Программа для мотосервиса

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для мотосервиса. Мотоциклы — от лёгких эндуро до тяжёлых туреров, скутеры и мопеды, квадроциклы и детская мототехника проходят через одну форму приёма, один список ремонтов и один склад. Весной — очередь, в которой видно, кому и на какое число обещано, осенью — консервация и хранение. Программа работает в браузере: за стойкой приёма и с телефона прямо в боксе.

Для кого это

Мотосервис — самый сезонный бизнес среди мастерских. Зимой спокойно: можно перебрать двигатель, который ждал с октября. Но стоит сойти снегу, и мотоциклы выкатывают из гаражей все разом. Сел аккумулятор, карбюратор забит загустевшим бензином, тормозная жидкость тёмная, цепь рыжая. К середине апреля во дворе тридцать мотоциклов, и каждый владелец уверен, что его — на пять минут.

Знакомые ситуации:

• пятерым обещали «к выходным», а кто был первым — выясняется по тому, кто громче звонит;
• мотоцикл сдали с двумя ключами, на выдаче ключ один, а записи нет;
• деталь под редкую модель заказали и оплатили поставщику, а клиент передумал;
• мотоцикл у вас уже третью весну, но когда меняли цепь и на каком пробеге — непонятно;
• масляных фильтров под ходовую модель нет как раз в день, когда очередь стоит на ТО.

Приём: номер рамы, госномер, пробег

Для каждого типа техники заведите свой вид аппарата — «Мотоцикл», «Скутер», «Квадроцикл» — со своей ценой диагностики и своим набором работ. Номер рамы или VIN пишите в серийный номер, госномер — в «Код продукта». Расширенный поиск в режиме «аппарат» найдёт технику по любому из них, даже по части номера, и покажет всю историю ремонтов.

Отдельного поля пробега в программе нет. Показания одометра записывают при приёме в «Примечания мастеру»: «18 450 км, полбака, зимовал в гараже». Клиент это поле не видит, а поиск в режиме «текст» найдёт запись и через год.

«Комплектность» заполняется при клиенте и печатается в квитанции под подпись: «ключи — 2, брелок сигнализации, кофр, без левого зеркала». В «Внешний вид» — царапины на баке, трещины пластика, погнутый рычаг, следы падения на крышке генератора. Оставил клиент шлем или экипировку — тоже туда.

Весенняя очередь под контролем

У каждой квитанции есть обещанная дата. Прошла — строка краснеет, отбор «просрочены» собирает такие ремонты вместе. Отметка «Срочный ремонт» нужна курьеру на скутере, который без техники не зарабатывает: она видна в списке сразу, а плашка над списком показывает, сколько срочных сейчас.

Статусы — справочник. К стартовым («Диагностика», «Ожидание деталей», «Ожидание согласования», «Готов») добавьте свои с цветом: «Обкатка» — для мотоцикла, который после ремонта должен проехать круг, «Ждёт резину», «Расконсервация». Плашки над списком покажут, сколько техники стоит на каждом шаге.

Мотоцикл, который был у вас прошлой весной, заново не оформляют: квитанцию копируют с прошлогодней — клиент, вид аппарата, модель и примечания переносятся, номер рамы вписывается. Вернулся после вашего ремонта с той же бедой — вид ремонта «Повторный», предыдущая квитанция рядом.

ТО по пробегу и смета на согласование

Работы заводятся в справочнике «Работы» с ценой для вида аппарата: «ТО скутера», «Малое ТО», «Регулировка клапанов», «Замена цепи и звёзд», «Замена сальников вилки». В смету работа идёт строкой, детали — строками со склада. Что сделано и на каком пробеге, мастер пишет в журнал работ: «масло, фильтр, свечи, тормозная жидкость; 18 450 км».

Следующее ТО — в «Рекомендации клиенту»: «замена масла — на 24 000 км или весной; цепь на пределе, проверить натяг через 500 км». Рекомендации печатаются в акте. Напоминаний о ТО программа не шлёт — пробег она не считает, поэтому срок клиент видит в акте, а вы — в истории мотоцикла.

Когда диагностика показала больше планового ТО — люфт шатуна, задиры в цилиндре, съеденный вариатор скутера, порванные пыльники ШРУСов квадроцикла, — найденное идёт в журнал работ, квитанция — в «Ожидание согласования», а смета строками уходит клиенту письмом или в Telegram. По ссылке клиент видит каждую строку и нажимает «Согласен» или «Отказываюсь», ответ с датой остаётся в истории. Не стоит ремонтировать — «Отказ от ремонта» или «Ремонту не подлежит» закрывают квитанцию.

