braucht der Hof den Platz.

Fahrräder und E-Bikes haben ihre eigene Seite: Software für die Fahrradwerkstatt. E-Scooter finden Sie unter Software für E-Scooter-Reparatur.

Zu den Vorschriften

Das Programm verwaltet Reparaturen. Zulassung, Hauptuntersuchung und Anforderungen an Fahrzeuge regelt das jeweilige Land. Bremsen, Reifen und Lenkung prüfen Sie nach der Arbeit nach den Abläufen Ihrer Werkstatt — das nimmt Ihnen das Programm nicht ab. Altöl und Betriebsflüssigkeiten entsorgen Sie nach den örtlichen Regeln. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was eine Reparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region, Modell und Zustand: Diagnose 40–90 €, Roller-Inspektion 80–160 €, kleine Motorrad-Inspektion 130–260 € zuzüglich Teile, Ventilspiel prüfen und einstellen 200–550 €, Kettensatz wechseln 60–150 € Arbeitslohn, Gabelsimmerringe 130–260 €, Vergaser reinigen und synchronisieren 90–320 €, Reifenmontage 25–50 € pro Rad. Einlagerung nach Ihrer Preisliste. Ihre Preise legen Sie selbst fest — in den Gerätearten, im Verzeichnis «Arbeiten» und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es nicht gibt

• ein Feld für den Kilometerstand und Erinnerungen an Inspektionen nach Kilometern oder Datum;
• Online-Terminbuchung und Kalender für Montageplätze;
• Anbindung an Diagnosegeräte;
• Fotos und Dateianhänge am Auftrag;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Lieferanten, Teilekataloge und ein eigenes Lagermodul für Fahrzeuge.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie ein Motorrad an, tragen Sie den Kilometerstand in die Notizen ein, fügen Sie eine Inspektion aus dem Verzeichnis hinzu und senden Sie den Kostenvoranschlag zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Fahrgestellnummer als Seriennummer, Kennzeichen als Produktcode, Kilometerstand in den Notizen.
• Frühjahrsansturm: zugesagte Termine, Überfälliges und Dringendes auf einen Blick.
• Inspektionen aus dem Verzeichnis, der nächste Termin in den Empfehlungen.
• Größere Reparaturen über einen Kostenvoranschlag, den der Kunde per Link freigibt.
• Teile auf Bestellung aus dem Auftrag, mit Anzahlung.
• Lieferdienste und Verleiher als Firmen, Händler als Partner.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.