Программа для ремонта слуховых аппаратов

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для тех, кто чинит слуховые аппараты: сервиса при центре слухопротезирования, сети таких центров или отдельной мастерской, которой центры отдают аппараты в ремонт. Квитанция с серийным номером, гарантийные случаи, отправка производителю и возврат, мелкие детали на складе, смета и уведомление о готовности. Открывается в браузере — на компьютере, ноутбуке или телефоне.

Мелкий ремонт, который стоит дорого

Слуховой аппарат помещается на ладони, но его ремонт редко бывает дешёвым. Замена ресивера, микрофона, батарейного отсека, чистка от влаги и серы, трещина в корпусе, неисправная зарядная станция — часть этого делают на месте, а сложное и гарантийное уходит на завод и возвращается через недели. Аппарат при этом — вещь личная: человек носит его каждый день и ждёт обратно как можно скорее.

Эта страница — не про клиническое оборудование. Если вы обслуживаете технику больниц, стоматологий и лабораторий, где клиент — учреждение, а главное — простой аппарата, смотрите программу для ремонта медицинской техники. Здесь — про аппараты, которые приносит сам владелец или его центр слуха.

Знакомые ситуации

• у клиента два одинаковых аппарата, правый и левый, и на выдаче никто не уверен, какой из них чинили;
• аппарат уехал производителю, а через месяц не найти, когда, с какой посылкой и вернулся ли он;
• гарантия или платный ремонт — выясняется только на выдаче;
• ресиверы нужной длины и трубки кончились как раз тогда, когда пришли три аппарата подряд;
• готовый аппарат лежит в ящике, а владелец не знает, что можно забирать.

Учёт ремонта слуховых аппаратов: аппарат — квитанция

У каждого аппарата своя квитанция — номер, статус, сумма. Принесли пару — первую квитанцию заполняете целиком, вторую копируете: клиент, вид, неисправность, комплектность и примечания переносятся, серийный номер — нет, он у каждого аппарата свой. Сторону удобно писать прямо в модели: «правый», «левый».

Виды аппаратов заводятся один раз: «заушный», «с ресивером в канале», «внутриушной», «зарядная станция». В «Комплектность» при клиенте пишете, что оставили: футляр, зарядку, насадки, трубки, фильтры. Во «Внешний вид» — трещины, потёртости, следы влаги. Всё это печатается в квитанции под подпись клиента. Фото к квитанции прикрепить нельзя — снимки храните у себя и отметьте в описании, что они есть.

Гарантийный или платный — видно сразу

При приёме записываются серийный номер и дата продажи. По дате понятно, действует ли гарантия, а поиск по части серийного номера покажет, был ли аппарат у вас раньше и что с ним делали. Вид ремонта — «Гарантийный», «Платный», «Послегарантийный», «Повторный» — ставится в квитанции и разделяет ремонты в отчётах.

Авторизованный сервис бренда может завести гарантийный прайс «бренд × категория × аппарат»: при гарантийном виде ремонта стоимость берётся из него сама. Подробнее — программа для авторизованного сервисного центра.

На заводе: свой статус и номер посылки в истории

Справочник статусов вы правите сами. Добавьте «Отправлен производителю» и отметьте галочкой «Плашкой над списком квитанций» — над списком ремонтов появится плашка с числом аппаратов, которые сейчас на заводе; клик — и они все перед вами. Номер отправления пишется комментарием к смене статуса и остаётся в истории квитанции рядом со статусом, с датой и фамилией.

Отправляете партией раз в неделю? Держите статус «Готовится к отправке» и перед посылкой отберите квитанции по нему — это и есть список партии. Отдельного документа партии и отслеживания посылок в программе нет: каждый аппарат едет своей квитанцией. Вернулся — меняете статус, и по истории видно, сколько дней он провёл в дороге и на заводе.

