Програма для мотосервісу

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для мотосервісу: мотоцикли від легких «двохсотих» до туристичних, скутери й мопеди, квадроцикли, мотоцикли для ендуро й дитяча мототехніка. Приймання з пробігом і комплектністю, весняна черга, де видно, кому що обіцяно, ТО з довідника робіт, кошторис на погодження, деталі під замовлення й зимове зберігання. Працює в браузері — на комп’ютері біля стійки приймання й на телефоні просто в боксі.

Кому це і що болить

Мотосервіс живе сезоном сильніше за будь-яку іншу майстерню. З листопада по лютий — кілька мотоциклів на переборку двигуна і тиша. У березні, з першим сухим асфальтом, усі одночасно викочують техніку з гаражів: акумулятор сів, карбюратор забився старим бензином, гальмівна рідина потемніла, ланцюг заіржавів. За два тижні у дворі стоїть тридцять мотоциклів, і кожен власник хоче виїхати «на ці вихідні».

Що зазвичай іде не так:

• у квітні половині клієнтів пообіцяли «до суботи», а хто справді перший — з’ясовують за кількістю дзвінків;
• мотоцикл здали «з двома ключами й кофром», а на видачі ключ один — і ніде не записано, скільки їх було;
• деталь під рідкісну модель замовили, клієнт передумав, а гроші за неї вже віддані постачальникові;
• той самий мотоцикл щовесни у вас, але коли міняли ланцюг і на якому пробігу — ніхто не пам’ятає;
• масляних фільтрів під ходову модель немає саме тоді, коли черга стоїть на ТО.

Приймання: пробіг, номер рами, ключі

У квитанції — вид апарата, модель, серійний номер, дата продажу. Вид апарата заведіть для кожного типу техніки окремо — «Мотоцикл», «Скутер», «Квадроцикл» — зі своєю ціною діагностики й своїм набором робіт. У серійний номер пишіть номер рами чи VIN, у поле «Код продукту» — державний номер. Розширений пошук у режимі «апарат» знайде мотоцикл і за номером рами, і за держномером, навіть за частиною, — разом з усією історією ремонтів.

Окремого поля для пробігу немає. Показання одометра пишуть у «Примітки майстру» при прийманні: «18 450 км, бак наполовину, стояв зиму в гаражі». Клієнт цього поля не бачить, а розширений пошук у режимі «текст» знайде запис і наступного сезону.

«Комплектність» заповнюєте при клієнті, і вона друкується в квитанції під підпис: «ключі — 2, брелок сигналізації, кофр, без дзеркала зліва». У «Зовнішньому вигляді» — подряпини на баку, тріщини пластику, погнутий важіль, сліди падіння на кришці генератора. Шолом і екіпірування, якщо клієнт залишає їх у вас, — теж сюди.

Весняний вал: кожен мотоцикл зі своєю датою

Кожна квитанція має обіцяну дату. Минула — рядок червоніє, відбір «прострочені» збирає такі ремонти разом. Позначка «Терміновий ремонт» — для кур’єра на скутері, у якого без техніки немає заробітку, — видна в списку одразу, а плашка над списком показує, скільки термінових зараз.

Статуси — довідник. До стартових («Діагностика», «Очікування деталей», «Очікування погодження», «Готовий») додайте свої з власним кольором: «Перевірка ходом» — для мотоцикла, який після ремонту має проїхати коло, «Чекає шин», «Розконсервація». Плашка над списком покаже, скільки техніки стоїть на кожному кроці.

Мотоцикл, що вже був у вас торік, не треба оформлювати заново: квитанцію копіюєте з минулорічної — клієнт, вид апарата, модель і примітки переносяться, номер рами вписуєте. Повернувся після вашого ремонту з тією самою бідою — вид ремонту «Повторний», і попередня квитанція поруч.

ТО за пробігом і ремонт через кошторис

ТО заводите в довіднику «Роботи» з ціною для свого виду апарата: «ТО скутера», «Мале ТО мотоцикла», «Регулювання клапанів», «Заміна ланцюга й зірок», «Заміна сальників вилки». У кошторис робота додається рядком, деталі — рядками зі складу. Що саме зроблено й на якому пробігу, пишете в журнал робіт: «масло, фільтр, свічки, гальмівна рідина; 18 450 км».

Наступне ТО записуєте в «Рекомендації клієнтові»: «наступна заміна масла — 24 000 км або навесні; ланцюг на межі, змастити й перевірити натяг через 500 км». Рекомендації друкуються в акті, і клієнт забирає їх разом із мотоциклом. Нагадувань про ТО за пробігом чи датою програма не надсилає — пробіг вона не рахує, тож дату й кілометри клієнт бачить в акті, а ви — в історії мотоцикла.

Якщо діагностика показала більше, ніж планове ТО, — знос шатуна, задири в циліндрі, «з’їдений» вариатор скутера, пробиті пильовики ШРУСів квадроцикла, — пишете в журнал робіт, що знайдено, квитанція переходить в «Очікування погодження», а кошторис рядками — деталі, робота — іде клієнтові листом або в Telegram. За посиланням клієнт бачить кожен рядок і натискає «Згоден» чи «Відмовляюсь»; відповідь із датою лягає в історію. Не варто ремонтувати — «Відмова від ремонту» чи «Ремонту не підлягає» закривають квитанцію.

