Программа для ремонта ИБП и стабилизаторов

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для сервиса, который чинит источники бесперебойного питания и стабилизаторы напряжения. Офисные ИБП под столами, линейно-интерактивные у касс и терминалов, онлайн-ИБП в серверных стойках, релейные, симисторные и сервоприводные стабилизаторы. Заказчики здесь чаще всего — компании: офисы, сети магазинов, аптеки, IT-фирмы. Они привозят технику сразу пачкой и возвращаются через годы. Программа работает в браузере — в мастерской и с телефона, когда вы забираете аппараты у клиента.

Типичная картина

Аккумуляторы в офисных ИБП, купленных одной партией, садятся почти одновременно. Поэтому сисадмин или завхоз привозит не один аппарат, а сразу шесть-восемь одинаковых: «Проверьте все, что не держит — меняйте батареи». У сети магазинов то же самое, только ИБП стоят на разных точках, а в серверной есть ещё и онлайн-ИБП, без которого сервер остаётся без защиты.

Где обычно теряется порядок:

• восемь одинаковых коробок, и уже через неделю непонятно, какой ИБП из какого кабинета;
• клиент называет свой инвентарный номер, а у вас только номер квитанции;
• серверный ИБП в ремонте, сервер работает напрямую от сети, клиент нервничает и просит подмену;
• сколько сеть магазинов должна за месяц, считают в отдельной таблице;
• через четыре года батареи снова сели, а кто их менял в прошлый раз и когда — не вспомнить.

Портативные зарядные станции и домашние ИБП — на отдельной странице, ремонт зарядных станций. Здесь — техника, которую вы обслуживаете для бизнеса.

Компания, точка, партнёр

Клиент в квитанции — тот, кто платит. У компании в карточке клиента заполняется поле «Компания», и все её ремонты собираются в одном месте — с общей суммой и долгом. Адрес магазина или номер кабинета пишут в примечаниях квитанции; расширенный поиск по тексту найдёт их потом.

Если технику привозит IT-фирма, которая обслуживает этот офис, её ставят партнёром. Отбор по партнёру показывает, что пришло от каждой такой фирмы, независимо от того, кто платил.

Приём пачкой и инвентарные номера

Первую квитанцию заполняете целиком, остальные копируете: клиент, вид аппарата, модель и неисправность переносятся, серийный номер вписывается каждому свой. Инвентарный номер компании — наклейку на корпусе — пишут в поле «Код продукта». Расширенный поиск ищет по модели, серийному и коду продукта, в том числе по части номера, так что на звонок «как там ИБП с инвентарным 0457» отвечаете сразу.

«Комплектность» — кабель питания и выходные кабели, USB-кабель управления, сетевая карта, батарейный модуль, рельсы для стойки. «Внешний вид» — вздутые батареи, следы электролита, оплавленные разъёмы, пыль. Код ошибки или запись из журнала событий ИБП — в «Неисправность» как есть.

Батареи или электроника

Чаще всего виноваты свинцово-кислотные аккумуляторы: три-пять лет — и они не держат нагрузку. Но бывает и выгоревший инвертор, залипшее реле, зарядная цепь, которая не заряжает даже новые батареи. Поэтому замеры стоит записывать: напряжение каждой батареи, время работы под нагрузкой, результат самотеста — в журнал работ. Отдельных полей для ёмкости в программе нет, зато журнал работ печатается в акте, и клиенту видно, почему батареи признаны негодными.

У стоечного ИБП комплект батарей стоит дорого, и тут лучше согласовать заранее. Смета строками — «аккумулятор 12 В 9 А·ч — 8 шт.», «замена батарейного модуля», «калибровка» — уходит клиенту письмом или в Telegram, он нажимает «Согласен» или «Отказываюсь», ответ с датой остаётся в истории квитанции. Как устроены домашние инверторы и ИБП изнутри, что в них ломается чаще, — в статье Инверторы и ИБП глазами мастера; о ремонте плат на уровне компонентов — ремонт промышленной электроники.

Клиент вернётся через несколько лет

Замена батарей обязательно повторится. Напоминать клиенту сама программа не умеет — и обещать этого мы не будем. Зато не потерять клиента можно так:

• в «Рекомендациях клиенту» пишете «следующая замена АКБ — ориентировочно 2029 год», и это печатается в акте;
• таким клиентам ставите метку, например «ИБП на обслуживании», и отбираете список клиентов по метке;
• раз в квартал в расширенном поиске ищете по тексту «АКБ» с периодом приёма три-четыре года назад — это и есть список, кому пора звонить.

