Програма для ремонту медичної техніки

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для майстерні, яка ремонтує медичну техніку: стоматологічні наконечники й компресори, концентратори кисню, прості апарати ЕКГ і УЗД, лабораторні центрифуги, а також побутові тонометри, інгалятори й глюкометри. Приймання з серійним номером, історія кожного апарата, кошторис на погодження, акт виконаних робіт для клініки, строки, які видно в списку. Працює в браузері — на комп’ютері в майстерні й на телефоні на виїзді.

Кому це і що болить

Більшість клієнтів такої майстерні — не люди з вулиці, а організації: приватна клініка, стоматологія на два крісла, лабораторія, аптека, яка приймає тонометри на гарантію. Поруч — звичайні люди з інгалятором для дитини чи концентратором кисню для літнього батька. Обидві групи чекають одного: щоб апарат повернувся вчасно, а в документах усе було зрозуміло.

Що зазвичай іде не так:

• стоматологія привезла три наконечники, а через місяць ніхто не пам’ятає, який із них уже ремонтували і що міняли;
• клініка просить акт для свого обліку, а дані доводиться збирати з блокнота, переписки й пам’яті майстра;
• ціну назвали по телефону адміністраторові, а платить потім інша людина, яка про цю розмову не чула;
• концентратор чекає деталь третій тиждень, а ви дізнаєтеся про це від роздратованого клієнта.

Клієнт — компанія, а не тільки прізвище

У картці клієнта є поле «Компанія». Апарати від клініки привозять різні люди — водій, медсестра, сам лікар, — а клієнт у програмі один. Назва компанії друкується в квитанції й акті поруч з ім’ям, а пошук у списку ремонтів знаходить усі апарати клініки за її назвою.

У картці клієнта — усі його ремонти, загальна сума й борг. Організації часто платять не на місці, а пізніше, переказом: оплат за квитанцією може бути кілька, програма показує, скільки лишилося доплатити, а відбір «без оплати» збирає видані, але не оплачені ремонти.

Рахунку на оплату програма не виписує: друкуються квитанція про приймання й акт виконаних робіт.

Серійний номер і історія апарата

Медична техніка в клініці служить роками, і той самий апарат повертається до вас знову. Тому серійний номер — окреме поле в квитанції, а пошук знаходить ремонт навіть за частиною номера. Ввели номер — бачите всі попередні квитанції: коли апарат був у вас, що з ним робили, які деталі ставили, що радили.

При прийманні в «Зовнішньому вигляді» й «Комплектності» записують, у якому стані апарат і з чим прийшов: маска й трубки інгалятора, манжета тонометра, блок живлення, педаль. Якщо техніку передають після обробки, про це теж варто написати в примітках — така домовленість із клієнтом лишається в квитанції, а не в пам’яті.

Привезли п’ять однакових тонометрів з аптеки — першу квитанцію оформлюєте повністю, решту копіюєте: клієнт, вид апарата, несправність і примітки переносяться, серійний номер вписуєте для кожного свій.

Кошторис — на погодження тому, хто вирішує

У клініці про ремонт домовляється одна людина, а гроші погоджує інша. Після діагностики майстер пише в журнал робіт, що знайшов, і складає кошторис рядками: роботи й деталі з кількістю й ціною. Кнопкою з картки кошторис іде клієнтові листом або в Telegram. За посиланням видно кожен рядок і суму, є кнопки «Згоден» і «Відмовляюсь» та поле для коментаря. Відповідь із датою лягає в історію квитанції.

Якщо ремонт не має сенсу — плату не знайти або вона коштує як новий апарат, — для цього є статуси «Відмова від ремонту» й «Ремонту не підлягає». Квитанція закривається, а причина лишається в журналі.

Акт виконаних робіт для клініки

Для організації акт — звичайний документ обліку. У стандартному акті програми — клієнт із назвою компанії, апарат, модель і серійний номер, кошторис таблицею (що зроблено, кількість, ціна, сума), журнал робіт, рекомендації й сума до сплати після всіх оплат. Форму акта ви правите самі: шапка з логотипом і реквізитами, свої умови гарантії. Докладніше — акт виконаних робіт.

Поле «Рекомендації» корисне саме тут: «замінити фільтр через N місяців», «не вмикати без води в зволожувачі». Що написали — друкується в акті й лишається в історії апарата.

Строки й деталі

Стоматологія без наконечника працює на одне крісло менше, а лабораторія без центрифуги просто стоїть. Кожна квитанція має обіцяну дату. Минула — рядок червоніє, відбір «прострочені» збирає такі ремонти разом, а позначка «терміново» видна в списку одразу.

Підшипники турбін, мембрани компресорів, датчики й плати часто замовляють під модель. Заявка на деталь створюється з квитанції й іде постачальнику листом, квитанція стоїть у статусі «Очікування деталей», а перенос обіцяної дати лишається в історії з датою. Склад — журнал руху: прихід із ціною, списання рядком кошторису, мінімальний залишок і плашка «закінчуються». Докладніше — облік запчастин.

Готовий апарат — клієнт отримує лист або повідомлення в Telegram (підписка за QR-кодом у квитанції). Докладніше — сповіщення клієнтів. Якщо ви авторизований сервіс виробника, гарантійні ремонти рахуються за його прайсом — про це сторінка авторизований сервіс.

Про вимоги до медичних виробів — чесно

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів, а не система управління медичним обладнанням. Вона не веде графік планового обслуговування, не нагадує про технічне обслуговування чи повірку, не веде журнали за нормативами й не підтверджує відповідність жодним вимогам. Які вимоги до обслуговування й документів діють для конкретного виробу, залежить від країни й типу виробу — уточнюйте у фахівця.

Скільки зазвичай коштує ремонт

Лише для орієнтиру, ціни сильно залежать від міста, моделі й деталей: тонометр — 300–700 ₴, компресорний інгалятор — 400–1 200 ₴, заміна підшипників турбінного наконечника — 1 200–3 500 ₴, ремонт компресора стоматологічної установки — 2 000–8 000 ₴, концентратор кисню — 1 500–6 000 ₴, простий апарат ЕКГ — 1 500–5 000 ₴ з деталями. Свої ціни ви задаєте самі: у видах апаратів і рядками кошторису.

Чого тут немає

• нагадувань про планове ТО й повірку, графіка обслуговування, окремого обліку парку апаратів клієнта;
• рахунку на оплату — тільки квитанція й акт;
• фото й файлів до квитанції, SMS, мобільного застосунку, онлайн-оплати клієнтом;
• штрихкодів і зв’язку з каталогами постачальників.

Скільки це коштує

Одна ціна за всю майстерню — без доплати за працівників і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,30 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: прийміть апарат із серійним номером, складіть кошторис і роздрукуйте акт.

Коротко

• Клієнт-клініка з полем «Компанія» — у документах і в пошуку.
• Історія кожного апарата за серійним номером.
• Кошторис на погодження посиланням і акт із кошторисом, журналом і рекомендаціями.
• Обіцяні строки, прострочені й термінові — в одному списку.
• Кілька оплат і борг клієнта.
• Облік ремонтів, а не система відповідності нормам.
• 20 € на місяць за всю майстерню.