Запчасти под заказ — с предоплатой

Склад под все модели не соберёшь: мотоциклов сотни, часть деталей едет из-за границы неделями. Деталь заказывают прямо из квитанции — заявка уходит поставщику письмом, квитанция стоит в «Ожидании деталей», и видно, какой именно мотоцикл ждёт. Пришла — оприходовали и добавили в смету.

Чтобы не остаться с дорогой деталью на руках, берите предоплату: оплат по квитанции может быть несколько — аванс при заказе и остаток на выдаче, программа показывает, сколько осталось доплатить. Принёс клиент деталь сам — в смету идёт только работа, а в журнале работ отмечаете, что деталь клиента.

На складе держат ходовое: масляные и воздушные фильтры, свечи, тормозные колодки, цепи и звёзды, сальники вилки, лампы, ремни и ролики вариатора. Склад — журнал движения: приход с ценой закупки и поставщиком, списание строкой сметы, возврат, инвентаризация. Минимальный остаток и плашка «заканчиваются» напомнят о закупке ещё в феврале. Количество целое — масло считайте бутылками. Подробнее — учёт запчастей.

Зимнее хранение

Осенью многие мотосервисы берут технику на зиму: консервация, аккумулятор на зарядке, давление в шинах. Отдельного модуля хранения нет — делают тем, что есть: свой статус «Зимнее хранение» с плашкой над списком и работа «Хранение, месяц» строкой сметы с количеством месяцев. Часть клиент платит осенью, остаток — весной. Как то же самое устроено для лодочных моторов, рассказано на странице ремонт лодочных моторов.

Курьеры, прокат, мотосалоны

Служба доставки на скутерах или прокат квадроциклов — клиент с полем «Компания»: все ремонты и долг в одной карточке, кто бы ни пригнал технику. Отбор «без оплаты» собирает выданное, но не оплаченное. Пять одинаковых скутеров на ТО — первую квитанцию заполняете целиком, остальные копируете. Мотосалон, который передаёт вам предпродажную и гарантийную технику, ставите партнёром — список ремонтов отбирается по нему.

Сезонных механиков назначают исполнителями строк сметы; по коэффициенту каждого отчёты считают его долю. Акт печатается на каждую квитанцию: смета таблицей, журнал работ, рекомендации, сумма.

О готовности клиент узнаёт письмом или в Telegram. У готового мотоцикла виден счётчик дней; прошёл бесплатный срок — счётчик краснеет. Весной это важно: место во дворе нужно под новую очередь.

Велосипеды и электровелосипеды — на странице программа для веломастерской, электросамокаты — ремонт электросамокатов.

О правилах

Программа ведёт учёт ремонтов. Регистрация, техосмотр и требования к мототехнике зависят от страны. Тормоза, шины и рулевое после ремонта проверяйте по правилам своей мастерской — программа этого не делает. Отработанное масло и технические жидкости сдавайте по местным правилам.

Сколько обычно стоит ремонт

Ориентир, а не прайс — всё зависит от города, модели и состояния: диагностика — 300–800 ₴, ТО скутера — 800–1 800 ₴, малое ТО мотоцикла — 1 200–3 000 ₴ без материалов, регулировка клапанов — 1 500–5 000 ₴, замена цепи и звёзд — 600–1 500 ₴ за работу, сальники вилки — 1 200–3 000 ₴, чистка и синхронизация карбюраторов — 800–3 500 ₴, шиномонтаж — 300–800 ₴ за колесо. Хранение — по вашему прайсу. Свои цены вы задаёте сами — в видах аппаратов, справочнике «Работы» и строках сметы.

Чего здесь нет

• поля пробега и напоминаний о ТО по пробегу или дате;
• онлайн-записи и календаря боксов;
• подключения к диагностическим сканерам;
• фото и файлов в квитанции;
• SMS, мобильного приложения, онлайн-оплаты клиентом;
• интеграций с поставщиками и каталогов деталей, отдельного модуля хранения.

Сколько это стоит

Одна цена за всю мастерскую — без доплаты за сотрудников и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите мотоцикл, запишите пробег в примечания, добавьте ТО из справочника работ и отправьте смету на согласование.

Коротко

• Номер рамы — в серийном, госномер — в коде продукта, пробег — в примечаниях.
• Весенняя очередь: обещанные даты, просроченные и срочные — на виду.
• ТО из справочника работ, следующая замена — в рекомендациях в акте.
• Дорогой ремонт — через смету на согласование ссылкой.
• Детали под заказ — заявкой поставщику и с предоплатой.
• Курьеры и прокат — компания, копии квитанций, долг; мотосалон — партнёр.
• 20 € в месяц за всю мастерскую.