Если ИБП вернулся через полгода с той же проблемой, ставьте вид ремонта «Повторный»: по серийному номеру видна прошлая квитанция.

Подменный ИБП

Отдельного учёта подменного фонда в программе нет. Работает так: в справочнике «Работы» заводите «Подменный ИБП на время ремонта» — бесплатно или с ценой аренды, строка попадает в смету и акт. Серийный номер подменного аппарата пишете в «Примечания мастеру» — клиент их не видит, а поиск по тексту найдёт, у кого ваш ИБП. Свой статус «Подменный у клиента» с цветом и плашкой над списком собирает все ремонты, после которых подмену ещё нужно забрать.

Стабилизаторы — свой вид аппарата

В релейных стабилизаторах горят реле и плата управления, в симисторных — силовые ключи, в сервоприводных изнашиваются щётки и сам привод. Цены другие, чем у ИБП, и диагностика другая. Заведите отдельные виды аппаратов — «ИБП офисный», «ИБП онлайн», «Стабилизатор релейный», «Стабилизатор сервоприводный», — у каждого своя цена ремонта и диагностики. Статистика за период покажет, какие аппараты вы ремонтируете чаще всего.

Аккумуляторы на складе

Склад — журнал движения: приход с ценой закупки и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, возврат, инвентаризация. Больше всего уходит батарей 12 В на 7 и 9 А·ч, затем реле, вентиляторов, конденсаторов, предохранителей, щёток. Батарея, добавленная в смету со склада, уменьшает остаток сама; минимальный остаток и плашка «заканчиваются» подскажут, что пора заказывать. Батарейный модуль под редкую модель заказывают прямо из квитанции: заявка уходит поставщику письмом, квитанция стоит в «Ожидании деталей».

Оплата и выдача

Оплат по квитанции может быть несколько — предоплата за комплект батарей и остаток после ремонта; программа показывает, сколько осталось доплатить. Долг компании по всем квитанциям виден в карточке, отбор «без оплаты» собирает выданное и не оплаченное. О готовности клиент узнаёт письмом или в Telegram — подробнее в разделе уведомления клиентов. У невыданного аппарата виден счётчик дней хранения; прошёл бесплатный срок — счётчик красный.

О правилах

Программа ведёт учёт ремонтов. Работа с сетевым напряжением и аккумуляторами, сдача отработанных свинцовых батарей, гарантийные обязательства определяются правилами страны и договорами — программа этим не занимается.

Сколько обычно стоит ремонт

Ориентир, не прайс — всё зависит от города и модели: диагностика — 300–800 ₴, замена батарей в офисном ИБП — 200–500 ₴ за работу плюс аккумуляторы (700–1 400 ₴ за штуку), ремонт платы офисного ИБП — 800–2 500 ₴, ремонт онлайн-ИБП — 2 000–8 000 ₴ плюс детали, ремонт стабилизатора — 700–3 500 ₴. Свои цены вы задаёте сами — в видах аппаратов, справочнике «Работы» и строках сметы.

Чего здесь нет

• автоматических напоминаний о замене батарей;
• отдельного учёта подменных аппаратов;
• мониторинга ИБП по сети;
• полей для ёмкости и напряжения — только журнал работ;
• фото и файлов в квитанции;
• SMS, мобильного приложения, онлайн-оплаты клиентом;
• интеграций с поставщиками.

Сколько это стоит

Одна цена за всю мастерскую — без доплаты за сотрудников и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите ИБП с инвентарным номером, скопируйте квитанцию на второй из той же партии и отправьте смету на замену батарей.

Коротко

• Компания — клиент с долгом, IT-фирма — партнёр со своим отбором.
• Пачка аппаратов — копиями квитанции, инвентарный номер — в «Коде продукта».
• Замеры батарей — в журнале работ и в акте.
• Следующая замена АКБ — в рекомендациях, метка и поиск за период.
• Подменный ИБП — строкой работ, примечанием и своим статусом.
• Аккумуляторы и реле на складе с минимальным остатком.
• 20 € в месяц за всю мастерскую.