Програма для обліку ремонту кондиціонерів

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для сервісу кліматичної техніки: кондиціонери, спліт-системи, а заразом і теплові насоси. Заявка на виїзд, заправка, чистка, монтаж і демонтаж, кошторис із передоплатою, фреон і мідь на складі, історія кожного клієнта. Працює в браузері — на комп’ютері в офісі й на телефоні майстра.

Хто так працює і що болить

Сервіс кондиціонерів живе не так, як майстерня зі стійкою приймання. Апарат до вас майже ніколи не везуть — майстер їде сам. Робота сезонна: з травня по серпень телефон не замовкає, заявок більше, ніж бригад, а взимку тиша і дрібні ремонти. І значна частина роботи повторюється: той самий клієнт кличе чистити ті самі блоки щороку.

Звідси типові проблеми:

• Заявки губляться в сезон. Прийняли по телефону, записали на папірці або в месенджері — і через тиждень клієнт дзвонить: «ви ж обіцяли».
• Монтаж — це гроші наперед. Кондиціонер, траса, кронштейни, передоплата — а потім суперечка, що входило в ціну, а що ні.
• Фреон і розхідники закінчуються непомітно. Балон порожній саме тоді, коли черга на заправку.
• Ніхто не пам’ятає, що робили торік. Який фреон у цього клієнта, коли чистили, що міняли.

Загальний бік виїзного сервісу — виїзд як окремий вид ремонту, гарантія за прайсом виробника, деталі, що їдуть тижнями, — розібраний на сторінці сервіс побутової техніки. Тут — те, що відрізняє саме кліматичну техніку.

Заявка — це квитанція з адресою

Окремого розділу «заявки на виїзд» у програмі немає, і ми не вдаємо, що він є. Заявка оформлюється звичайною квитанцією: клієнт із телефоном і адресою (адреса зберігається в картці клієнта), апарат і модель, що сталося, коментар — «третій поверх, блок на балконі, потрібна драбина», бажаний день. Квитанції призначається майстер і обіцяна дата.

Статуси ви заводите самі. Для кліматичного сервісу зручно щось на кшталт «Нова заявка», «Виїзд призначено», «Чекаємо деталь», «Погодження», «Виконано». Будь-який статус можна вивести плашкою над списком — тоді одним натиском видно всі заявки, які ще чекають на виїзд, і скільки їх.

Чесно: планувальника виїздів із календарем і карти маршрутів у програмі немає. Як з цим живуть: зранку відбирають квитанції за майстром і статусом «Виїзд призначено», адресу й коментар майстер бачить у картці на телефоні, маршрут будує сам у звичній навігації. Для бригади з двох-трьох людей цього досить; якщо у вас десять машин і диспетчер — чесно кажемо, що для маршрутів знадобиться окремий інструмент.

Сезонний вал: щоб обіцяне не загубилося

Улітку головне — не забути жодної заявки й бачити, хто кому що пообіцяв. Для цього в списку є кілька простих речей:

• прострочені обіцяні дати підсвічуються червоним, а плашка «прострочені» збирає їх окремо;
• позначка «терміново» для тих, у кого вдома немовля або серверна без охолодження;
• відбір за майстром і за видом робіт — видно навантаження кожного;
• пошук за телефоном: клієнт дзвонить утретє — за секунду видно його заявку й статус.

Коли сезон мине, звіт за період покаже, скільки виїздів, заправок і монтажів зроблено, на яку суму і хто з майстрів що виконав.

Монтаж: кошторис і передоплата

Монтаж оформлюється кошторисом — рядками, як ви домовляєтеся з клієнтом: «спліт-система 12 — 1 шт.», «траса мідна — 5 м», «кронштейни», «монтаж стандартний», «додатковий метр траси». У кожного рядка кількість, ціна і виконавець. Кошторис можна надіслати клієнтові посиланням листом або в Telegram: він бачить кожен рядок і натискає «Погоджуюсь» чи «Відмовляюсь», а відповідь лягає в історію квитанції.

