Software für Gitarrenbauer und Gitarrenwerkstätten

ServiceCenterSoft ist eine Auftragsverwaltung für Gitarrenbauer, Zupfinstrumentenmacher und die Werkstatt im Musikgeschäft. Einstellservice und Saitenwechsel, Halsjustierung, Bünde abrichten und polieren, Neubundierung, Sattel und Stegeinlage, Steg nachleimen, Risse in der Decke, Kopfbruch, Tonabnehmer und Elektrik — jeder Auftrag läuft über ein Annahmeformular und eine Liste. Für Westerngitarren, Konzertgitarren, E-Gitarren, Bässe, Ukulelen, Mandolinen und Banjos. Das Programm läuft im Browser, am PC an der Werkbank, auf dem Laptop oder auf dem Handy.

Diese Seite handelt von Holz, Lack und Saiten. Reparieren Sie Verstärker, Synthesizer, Mischpulte und Effektgeräte, ist das Elektronik — dazu gibt es eine eigene Seite: Software für Musikinstrumenten- und Verstärker-Reparatur. Viele Werkstätten machen beides; dann läuft alles in einem Programm, nur mit verschiedenen Gerätearten.

Zwei Tempi an einer Werkbank

In einer Gitarrenwerkstatt laufen schnelle und langsame Aufträge nebeneinander. Schnell: Einstellung vor dem Auftritt, neue Saiten, ein kratzendes Poti, eine lockere Klinkenbuchse — ein, zwei Stunden, und davon viele. Langsam: Neubundierung, Deckenriss, abgelöster Steg, gebrochener Kopf. Der Leim braucht einen Tag, Lackausbesserungen eine Woche, das Instrument hängt in Zwingen, und der Kunde fragt alle paar Tage nach.

Dazu kommt das Klima. Mit der Heizperiode wird die Luft trocken: Bundenden stehen über, die Decke sinkt ein, Risse öffnen sich. Im Frühjahr und Sommer nimmt das Holz Feuchtigkeit auf, der Hals bewegt sich, die Saitenlage steigt. In diesen Wochen kommen alle gleichzeitig.

Was dabei oft schiefgeht:

• im Koffer lagen Kapodaster und Halsstabschlüssel, bei der Abholung «waren sie nie da»;
• Lackrisse, die es immer gab, sind plötzlich «bei Ihnen entstanden»;
• der Kunde möchte es «wie beim letzten Mal», aber keiner weiß mehr, welche Saiten und welche Saitenlage;
• für die Neubundierung gab es eine Anzahlung, notiert auf einem Zettel, der verschwunden ist;
• die meistverkaufte Saitenstärke ist am Freitagabend aus.

Ein Instrument, ein Auftrag

Jedes Instrument bekommt einen eigenen Auftrag mit Nummer, Status und Betrag. Den Kunden finden Sie über Telefonnummer oder Namen, einen neuen legen Sie direkt an. Gerätearten — «Westerngitarre», «Konzertgitarre», «E-Gitarre», «Bass», «Ukulele» — richten Sie einmal ein. Im Feld Modell stehen Hersteller, Modell und Farbe, die Seriennummer bekommt ihr eigenes Feld, von der Kopfplatte oder vom Zettel im Korpus. Den Fehler schreiben Sie so auf, wie der Kunde ihn beschreibt: «Saitenlage zu hoch», «schnarrt im 5. bis 7. Bund», «Riss am Steg», «Steg-Tonabnehmer ohne Ton».

Das Feld «Zustand» füllen Sie im Beisein des Kunden aus: Lackabplatzer und Kratzer, Lackrisse, Plektrumspuren, abgespielte Bünde, Macken an der Kopfplatte. Unter «Zubehör» stehen Koffer oder Gigbag, Gurt, Kapodaster, Halsstabschlüssel, Kabel und Ersatzsaiten. All das steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt. Fotos lassen sich nicht an den Auftrag hängen — fotografieren Sie das Instrument, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken es im Auftrag. Was sonst auf den Schein gehört, steht auf der Seite Annahmeschein für die Reparatur.