Что чинят на месте: склад мелочей

Склад — журнал движения: приход с ценой закупки и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, возврат, инвентаризация. Обычно держат ресиверы разной длины и мощности, микрофонные фильтры, насадки, тонкие трубки, батарейные отсеки, средства для сушки. Деталь ушла в смету — остаток уменьшился сам; минимальный остаток и плашка «заканчиваются» напомнят о закупке. Нет нужной детали — заявка из квитанции уходит поставщику письмом. Подробнее — учёт запчастей.

Смета до ремонта, а не сюрприз на выдаче

Ремонт может стоить заметную часть нового аппарата, поэтому цену лучше согласовать заранее. У вида аппарата в справочнике задаётся своя цена диагностики, а если клиент откажется от ремонта, базу квитанции переключают на «только диагностика». После диагностики — статус «Ожидание согласования» и смета строками клиенту письмом или в Telegram. По ссылке он видит каждую строку и нажимает «Согласен» или «Отказываюсь»; ответ с датой ложится в историю.

Оплат по квитанции может быть несколько — предоплата при приёме, остаток на выдаче. В карточке видно «получено» и «к доплате», отбор «без оплаты» собирает выданное, но не оплаченное.

Мастерская для нескольких центров

Если аппараты вам сдают несколько центров слуха, каждый заводится партнёром. Владелец аппарата — клиент, центр — партнёр в квитанции, и список ремонтов отбирается по нему: сколько аппаратов этого центра в работе, сколько готово и сколько на заводе.

Готов: письмо, Telegram и счётчик дней

Аппарат готов — владелец получает письмо или сообщение в Telegram; повторно его можно отправить не чаще раза в день. Настройка — на странице уведомления клиентов. Аппараты часто забирают родственники, так что контакт для уведомлений лучше уточнить ещё при приёме.

У каждого готового аппарата виден счётчик: сколько дней он лежит. Бесплатный срок хранения задаётся в настройках; прошёл — счётчик краснеет, а плашка «лежат дольше срока» собирает такие аппараты вместе.

Персональные данные и медизделия

В квитанции — имя и телефон клиента, иногда заметки, касающиеся здоровья. Записывайте только то, что нужно для ремонта, а доступ к программе давайте тем, кто с ней работает: права настраиваются для каждой группы сотрудников. Слуховые аппараты во многих странах относятся к медицинским изделиям, и требования к их обслуживанию зависят от страны, типа аппарата и условий производителя. Программа ведёт учёт ремонтов и эти требования не заменяет; в сомнительных случаях лучше спросить специалиста.

Сколько обычно стоит ремонт

Ориентир, а не прайс — всё зависит от города, бренда и модели: чистка и сушка — 200–600 ₴, замена трубки или насадки — 100–300 ₴, замена ресивера — 1 200–3 500 ₴, замена микрофона — 1 000–3 000 ₴, ремонт корпуса или батарейного отсека — 500–1 500 ₴, платный ремонт на заводе — 3 000–10 000 ₴ и выше. Свои цены задаёте сами — в справочниках и строках сметы.

Чего здесь нет

• документа партии и отслеживания посылок на завод;
• фото и файлов в квитанции;
• SMS, мобильного приложения, онлайн-оплаты клиентом;
• интеграций с производителями и поставщиками;
• напоминаний о плановом обслуживании аппарата.

Сколько это стоит

Одна цена за весь сервис — без доплаты за сотрудников и филиалы: несколько центров сети работают в одной программе.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации можно в демонстрации: примите пару аппаратов квитанцией и копией, переведите один в статус «на заводе» и отправьте смету на согласование.

Коротко

• Аппарат — квитанция, второй аппарат пары — копией без серийного номера.
• Серийный номер, дата продажи и вид ремонта — гарантия видна сразу.
• Свой статус «Отправлен производителю» с плашкой и номером посылки в истории.
• Ресиверы, фильтры и трубки на складе с минимальным остатком.
• Смета на согласование ссылкой, предоплата и доплата.
• «Готово» письмом и в Telegram, счётчик дней хранения.
• 20 € в месяц за весь сервис.