Software für die Reparatur von Wärmebildkameras, Nachtsichtgeräten und Entfernungsmessern

ServiceCenterSoft ist eine Software für die Reparaturverwaltung in Werkstätten, die Wärmebildkameras, Nachtsichtgeräte, Wärmebild- und Digitalzielfernrohre, Monokulare und Laser-Entfernungsmesser instand setzen. Jagdoptik, Kameras für Gebäudethermografie und Blower-Door-Begleitung, Industriekameras für die Prüfung von Schaltschränken und Lagern — alles läuft über dasselbe Annahmeformular und dieselbe Auftragsliste. Die Software läuft im Browser, am PC, Laptop oder Smartphone.

Keine Kamerawerkstatt

Gehäuse, Objektiv, Display, Akku — auf den ersten Blick wie eine Fotokamera. Eine Fotowerkstatt kämpft aber mit Staub auf dem Sensor, Pilz im Objektiv und Autofokus-Justage; dafür gibt es eine eigene Seite, Software für Kamera-Reparatur. Bei Wärmebildtechnik sieht die Rechnung anders aus: Der Mikrobolometer-Detektor kann die Hälfte des Gerätewerts ausmachen, ein Germanium-Objektiv kostet allein so viel wie ein gutes Smartphone, und viele Geräte kommen noch innerhalb der Herstellergarantie.

Jeder Auftrag beginnt deshalb mit zwei Fragen: Garantie oder kostenpflichtig — und lohnt sich die Reparatur überhaupt? Auch die Kundschaft ist eine andere: der Jäger, der sein Zielfernrohr vor dem Aufgang der Jagdzeit zurück braucht, oder der Handwerksbetrieb und die Instandhaltung, die mehrere Kameras schicken und schriftlich sehen wollen, was gemacht und geprüft wurde.

Typische Probleme

• die Seriennummer steht auf einem Zettel — ein Jahr später weiß niemand, was an dem Gerät schon gemacht wurde;
• kein Kaufdatum notiert — ob Garantie gilt, wird geschätzt;
• bei der Abholung: „Der Kratzer auf dem Schutzfenster war vorher nicht da“;
• der Displaytausch wurde am Telefon freigegeben, der Kunde erinnert sich an einen anderen Betrag;
• das Ersatzteil braucht drei Wochen, und die Anzahlung dafür steht in einem Heft, das keiner findet;
• vor der Saison wächst das Regal mit fertigen Geräten, und die Besitzer wissen nichts davon.

Annahme: Seriennummer, Kaufdatum, Zustand

Der Auftrag hat ein Feld für die Seriennummer und auf Wunsch zusätzlich eines für den Artikelcode. Die Suche in der Auftragsliste findet auch Teile der Seriennummer — kommt ein Gerät wieder, sehen Sie seine früheren Reparaturen in Sekunden. Daneben steht das Kaufdatum, und damit ist sofort klar, ob die Herstellergarantie noch läuft.

Zustand und Zubehör werden im Beisein des Kunden erfasst und auf dem Auftragsschein gedruckt, den er unterschreibt: Kratzer auf dem Schutzfenster, eingerissene Augenmuschel, Sturzspuren, ob die Garantiesiegel unversehrt sind; Akkus, Ladegerät, Kabel, Koffer, Objektivdeckel, Schienenmontage. Fotos lassen sich an den Auftrag nicht anhängen — wer mit dem Handy fotografiert, bewahrt die Bilder selbst auf und vermerkt im Auftrag, dass es welche gibt.

Herstellergarantie oder kostenpflichtige Reparatur

Die Reparaturart wird bei der Annahme gewählt: Garantie, kostenpflichtig, nach Garantieende, Wiederholungsreparatur. Wiederholungen getrennt zu führen zeigt, welche Geräte nach Ihrer eigenen Reparatur zurückkommen. Als autorisierter Service einer Marke rechnen Sie Garantiefälle nach der Herstellerpreisliste ab — Marke × Kategorie × Gerät, der Preis wird automatisch eingesetzt. Mehr dazu auf der Seite Software für autorisierte Servicecenter.

Was die Garantie abdeckt und ob sie nach dem Öffnen des Gehäuses erhalten bleibt, regeln die Bedingungen von Hersteller und Händler — nicht die Software; dies ist keine Rechtsberatung. Die Software sorgt dafür, dass Kaufdatum, Reparaturart und Zustand der Siegel auf einem unterschriebenen Dokument stehen.

Diagnosepauschale und Freigabe des Kostenvoranschlags

In der Geräteliste kann eine Wärmebildkamera zwei Preise haben: Diagnose und Reparatur. Ist der Kunde unentschlossen, stellen Sie den Auftrag auf „nur Diagnose“ — die Pauschale steht ab dem ersten Tag auf dem Schein und ist bei der Abholung keine Überraschung.

