Software für die Hörgeräte-Reparatur

ServiceCenterSoft ist eine Reparaturverwaltung für Hörgeräte — für die Werkstatt im Hörakustik-Fachgeschäft, für Filialbetriebe und für unabhängige Werkstätten, denen Akustiker ihre Geräte schicken. Annahme mit Seriennummer, Garantiefälle, Einsendungen zum Hersteller, Kleinteile im Lager, Kostenvoranschläge und Fertigmeldungen. Das Programm läuft im Browser, am PC, auf dem Laptop oder dem Handy.

Kleines Gerät, teure Reparatur

Ein Hörgerät ist winzig, die Reparatur selten billig. Hörer oder Mikrofon tauschen, ein gebrochenes Batteriefach, Feuchtigkeit und Cerumen, ein gerissenes Gehäuse, ein Ladegerät, das nicht mehr lädt — manches erledigen Sie selbst, komplexe Fehler und Garantiefälle gehen an den Hersteller und kommen nach Wochen zurück. Der Kunde trägt das Gerät täglich und möchte es schnell wiederhaben, mindestens aber wissen, wo es gerade ist.

Diese Seite handelt nicht von klinischer Technik. Wer Geräte für Kliniken, Zahnarztpraxen und Labore betreut, bei denen der Kunde eine Einrichtung ist und Ausfallzeit die Hauptsorge, findet mehr unter Software für Medizintechnik-Reparatur. Hier geht es um Geräte, die der Träger selbst bringt oder sein Akustiker einschickt.

Was im Alltag schiefgeht

• zwei gleiche Geräte eines Kunden, links und rechts — und bei der Abholung weiß keiner sicher, welches repariert wurde;
• ein Gerät ist zum Hersteller gegangen, und nach einem Monat lässt sich nicht mehr sagen, wann, in welchem Paket und ob es schon zurück ist;
• ob Garantie oder kostenpflichtig, wird erst geklärt, wenn der Kunde an der Theke steht;
• Hörer in der passenden Länge und Dünnschläuche sind genau dann aus, wenn drei Geräte hintereinander kommen;
• ein fertiges Gerät liegt in der Schublade, und der Kunde weiß nichts davon.

Ein Gerät, ein Auftrag

Jedes Hörgerät bekommt einen eigenen Auftrag mit Nummer, Status und Betrag, auch wenn ein Paar kommt. Den ersten Auftrag füllen Sie vollständig aus, den zweiten kopieren Sie: Kunde, Geräteart, Fehler, Zubehör und Notizen werden übernommen, die Seriennummer nicht — jedes Gerät hat seine eigene. Die Seite schreiben Sie am besten gleich ins Modellfeld: «links», «rechts».

Gerätearten legen Sie einmal an: HdO, RIC/Ex-Hörer, IdO, Ladestation. Unter «Zubehör» steht, was dableibt — Etui, Ladegerät, Schirmchen, Schläuche, Cerumenfilter —, unter «Zustand» Risse, Kratzer und Feuchtigkeitsspuren. Beides steht auf dem Auftragsschein, den der Kunde unterschreibt. Fotos lassen sich nicht an den Auftrag hängen; wenn Sie das Gerät fotografieren, bewahren Sie die Bilder selbst auf und vermerken es im Auftrag.

Herstellergarantie oder kostenpflichtig

Seriennummer und Verkaufsdatum werden bei der Annahme erfasst. Am Datum sehen Sie, ob noch Garantie besteht; die Suche nach einem Teil der Seriennummer zeigt, ob das Gerät schon einmal da war und was gemacht wurde. Die Reparaturart — Garantie, kostenpflichtig, nach Garantie, Wiederholung — steht im Auftrag und trennt die Reparaturen in den Berichten.

Sind Sie autorisierter Servicepartner und vergütet der Hersteller Garantiearbeiten nach eigener Liste, hinterlegen Sie eine Garantiepreisliste nach Marke, Kategorie und Gerät; der Preis einer Garantiereparatur wird dann automatisch eingesetzt. Mehr dazu unter Software für ein autorisiertes Servicecenter.

Einsendung zum Hersteller: ein eigener Status

Die Status legen Sie selbst fest. Legen Sie «Beim Hersteller» an und setzen Sie das Häkchen «Als Kachel über der Quittungsliste»: Über der Auftragsliste erscheint eine Kachel mit der Zahl der Geräte, die gerade unterwegs sind, ein Klick zeigt sie alle. Die Sendungsnummer schreiben Sie als Kommentar zum Statuswechsel; sie steht in der Auftragshistorie neben dem Status, mit Datum und Namen.

Sie schicken gesammelt einmal pro Woche ein? Führen Sie einen Status «Versandbereit» und filtern Sie vor der Abholung danach — das ist Ihre Liste für die Sammelsendung. Offen gesagt: Ein eigenes Sammelsendungs-Dokument und Sendungsverfolgung gibt es im Programm nicht; jedes Gerät reist mit seinem eigenen Auftrag. Kommt es zurück, ändern Sie den Status, und die Historie zeigt, wie viele Tage es unterwegs und beim Hersteller war.