Запчастини під замовлення й передоплата

Під мотоцикли деталей «на всі випадки» не накупиш: моделей сотні, частину везуть із-за кордону тижнями. Деталь замовляєте прямо з квитанції — заявка йде постачальникові листом, квитанція стоїть в «Очікуванні деталей», і видно, який саме мотоцикл чекає. Прийшла — оприбуткували й додали в кошторис.

Щоб не лишитися з дорогою деталлю, коли клієнт передумав, беріть передоплату. Оплат за квитанцією може бути кілька: аванс за деталь при замовленні, решта на видачі; програма показує, скільки лишилося доплатити. Клієнт приніс деталь сам — у кошторис іде лише робота, а в журналі робіт пишете, що деталь клієнта.

На складі — ходове: масляні й повітряні фільтри, свічки, гальмівні колодки, ланцюги й зірки, сальники вилки, лампи, ремені й ролики вариатора для скутерів. Склад — журнал руху: прихід із ціною закупівлі й постачальником, списання в ремонт рядком кошторису, повернення, інвентаризація. Мінімальний залишок і плашка «закінчуються» підкажуть замовити фільтри ще в лютому. Кількість — ціла, тож масло рахуйте пляшками. Докладніше — облік запчастин.

Зимове зберігання без окремого модуля

Багато мотосервісів восени беруть техніку на зимівлю: консервація, акумулятор на підзарядці, тиск у шинах. Окремого модуля зберігання в програмі немає, тож зимівлю роблять тим, що є: свій статус «Зимове зберігання» з плашкою над списком і робота «Зберігання, місяць» у довіднику — рядком кошторису з кількістю місяців. Частину клієнт платить восени, решту — навесні. Як те саме влаштовано для човнових моторів, описано на сторінці ремонт човнових моторів.

Кур’єри, прокат, дилери

Служба доставки на скутерах чи прокат квадроциклів — один клієнт із полем «Компанія», хто б не пригнав техніку. У картці видно всі ремонти й борг за квитанціями, відбір «без оплати» збирає видане, але не оплачене. Привезли п’ять однакових скутерів на ТО — першу квитанцію оформлюєте повністю, решту копіюєте. Мотосалон, що передає вам гарантійну й передпродажну техніку, ставите партнером — список ремонтів відбирається за ним.

Механіків, яких берете на сезон, ставите виконавцями рядків кошторису; за коефіцієнтом кожного звіти рахують його частку. Акт — на кожну квитанцію: кошторис таблицею, журнал робіт, рекомендації й сума.

Мотоцикл готовий — клієнт отримує лист або повідомлення в Telegram. Біля кожного готового видно, скільки днів він стоїть; минув безкоштовний строк — лічильник червоніє. Навесні це важливо: місце у дворі потрібне під нову чергу.

Велосипеди й електровелосипеди — на сторінці програма для веломайстерні, електросамокати — ремонт електросамокатів.

Про правила

Програма веде облік ремонтів. Реєстрація, технічний огляд і вимоги до мототехніки залежать від країни. Гальма, шини й рульове після ремонту перевіряйте за власними правилами майстерні — програма цього не робить. Відпрацьоване масло й технічні рідини здавайте за місцевими правилами.

Скільки зазвичай коштує ремонт

Лише для орієнтиру — ціни залежать від міста, моделі й стану: діагностика — 300–800 ₴, ТО скутера — 800–1 800 ₴, мале ТО мотоцикла — 1 200–3 000 ₴ без матеріалів, регулювання клапанів — 1 500–5 000 ₴, заміна ланцюга й зірок — 600–1 500 ₴ за роботу, сальники вилки — 1 200–3 000 ₴, чистка й синхронізація карбюраторів — 800–3 500 ₴, шиномонтаж — 300–800 ₴ за колесо. Зберігання — за вашим прайсом. Свої ціни ви задаєте самі: у видах апаратів, у довіднику «Роботи» й рядками кошторису.

Чого тут немає

• окремого поля пробігу й нагадувань про ТО за пробігом чи датою;
• онлайн-запису й календаря боксів;
• підключення до діагностичних сканерів;
• фото й файлів до квитанції — знімки при прийманні тримайте в себе;
• SMS, мобільного застосунку й онлайн-оплати клієнтом;
• інтеграцій із постачальниками й каталогів деталей, окремого модуля зберігання.

Скільки це коштує

Одна ціна за всю майстерню — без доплати за працівників і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,60 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: прийміть мотоцикл, запишіть пробіг у примітки, додайте ТО з довідника робіт і надішліть кошторис на погодження.

Коротко

• Номер рами — у серійному, держномер — у коді продукту, пробіг — у примітках.
• Весняна черга: обіцяні дати, прострочені й термінові — на виду.
• ТО з довідника робіт, наступна заміна — в рекомендаціях в акті.
• Дорогий ремонт — через кошторис на погодження посиланням.
• Деталі під замовлення — заявкою постачальникові, з передоплатою.
• Кур’єри й прокат — компанія, копії квитанцій, борг; мотосалон — партнер.
• 20 € на місяць за всю майстерню.