Auftritt am Freitag? «Dringend» und ein zugesagter Termin: Dringende Aufträge fallen in der Liste sofort auf, überfällige werden rot und landen im Filter «überfällig».

Preisliste: Einstellung, Bünde, Elektrik

Das Verzeichnis «Arbeiten» ist Ihre Preistafel: Einstellservice, Saitenwechsel, Halsstab justieren, Saitenlage und Oktavreinheit, Bünde abrichten und polieren, teilweise und komplette Neubundierung, neuer Sattel, neue Stegeinlage, Steg nachleimen, Deckenriss, Kopfbruch, Tonabnehmer einbauen, Poti und Buchse tauschen, Abschirmung. Jede Arbeit hat einen Standardpreis und bei Bedarf einen eigenen Preis je Art — die Einstellung eines Basses oder die Neubundierung von 24 Bünden ist eine andere Arbeit als an einer Konzertgitarre. Bei der Annahme wählen Sie die Arbeit aus der Liste, sie wird zur Zeile im Kostenvoranschlag; Saiten, Bunddraht oder ein Tonabnehmer aus dem Lager kommen als weitere Zeilen dazu.

Ins Arbeitsprotokoll gehört, was später zählt: Halskrümmung, Saitenlage am 12. Bund, Saitenstärke, was abgerichtet wurde. Kommt der Kunde nach einem halben Jahr und möchte «dasselbe wie damals», bringt die Seriennummer den früheren Auftrag mit allen Angaben. Kommt eine Gitarre mit demselben Problem zurück, hält die Reparaturart «Nachbesserung» sie in den Berichten getrennt.

Große Arbeiten: Freigabe, bevor der Leim fließt

Deckenriss, Kopfbruch, komplette Neubundierung — der Kunde sollte den Preis kennen, bevor Sie anfangen. Der Auftrag wechselt auf «wartet auf Freigabe», der Kostenvoranschlag in Zeilen geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Über den Link sieht er jede Zeile und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Historie. Stellt sich unterwegs heraus, dass auch der Steg nachgeleimt werden muss, kommt eine neue Zeile dazu, und der Voranschlag geht erneut zur Freigabe.

In vielen Werkstätten ist der Kostenvoranschlag für ein älteres Instrument kostenpflichtig, auch wenn der Kunde danach ablehnt. Dafür hinterlegen Sie bei der Geräteart einen Diagnosepreis und stellen die Grundleistung des Auftrags auf «nur Diagnose» — der Betrag steht vom ersten Tag an im Auftrag.

Anzahlung für Bünde und Tonabnehmer

Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben. Die Einstellung wird meist bei Abholung bezahlt; für eine Neubundierung oder einen Satz Tonabnehmer nehmen Sie eine Anzahlung, weil Draht und Teile für genau dieses Instrument gekauft werden. Tragen Sie sie bei der Annahme ein, dann zeigt der Auftrag «erhalten» und «Restbetrag»; bei der Abholung ist der Rest schon vorgeschlagen. Der Filter «unbezahlt» sammelt alles Ausgegebene ohne Zahlung, und in der Kundenkarte steht der offene Betrag über alle Aufträge.

Luftfeuchtigkeit: der Rat auf Papier

Die Hälfte der saisonalen Reparaturen gäbe es nicht, wenn Gitarren richtig gelagert würden. Dafür ist das Feld «Empfehlungen» da: «in der Heizperiode im Koffer mit Befeuchter aufbewahren», «nicht neben die Heizung stellen», «im Frühjahr Halskrümmung prüfen lassen». Die Empfehlungen stehen auf dem Arbeitsnachweis zusammen mit den Positionen, dem Arbeitsprotokoll und dem zu zahlenden Betrag — der Kunde nimmt den Rat schwarz auf weiß mit. Wie der Nachweis aussieht, zeigt die Seite Arbeitsnachweis.