Reparatur in der eigenen Werkstatt: Kleinteile im Lager

Das Lager ist ein Bewegungsjournal: Zugang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch im Auftrag als Zeile des Kostenvoranschlags, Rückgabe, Inventur. Typisch sind Hörer in mehreren Längen und Leistungsstufen, Cerumenfilter, Schirmchen, Dünnschläuche, Batteriefächer und Trocknungsmittel. Was in den Kostenvoranschlag geht, verringert den Bestand automatisch; Mindestbestand und die Kachel «geht zur Neige» erinnern ans Nachbestellen. Fehlt ein Teil, wird es aus dem Auftrag bestellt und per E-Mail an den Lieferanten geschickt. Mehr unter Ersatzteilverwaltung.

Für jede Geräteart lässt sich außerdem ein eigener Diagnosepreis hinterlegen; lehnt der Kunde die Reparatur ab, stellen Sie den Auftrag auf «nur Diagnose» um.

Erst der Kostenvoranschlag, dann die Reparatur

Eine Reparatur kann einen spürbaren Teil eines neuen Geräts kosten, deshalb wollen Kunden den Preis vorher kennen. Nach der Prüfung wechselt der Auftrag auf «wartet auf Freigabe», und der Kostenvoranschlag in Zeilen — Hörer tauschen, Reinigung und Trocknung, ein Hörer — geht per E-Mail oder Telegram an den Kunden. Über den Link sieht er jede Zeile und klickt «Einverstanden» oder «Ablehnen»; Antwort und Datum stehen in der Historie.

Ein Auftrag kann mehrere Zahlungen haben: Anzahlung bei der Annahme, Rest bei der Abholung. Der Auftrag zeigt «erhalten» und «Restbetrag», der Filter «unbezahlt» sammelt alles Ausgegebene ohne Zahlung.

Werkstatt für mehrere Akustiker

Schicken Ihnen mehrere Hörakustik-Geschäfte Geräte, legen Sie jedes als Partner an. Der Träger bleibt der Kunde, das Geschäft steht als Partner im Auftrag, und die Auftragsliste lässt sich danach filtern: wie viele Geräte dieses Partners in Arbeit, fertig oder beim Hersteller sind.

Fertig: E-Mail, Telegram und Liegetage

Ist ein Gerät fertig, bekommt der Kunde eine E-Mail oder eine Telegram-Nachricht; sie lässt sich erneut senden, höchstens einmal am Tag. Mehr dazu auf der Seite Kunden benachrichtigen. Oft holen Angehörige das Gerät ab — klären Sie den Kontakt für Nachrichten am besten schon bei der Annahme.

Bei jedem fertigen Gerät zählt das Programm die Liegetage. Die kostenlose Lagerfrist legen Sie in den Einstellungen fest; ist sie vorbei, wird der Zähler rot, und die Kachel «über die Lagerfrist» sammelt diese Geräte.

Personenbezogene Daten und Medizinprodukte

Im Auftrag stehen Name und Telefonnummer des Kunden, manchmal auch Notizen mit Gesundheitsbezug. Erfassen Sie nur, was die Reparatur braucht, und geben Sie Zugriff nur denen, die damit arbeiten — Rechte vergeben Sie je Mitarbeitergruppe. Hörgeräte gelten in vielen Ländern als Medizinprodukte; was bei Wartung und Instandsetzung gilt, hängt vom Land, vom Gerät und von den Vorgaben des Herstellers ab. Das Programm verwaltet Reparaturen und ersetzt diese Vorgaben nicht. Das hier ist keine Rechtsberatung — fragen Sie im Zweifel eine Fachstelle oder Ihren Berufsverband.

Was eine Reparatur üblicherweise kostet

Nur als grobe Orientierung — je nach Region, Marke und Modell: Reinigung und Trocknung 10–40 €, Schlauch oder Schirmchen tauschen 5–20 €, Hörer tauschen 60–180 €, Mikrofon tauschen 60–160 €, Gehäuse oder Batteriefach 30–90 €, kostenpflichtige Herstellerreparatur 150–400 € und mehr. Ihre Preise legen Sie selbst fest — in den Verzeichnissen und in den Zeilen des Kostenvoranschlags.

Was es nicht gibt

• Sammelsendungs-Dokument und Sendungsverfolgung für Einsendungen;
• Fotos und Dateianhänge am Auftrag;
• SMS, eine App und Online-Zahlung durch den Kunden;
• Schnittstellen zu Herstellern und Lieferanten;
• Erinnerungen an regelmäßige Gerätekontrollen.

Was es kostet

Ein Preis für den ganzen Betrieb — ohne Aufschlag für Mitarbeiter oder Filialen, sodass mehrere Fachgeschäfte einer Kette in einem Programm arbeiten können.

Fertige Software reicht nicht — eigene Formulare, Rollen, Berichte oder Abläufe? Wir bauen ein Programm für Sie. So funktioniert es

Ausprobieren ohne Registrierung können Sie in der Demo: Nehmen Sie ein Hörgeräte-Paar mit einem Auftrag und einer Kopie an, setzen Sie eines auf «beim Hersteller» und schicken Sie einen Kostenvoranschlag zur Freigabe.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag pro Gerät, das zweite Gerät des Paars per Kopie ohne Seriennummer.
• Seriennummer, Verkaufsdatum und Reparaturart — Garantie auf einen Blick.
• Eigener Status «Beim Hersteller» als Kachel, Sendungsnummer in der Historie.
• Hörer, Filter und Schläuche im Lager mit Mindestbestand.
• Kostenvoranschlag zur Freigabe per Link, Anzahlung und Restbetrag.
• Fertigmeldung per E-Mail und Telegram, Liegetage für nicht Abgeholtes.
• 20 € im Monat für den ganzen Betrieb.