Оплат по одній квитанції може бути кілька: передоплата на обладнання, доплата після монтажу. У картці видно «отримано» і «до доплати», а друкований акт показує кошторис і залишок. Онлайн-оплати клієнтом із програми немає — гроші ви приймаєте як звикли й записуєте оплату.

Для демонтажу й перевезення — так само: окремий вид робіт, свій кошторис. Види робіт («Заправка», «Чистка», «Монтаж», «Демонтаж», «ТО за договором») ви заводите самі в довіднику.

Фреон, мідь і фільтри на складі

Склад у програмі — журнал руху: прихід із закупівельною ціною й постачальником, списання в ремонт рядком кошторису, списання без ремонту, інвентаризація. Залишок рахується сам. Для кожної позиції можна задати мінімальний залишок — і плашка «закінчуються» покаже, що пора дозамовити, ще до того, як черга на заправку впреться в порожній балон.

Одна особливість: кількість на складі ціла. Тому фреон зручно вести порціями (наприклад, по 100 г) або балонами, мідь — метрами, фільтри й дренажні помпи — штуками. Тип фреону, який стоїть у клієнта, варто писати в моделі або коментарі квитанції — наступного разу це видно одразу. Докладніше про склад — облік запчастин.

Ті самі блоки щороку

У картці клієнта — усі його ремонти: коли чистили, що заправляли, що міняли, на яку суму. Квитанцію можна скопіювати з минулорічної: клієнт, апарат, вид робіт і нотатки переносяться, дати й оплата — нові. Весняна хвиля «почистити, як торік» оформлюється за хвилину.

Обслуговування за договором з офісом чи магазином ведуть так само: клієнт-організація, мітка «договір» видна просто в списку квитанцій, вид робіт «ТО за договором». Чого немає: програма не веде графік планових ТО і сама не нагадує, що настав час чистки. Дати ТО за договором доведеться тримати у своєму календарі.

Коли робота виконана, клієнт може отримати лист або повідомлення в Telegram (підписка за QR-кодом із квитанції). SMS програма не надсилає. Докладніше — сповіщення клієнтів.

Майстри та їхні гроші

У кожного рядка кошторису — виконавець. Звіт за період рахує кожному майстру його частку від його рядків за коефіцієнтом, а деталі й фреон за собівартістю в заробіток не входять. Якщо монтаж робили вдвох, рядки розкладаються на двох. Як це влаштовано — на сторінці зарплата майстрів.

Скільки коштують роботи — і про допуски

Орієнтовно, щоб було від чого відштовхнутися (у різних містах і для різних апаратів ціни дуже відрізняються): чистка спліт-системи — 600–1 500 ₴, заправка — 800–2 500 ₴ залежно від фреону й обсягу, стандартний монтаж побутового кондиціонера — 2 500–6 000 ₴ без обладнання. Ваш прайс ви задаєте самі — ціною апарату в довіднику або рядками кошторису.

Роботи з холодоагентами в багатьох країнах вимагають навченого персоналу, а для частини обладнання — обліку заправок. Вимоги залежать від країни й типу установки — уточнюйте їх для себе. Окремого журналу за цими вимогами програма не веде, але кожна заправка з типом і кількістю фреону лишається в кошторисі квитанції.

Скільки коштує програма

Одна ціна за весь сервіс — без доплати за майстрів і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,40 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: заведіть там заявку на чистку, складіть кошторис монтажу й запишіть передоплату.

Коротко

• Заявка — це квитанція з адресою, майстром і статусом; маршрути програма не будує.
• Плашки статусів і червоні прострочені дати — щоб у сезон нічого не загубилося.
• Монтаж — кошторисом із погодженням посиланням і кількома оплатами.
• Фреон, мідь, фільтри — на складі з мінімальним залишком.
• Історія кожного клієнта й копія минулорічної квитанції; нагадувань про ТО немає.
• 20 € на місяць за весь сервіс.