Software für die Schmuckreparatur

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Goldschmieden, Schmuckwerkstätten und die Reparaturannahme im Juweliergeschäft. Ketten und Armbänder löten, Ringe weiten oder verkleinern, Verschlüsse tauschen, Steine fassen und nachziehen, rhodinieren, polieren und alten Schmuck aufarbeiten — alles läuft über ein Annahmeformular und eine Auftragsliste. Das Programm läuft im Browser: am PC an der Theke und auf dem Handy, wenn eine Kundin wegen ihres Rings anruft.

Kleines Teil, großer Wert

In der Schmuckreparatur passt der Auftrag in eine Tüte und ist oft mehr wert als das Handy des Kunden. Ein Ring hat keine Seriennummer, zwei Ankerketten sehen für jeden außer der Besitzerin gleich aus, und der Erbschmuck der Großmutter ist für die Kundin weit mehr wert als sein Goldgewicht. Das größte Risiko ist deshalb selten die Reparatur selbst, sondern das Gespräch bei der Abholung: «Da waren mehr Steine», «die Kette war schwerer», «diesem Preis habe ich nie zugestimmt».

Was dabei oft schiefgeht:

• das Gewicht wurde bei der Annahme nicht notiert — bei der Abholung gibt es nichts vorzuzeigen;
• ein Ring wurde um zwei Größen geweitet, Gold kam dazu, aber wie viel Gramm und zu welchem Preis, weiß nur die Goldschmiedin;
• ein Ersatzstein wurde bestellt, der Kunde hat es sich anders überlegt, und eine Anzahlung gab es nicht;
• die Anzahlung wurde kassiert, aber auf der Tüte steht nicht, was noch offen ist;
• vierzig Tüten im Tresor, und die richtige wird gesucht, während der Kunde wartet.

Annahme: Beschreibung, Gewicht und Punze mit Unterschrift

Ohne Seriennummer wird ein Schmuckstück an seiner Beschreibung erkannt. Die muss also genau sein und im Beisein des Kunden entstehen. Ins Feld «Modell» kommt eine kurze Zeile: «Damenring, Gelbgold». Unter «Zustand» steht alles, was sich später prüfen lässt: Feingehalt laut Punze, Gewicht auf Ihrer Waage, Zahl und Farbe der Steine, fehlende oder lockere Steine, Kratzer, Dellen, ein gerissenes Glied, Spuren alter Lötungen. Zum Beispiel: «Punze 585, 3,42 g, 1 weißer Stein in Krappenfassung, 6 kleine Steine in der Schiene, 1 kleiner Stein fehlt, Schiene unten dünn».

Ein eigenes Feld für Gewicht oder Feingehalt gibt es nicht, und mit einer Waage ist das Programm nicht verbunden — Sie wiegen selbst und tragen das Gewicht als Text ein. Entscheidend ist: «Zustand» steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt. Seine Unterschrift steht also unter «3,42 g». Den Feingehalt schreiben Sie am besten als «laut Punze»: Haben Sie das Metall nicht geprüft, bestätigen Sie auch nicht, dass die Punze stimmt.

Unter «Zubehör» stehen Etui, Etikett, ein loser Stein im eigenen Tütchen, der zweite Ohrring. Was sonst auf einen guten Annahmeschein gehört, steht auf der Seite Annahmeschein für die Reparatur.

Ring, Kette, Ohrringe — jeweils eigene Preise

Aus dem Geräteverzeichnis wird Ihr Verzeichnis der Schmuckarten: Ring, Kette, Armband, Ohrringe, Anhänger, Brosche. Jede Art hat ihren eigenen Preis für Begutachtung und Reparatur. Im Verzeichnis «Arbeiten» stehen Ihre Standardleistungen mit Preis: Glied löten, Ringgröße um eine Größe ändern, Verschluss tauschen, Stein fassen, Krappen aufbauen, rhodinieren, polieren, reinigen. Beim Anlegen einer Zeile im Kostenvoranschlag wählen Sie die Arbeit aus dem Verzeichnis, Name und Preis werden übernommen.

Bringt eine Kundin Ring, Kette und einen Ohrring mit abgebrochenem Stecker, sind das drei Aufträge — jeder mit eigener Beschreibung, eigenem Gewicht, Status und Betrag. Den ersten füllen Sie aus, die anderen kopieren Sie; Kundin und Notizen werden übernommen. Der Ring kann morgen raus, die Kette nächste Woche. Die Kundenkarte zeigt alle Aufträge und offene Beträge, die Suche nach Telefonnummer findet Stammkunden sofort.

Gold, Lot und Steine im Kostenvoranschlag

Strittig wird es meist beim zugesetzten Material. Ein Ring wird geweitet — es kommt Gold dazu. Eine Kette wird gelötet — es geht Lot drauf. Ein verlorener Stein wird ersetzt. Im Programm ist all das eine Zeile im Kostenvoranschlag mit Menge und Einzelpreis. Die Menge darf eine Dezimalzahl sein, also rechnet eine Zeile «Gold 585, g — 0,65 × Grammpreis» richtig, und der Auftragsbetrag ergibt sich von selbst: Arbeit, Metall, Stein.

Das Gewicht bei der Ausgabe notieren Sie im Arbeitsjournal: «um 2 Größen geweitet — jetzt 4,07 g, 0,65 g Gold 585 zugesetzt». Das Arbeitsjournal steht zusammen mit Kostenvoranschlag und Empfehlungen auf dem Arbeitsnachweis, und der Kunde sieht, woher das zusätzliche halbe Gramm kommt. Bringt ein Kunde eigenes Altgold für die Arbeit mit, gehört das samt Gewicht bei der Annahme unter «Zustand».