Fertige Instrumente und Lagerfrist

Ist die Gitarre fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht; sie lässt sich erneut senden, höchstens einmal am Tag. Mehr dazu auf der Seite Kunden benachrichtigen. Den Stand der Reparatur kann der Kunde auch selbst im Kundenbereich nachsehen — mit den Zugangsdaten vom Auftragsschein.

Bei jedem fertigen Instrument zählt das Programm die Liegetage. Die kostenlose Lagerfrist legen Sie in den Einstellungen fest; ist sie vorbei, wird der Zähler rot, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt diese Instrumente. Eine Gitarre im weichen Gigbag, die wochenlang an der Wand lehnt, ist nicht nur eine Platzfrage.

Ihre Aufbewahrungsbedingungen — wie lange kostenlos und was danach geschieht — gehören in den Text des Auftragsscheins, den der Kunde unterschreibt. Was Sie mit einem nicht abgeholten Instrument tun dürfen und wann, hängt vom geltenden Recht und von den vereinbarten Bedingungen ab. Das Programm zählt nur die Tage. Das hier ist keine Rechtsberatung — fragen Sie im Zweifel einen Anwalt oder Ihre Innung.

Lager: Saiten, Bunddraht, Sattelrohlinge

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Typisch sind Saitensätze (jede Stärke eine eigene Position), Bunddraht, Sattel- und Stegeinlagenrohlinge, Mechaniken, Tonabnehmer, Potis, Buchsen, Schalter, Gurtpins und Batterien für aktive Elektronik. Was in den Kostenvoranschlag geht, verringert den Bestand automatisch; Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen. Mengen sind ganze Zahlen — Bunddraht führen Sie also in Sätzen pro Hals, nicht in Zentimetern.

Mehrere Hände in der Werkstatt

Arbeiten mehrere Leute an der Werkbank, steht im Auftrag, wer repariert hat, und die Berichte für einen Zeitraum zeigen Ausgaben und Umsatz — gesamt und je Person, mit der Liste der Arbeiten. So sehen Sie, wie viele Einstellungen und Neubundierungen in der Heizperiode durchgelaufen sind und von wem.

Was eine Gitarrenreparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region, Instrument und Zustand: Einstellservice 50–90 €, Saitenwechsel mit Grundeinstellung 20–40 € zuzüglich Saiten, Bünde abrichten und polieren 120–250 €, komplette Neubundierung 300–550 €, neuer Knochensattel 60–120 €, Steg nachleimen 100–200 €, Deckenriss 80–250 €, Kopfbruch 150–400 €, Tonabnehmer einbauen 40–90 € ohne das Teil, Poti oder Buchse tauschen 25–60 €. Ihre Preise legen Sie selbst fest — im Verzeichnis «Arbeiten» und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es nicht gibt

• Fotos, Tonaufnahmen und Dateianhänge am Auftrag;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Lieferanten.

Was es kostet

Ein Preis für die ganze Werkstatt — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie eine Westerngitarre mit Koffer und Kapodaster an, setzen Sie Einstellservice und einen Saitensatz in den Kostenvoranschlag und schicken Sie ihn zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Instrument, mit Seriennummer, Lackzustand und Zubehör auf dem unterschriebenen Schein.
• Preisliste der Arbeiten mit eigenen Preisen für Western-, Konzert-, E-Gitarre und Bass.
• Deckenriss, Bünde, Kopfbruch — Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link.
• Anzahlung und Restbetrag als einzelne Zahlungen.
• Empfehlungen zur Luftfeuchtigkeit auf dem Arbeitsnachweis.
• Fertigmeldung per E-Mail und Telegram, Liegetage für nicht Abgeholtes.
• Saiten, Bunddraht und Tonabnehmer im Lager mit Mindestbestand.
• 20 € im Monat für die ganze Werkstatt.