Програма для ремонту слухових апаратів

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для сервісу слухових апаратів: при центрі слухопротезування, при мережі таких центрів або окремої майстерні, куди центри здають апарати. Приймання з серійним номером, гарантія виробника, відправка на завод і повернення, дрібні деталі на складі, кошторис і повідомлення клієнтові. Працює в браузері — на комп’ютері в кабінеті, ноутбуці чи телефоні.

Кому ця сторінка — і чим вона не є

Слуховий апарат — річ маленька, особиста й недешева. Ремонт зазвичай теж дрібний за обсягом і дорогий за ціною: замінити ресивер, мікрофон, батарейний відсік, почистити від вологи й сірки, полагодити корпус чи зарядну станцію. Частину робіт роблять на місці, а складний ремонт і гарантійні випадки їдуть до виробника.

Якщо ж ви обслуговуєте клінічну техніку — апарати для лікарень, стоматологій, лабораторій, де клієнт — установа, а головне питання — простій обладнання, — вам ближча сторінка програма для ремонту медичної техніки. Тут мова про апарати, які людина носить щодня й приносить сама або через свій центр слуху.

Що зазвичай іде не так

• два однакові апарати одного клієнта — правий і лівий — і на видачі ніхто не певен, котрий із них ремонтували;
• апарат поїхав на завод, а через місяць ніхто не скаже, коли саме, з якою посилкою і чи він уже повернувся;
• гарантійний чи платний — з’ясовують аж на видачі, коли клієнт уже чекає;
• ресивери потрібної довжини й трубки закінчились саме тоді, коли прийшли три апарати поспіль;
• готовий апарат лежить у шухляді, а клієнт про це не знає.

Приймання: один апарат — одна квитанція

Кожен апарат отримує свою квитанцію з номером, статусом і сумою — навіть якщо прийшла пара. Першу квитанцію заповнюєте повністю, другу копіюєте: клієнт, вид апарата, несправність, комплектність і примітки переносяться, а серійний номер — ні, бо в кожного апарата він свій. У полі моделі зручно одразу писати бік — «правий», «лівий».

Види апаратів заводите один раз у довіднику: «завушний», «з ресивером у каналі», «внутрішньовушний», «зарядна станція». У «Комплектність» при клієнті записуєте, що залишили: футляр, зарядний пристрій, насадки, трубки, фільтри. У «Зовнішній вигляд» — тріщини корпусу, потертості, сліди вологи. Усе це друкується в квитанції, яку клієнт підписує. Фото до квитанції прикріпити не можна — якщо фотографуєте апарат, зберігайте знімки в себе й зазначте в описі, що фото є.

Гарантія виробника чи платний ремонт

Серійний номер і дата продажу записуються при прийманні. За датою видно, чи діє гарантія, а пошук за частиною серійного номера покаже, чи був цей апарат у вас раніше і що з ним робили. Вид ремонту — «Гарантійний», «Платний», «Післягарантійний», «Повторний» — ставиться в квитанції й потім розділяє ремонти у звітах.

Якщо ви авторизований сервіс бренду і гарантійні роботи оплачує виробник за своїм прайсом, ціни можна завести в гарантійний прайс «бренд × категорія × апарат» — тоді вартість гарантійного ремонту підставляється сама. Докладніше — на сторінці програма для авторизованого сервісного центру.

Відправка на завод — окремим статусом

Статуси в програмі ви налаштовуєте самі. Заведіть статус «Відправлено виробнику» і позначте його галочкою «Плашкою над списком квитанцій» — над списком ремонтів з’явиться плашка з кількістю апаратів, які зараз на заводі, і одним натисканням ви побачите їх усіх. Номер відправлення чи накладної пишете коментарем до зміни статусу: він стоїть в історії квитанції поруч зі статусом, з датою й прізвищем.

Відправляєте партіями, раз на тиждень чи раз на два тижні? Перед відправкою відберіть квитанції статусу «Готується до відправки» — це й буде ваш перелік на посилку. Чесно: окремого документа партії і відстеження посилок у програмі немає; кожен апарат іде своєю квитанцією зі своєю історією. Повернувся — міняєте статус, і в історії видно, скільки днів апарат був у дорозі й на заводі.