Wird es teurer als besprochen, wechselt der Auftrag auf «wartet auf Freigabe», und der Kostenvoranschlag in Zeilen geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Über den Link sieht er jede Zeile — Arbeit, Metall, Stein — und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Auftragshistorie.

Anzahlung

Bevor ein Stein bestellt oder Material gekauft wird, nehmen die meisten Goldschmiede eine Anzahlung. Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben: Anzahlung bei der Annahme, Rest bei der Abholung. Das Programm zeigt, was eingegangen und was noch offen ist, und der Filter «unbezahlt» sammelt alles Ausgegebene ohne Zahlung. Online bezahlen kann der Kunde über das Programm nicht — Sie kassieren wie bisher und erfassen die Zahlung hier.

Wertsachen im Blick

Einen Tresor ersetzt das Programm nicht, und Fächer verwaltet es nicht. Aber es erspart die Suche. Die Nummer der Tüte oder des Fachs gehört in die Notizen für den Techniker: Der Kunde sieht dieses Feld nicht, und im Auftrag ist die Nummer immer zur Hand. Bewährt hat sich eine Tüte mit der Auftragsnummer und derselben Beschreibung wie auf dem Auftragsschein.

Geht ein Teil der Arbeit außer Haus — zum Fasser, Graveur oder zur Galvanik —, legen Sie eigene Status an wie «beim Fasser», «wartet auf Stein» oder «beim Rhodinieren»; die Kacheln über der Liste zeigen, wie viele Stücke an welchem Schritt hängen. Einen Stein bestellen Sie direkt aus dem Auftrag: Die Bestellung geht per E-Mail an den Lieferanten, und Sie sehen, welche Aufträge warten. Jeder Auftrag hat einen zugesagten Termin, Überfälliges wird rot. Der Trauring, der am Samstag gebraucht wird, bekommt die Markierung «dringend».

Ist ein Stück fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht. Bei abholbereiten Stücken zählt das Programm die Liegetage; nach Ablauf der kostenlosen Lagerfrist wird der Zähler rot, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt diese Aufträge. In einer Goldschmiede zählt das: Jede nicht abgeholte Tüte ist fremdes Gold in Ihrem Tresor.

Lager: Verschlüsse und Findings

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Typisch sind Karabiner- und Federringverschlüsse, Biegeringe, Ohrmuttern und Ohrstecker, Ohrhaken, Ketten und Bänder zum Verkauf, Reinigungsmittel. Was in den Kostenvoranschlag geht, verringert den Bestand automatisch; Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen. Mengen im Lager sind ganze Zahlen, Edelmetall in Gramm führt das Lager also nicht — das steht im Kostenvoranschlag. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Uhren, Annahmebedingungen, kleine Werkstatt

Viele Goldschmiede nehmen auch Uhren an — Batteriewechsel, Armband kürzen. Dazu gibt es eine eigene Seite: Software für Uhrmacher und Uhrenwerkstätten. Ihre Annahmebedingungen — Feingehalt laut Punze, Gewicht laut Werkstattwaage, wie viele Tage die Aufbewahrung kostenlos ist — formulieren Sie selbst im Druckformular des Auftragsscheins, das unter «Druckformulare» bearbeitet wird. Arbeiten Sie allein oder zu zweit, lohnt ein Blick auf Software für eine kleine Werkstatt.

Zu den Vorschriften

Der Umgang mit Edelmetallen und Edelsteinen, Feingehaltsstempel und die Annahme fremder Schmuckstücke sind geregelt, und was gilt, hängt vom Land ab. Das Programm prüft davon nichts: Es speichert, was Sie eingetragen haben, und druckt es auf Ihre Dokumente. Das hier ist keine Rechtsberatung.

Was eine Reparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region, Metall und Aufwand, Material und Steine kommen dazu: Reinigen und Polieren 15–45 €, Kette löten 15–50 €, Ringgröße ändern 30–100 €, Verschluss tauschen 20–55 € zuzüglich Verschluss, Stein fassen 25–90 €, Rhodinieren 30–75 €, Aufarbeitung nach Angebot. Ihre Preise legen Sie selbst fest — in den Schmuckarten, im Verzeichnis «Arbeiten» und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es nicht gibt

• eigene Felder für Gewicht und Feingehalt oder eine Anbindung an die Waage — beides wird als Text erfasst;
• Fotos und Dateianhänge am Auftrag;
• eine Verwaltung der Tresorfächer und Edelmetall in Gramm im Lager;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie einen Ring mit Beschreibung und Gewicht an, fügen Sie «Ringgröße ändern» und eine Zeile Gold in Gramm hinzu und erfassen Sie eine Anzahlung.

Kurz gesagt

• Beschreibung, Gewicht und Feingehalt laut Punze — auf dem Auftragsschein mit Unterschrift.
• Ein Auftrag pro Schmuckstück, mehrere Stücke einer Kundin per Kopie.
• Arbeit, Gold in Gramm und Steine als Zeilen im Kostenvoranschlag.
• Anzahlung und Rest als getrennte Zahlungen.
• Tütennummer in den Technikernotizen, eigene Status für Fasser und Galvanik.
• Fertigmeldung per E-Mail und Telegram, Zähler der Liegetage.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.