Nach der Diagnose wechselt der Auftrag in „Warten auf Freigabe“, und alle Geräte, die auf eine Antwort warten, stehen in der Liste. Der Kostenvoranschlag wird zeilenweise erstellt — „OLED-Display × 1“, „Displaytausch“, „Kalibrierung und Prüfung“ — und per E-Mail oder Telegram verschickt. Der Kunde öffnet den Link, sieht jede Zeile und klickt „Einverstanden“ oder „Ablehnen“; Antwort und Datum landen in der Auftragshistorie. Nur teilweise einverstanden? Zeile entfernen, erneut senden. Ist die Reparatur teurer als ein Neugerät, schließen Sie den Auftrag mit „Reparatur abgelehnt“ oder „Nicht reparabel“ — solche Geräte zählt die Statistik getrennt.

Kalibrierung im Arbeitsbericht

Nach dem Tausch von Display, Detektor oder Objektiv wird das Gerät geprüft und kalibriert: Bildausrichtung, Einschießwerte beim Zielfernrohr, Messgenauigkeit des Entfernungsmessers auf bekannten Distanzen. Die Kalibrierung ist eine eigene Zeile im Kostenvoranschlag mit eigenem Preis; das Ergebnis kommt ins Arbeitsprotokoll — „kalibriert, Entfernungsmesser bei 100 m und 300 m innerhalb der Toleranz“ — und wird im Arbeitsbericht gedruckt. Das Feld „Empfehlungen“ nimmt Hinweise zu Lagerung und Akkupflege auf.

Ein eigenes Kalibrierzertifikat mit Messwerttabellen gibt es nicht. Braucht ein Firmenkunde so ein Dokument, erstellen Sie es außerhalb der Software; im Auftrag bleibt festgehalten, was wann gemacht wurde.

Ersatzteile, Lager und Anzahlung

Displays, Detektoren und Objektive werden meist passend zum Modell bestellt. Die Teileanforderung entsteht im Auftrag und geht per E-Mail an den Lieferanten; der Status „Warten auf Teile“ zeigt, welche Geräte deswegen stehen. Für teure Teile nehmen Sie eine Anzahlung — ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben, die Karte zeigt „erhalten“ und „Restbetrag“.

Kleinteile führen Sie im Lager: Akkus, Augenmuscheln, Schutzfenster, Tasten, Deckel, Montagen. Das Lager ist ein Bewegungsjournal — Zugang mit Einkaufspreis, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Mindestbestand und Filter „wird knapp“. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Vor der Jagdsaison

Vor Saisonbeginn verdoppelt sich die Arbeit, und alle wollen ihr Gerät bis zum Wochenende. Markieren Sie den Auftrag als dringend und setzen Sie einen Fertigstellungstermin; überfällige Aufträge werden rot und sammeln sich im Filter „überfällig“. Ist das Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder Telegram-Nachricht — erneut höchstens einmal am Tag; die Einrichtung steht auf der Seite Kundenbenachrichtigungen. Bei jedem fertigen Gerät sehen Sie die Liegetage, und der Filter „länger als die Frist“ findet die vergessenen.

Handwerk, Energieversorger, Instandhaltung

Für Firmenkunden gibt es beim Kunden das Feld „Firma“. Mehrere Kameras von einem Betrieb? Ersten Auftrag ausfüllen, die anderen kopieren — Kunde, Gerät, Fehler und Zubehör werden übernommen, die Seriennummer nicht, denn jedes Gerät hat seine eigene. Für manche Wärmebildgeräte können Ausfuhr- oder Versandbeschränkungen gelten; wer Geräte ins Ausland schickt, sollte das rechtlich prüfen lassen — die Software verfolgt so etwas nicht.

Was eine Reparatur ungefähr kostet

Ein Anhaltspunkt, keine Preisliste — je nach Modell, Teileverfügbarkeit und Region: Diagnose 40–100 €, Akku 30–90 €, Tasten und Drehregler 40–120 €, Display oder Okular 100–350 €, Netzteilplatine 80–300 €, Objektiv oder Schutzfenster 80–400 €, Kalibrierung und Prüfung 50–200 €. Ein Detektortausch kostet oft die Hälfte des Geräts. Ihre eigenen Preise legen Sie in der Geräteliste und in den Zeilen des Kostenvoranschlags fest.

Was es nicht gibt

• kein eigenes Kalibrierzertifikat;
• keine Fotos oder Dateien im Auftrag;
• keine SMS, keine App, keine Online-Zahlung durch Kunden;
• keine Anbindung an Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ohne Registrierung ausprobieren können Sie in der Demo: Nehmen Sie eine Wärmebildkamera mit Seriennummer an, setzen Sie eine Diagnosepauschale und schicken Sie einen Kostenvoranschlag zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Seriennummer mit Suche, Kaufdatum — Garantiestatus auf einen Blick.
• Schutzfenster, Siegel und Zubehör auf dem unterschriebenen Auftragsschein.
• Diagnosepauschale, Freigabe per Link, saubere Ablehnungen.
• Kalibrierung als eigene Zeile und im Arbeitsbericht.
• Teileanforderung, Anzahlung, Lager mit Mindestbestand.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.