Ремонт на місці: склад дрібних деталей

Склад у програмі — журнал руху: прихід із ціною закупівлі й постачальником, списання в ремонт рядком кошторису, повернення, інвентаризація. Ходове для слухових апаратів — ресивери різної довжини й потужності, мікрофонні фільтри, насадки, тонкі трубки, батарейні відсіки, засоби для сушіння. Узяли деталь у кошторис — залишок зменшився сам; мінімальний залишок і плашка «закінчуються» підкажуть, що пора замовляти. Деталь, якої немає, оформлюєте заявкою з квитанції й надсилаєте постачальникові листом. Докладніше — облік запчастин.

Діагностика, кошторис і погодження

Ремонт слухового апарата часто коштує відчутну частку нового, тому клієнт хоче знати ціну заздалегідь. У довіднику апаратів можна задати окрему ціну діагностики, а базу квитанції перемкнути на «лише діагностика», якщо клієнт вирішить не ремонтувати. Після діагностики квитанція переходить в «Очікування погодження», а кошторис рядками — «заміна ресивера», «чищення й сушіння», «ресивер, 1 шт.» — іде клієнтові листом або в Telegram. За посиланням він бачить кожен рядок і натискає «Згоден» чи «Відмовляюсь»; відповідь із датою лягає в історію.

Оплат за квитанцією може бути кілька: аванс при прийманні, решта — на видачі. У картці видно «отримано» й «до доплати», а відбір «без оплати» збирає видане, але не оплачене.

Апарати від інших центрів слуху

Якщо до вашої майстерні апарати привозять кілька центрів слуху, кожен центр заводите як партнера. Власник апарата лишається клієнтом, а центр ставите партнером у квитанції — і список ремонтів відбирається за ним: видно, скільки апаратів від цього центру в роботі, скільки готово й скільки на заводі.

Готово: лист, Telegram і лічильник днів

Апарат готовий — клієнт отримує лист або повідомлення в Telegram; повторно його можна надіслати не частіше разу на день. Як це налаштувати — на сторінці сповіщення клієнтів. Багато хто забирає апарат не сам, а через родичів, тож контакт для повідомлень варто уточнити ще при прийманні.

Біля кожного готового апарата видно, скільки днів він лежить. Безкоштовний строк зберігання задаєте в налаштуваннях; минув — лічильник червоніє, а плашка «лежать довше терміну» збирає такі апарати разом.

Персональні дані й медичні вироби

У квитанції — ім’я й телефон клієнта, а деколи й нотатки, які стосуються здоров’я. Записуйте лише те, що потрібно для ремонту, і давайте доступ до програми тільки тим, хто з нею працює: права в програмі налаштовуються для кожної групи працівників. Слухові апарати в багатьох країнах — медичні вироби, і вимоги до їх обслуговування залежать від країни, типу апарата й умов виробника. Програма веде облік ремонтів і не замінює цих вимог; якщо сумніваєтеся — порадьтеся з фахівцем.

Скільки зазвичай коштує ремонт

Лише для орієнтиру — ціни залежать від міста, бренду й моделі: чищення й сушіння — 200–600 ₴, заміна трубки чи насадки — 100–300 ₴, заміна ресивера — 1 200–3 500 ₴, заміна мікрофона — 1 000–3 000 ₴, ремонт корпусу чи батарейного відсіку — 500–1 500 ₴, платний ремонт на заводі — 3 000–10 000 ₴ і більше. Свої ціни ви задаєте самі — у довідниках і рядками кошторису.

Чого тут немає

• документа партії й відстеження посилок на завод;
• фото й файлів до квитанції;
• SMS, мобільного застосунку й онлайн-оплати клієнтом;
• інтеграцій із виробниками й постачальниками;
• нагадувань про планове обслуговування апарата.

Скільки це коштує

Одна ціна за весь сервіс — без доплати за працівників і філії, тож кілька центрів мережі можуть працювати в одній програмі.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,45 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: прийміть пару апаратів однією квитанцією й копією, переведіть одну в статус «на заводі» й надішліть кошторис на погодження.

Коротко

• Апарат — квитанція, другий апарат пари — копією без серійного номера.
• Серійний номер, дата продажу й вид ремонту — гарантія видна одразу.
• Свій статус «Відправлено виробнику» з плашкою й номером відправлення в історії.
• Ресивери, фільтри й трубки на складі з мінімальним залишком.
• Кошторис на погодження посиланням, аванс і доплата.
• «Готово» листом і в Telegram, лічильник днів зберігання.
• 20 € на місяць за весь сервіс.