Программа для сервиса кондиционеров

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов для сервиса климатической техники: кондиционеры и сплит-системы, плюс смежное — тепловые насосы. Заявки на выезд, заправка, чистка, монтаж и демонтаж, смета с предоплатой, фреон на складе, история клиента за все годы. Открывается в браузере: в офисе — на компьютере, у мастера на объекте — на телефоне.

Чем живёт климатический сервис

Кондиционер в сервис не приносят — к нему едут. Летом заявок больше, чем рук: каждая жаркая неделя добавляет десятки звонков «не холодит», «капает», «надо поставить до выходных». Зимой — затишье, мелкий ремонт и подготовка к следующему сезону. А весной — волна чисток у тех, кто был в прошлом году.

Что в таком сервисе ломается чаще всего — не в технике, а в учёте:

• заявки, принятые по телефону в пятницу вечером, к понедельнику никто не помнит;
• на монтаже спорят, входила ли в цену трасса длиннее трёх метров;
• фреон заканчивается внезапно, как раз в разгар заправок;
• мастер приезжает к постоянному клиенту и не знает, что тут делали в прошлый раз.

Выезд как отдельный вид ремонта, гарантию по прайсу бренда и детали, которые едут неделями, мы уже разобрали на странице сервис бытовой техники. Здесь — о том, что специфично для кондиционеров.

Заявка на выезд — обычная квитанция

Отдельного модуля заявок нет, и он не нужен: заявка — это квитанция. В ней клиент с телефоном и адресом (адрес хранится в карточке клиента и при следующей заявке не вводится заново), аппарат и модель, жалоба, комментарий вроде «блок на фасаде, 4 этаж, нужен альпинист», обещанная дата и мастер.

Статусы настраиваются под вас. Например: «Новая заявка» → «Выезд назначен» → «Ждём деталь» → «На согласовании» → «Выполнено». Любой статус можно вынести плашкой над списком — с числом квитанций в нём. Нажал «Выезд назначен» — видишь всё, что на сегодня и завтра.

Чего в программе нет: календаря-планировщика выездов и карты с маршрутами. На практике так: утром квитанции отбираются по мастеру и статусу, мастер открывает свои на телефоне, адрес и комментарий у него перед глазами, дорогу прокладывает навигатор. Небольшой бригаде этого хватает. Большой диспетчерской с десятком машин понадобится отдельная программа маршрутов — и мы об этом говорим заранее.

Летний пик без потерянных заявок

В сезон спасает не красивый интерфейс, а несколько простых вещей в списке квитанций:

• обещанная дата прошла — строка красная, а плашка «просрочены» собирает такие заявки вместе;
• флаг «срочно» — для серверной без охлаждения или квартиры с маленьким ребёнком;
• отбор по мастеру и виду работ показывает, кто перегружен, а кто свободен;
• поиск по телефону — клиент звонит повторно, его заявка находится сразу.

После сезона отчёт за период покажет, сколько было заправок, чисток и монтажей, на какую сумму и кто из мастеров сколько сделал. Удобно сравнивать июль с прошлым июлем.

Монтаж и демонтаж: смета до начала работ

Монтаж расписывается строками сметы: кондиционер, медная трасса по метрам, кронштейны, дренаж, «монтаж стандартный», «дополнительный метр». У строки — количество, цена и исполнитель. Смету можно отправить клиенту ссылкой — письмом или в Telegram. Он открывает её, видит каждую строку и сумму и сам нажимает «Согласен» или «Отказываюсь». Его ответ сохраняется в истории квитанции с датой — разговор «я на такое не соглашался» заканчивается быстро.

Предоплата на оборудование и окончательный расчёт после монтажа — это две оплаты в одной квитанции. Программа показывает, сколько получено и сколько осталось, а акт выполненных работ печатает смету и остаток к оплате. Оплатить онлайн из программы клиент не может — деньги принимаете вы, а в квитанции отмечаете, сколько и как.

Демонтаж, перенос, сезонная консервация — отдельные виды работ, которые вы сами заводите в справочнике. По ним потом удобно отбирать и считать.

Склад: фреон, медь, фильтры

Склад ведётся журналом: приход с ценой и поставщиком, списание в ремонт строкой сметы, списание без ремонта с причиной, инвентаризация. Остаток считается сам, руками его никто не правит. Задайте минимальный остаток — и позиции, которых осталось мало, соберутся в отбор «заканчиваются». Это и есть список того, что заказать до следующей волны заправок.

Важная деталь: количество на складе — целое число. Поэтому фреон удобно заводить порциями, скажем по 100 г, или целыми баллонами; трассу — метрами; фильтры, помпы, капилляры — штуками. Тип фреона в системе клиента пишите в модели или комментарии — через год пригодится. Подробнее — учёт запчастей.

Постоянные клиенты и договоры обслуживания

Карточка клиента показывает все его квитанции: когда чистили, чем заправляли, какую плату меняли и сколько он заплатил. Новую квитанцию можно сделать копией прошлогодней — клиент, аппарат, вид работ и заметки переносятся, остальное заполняется заново.

Если у вас договоры на обслуживание с офисами, магазинами или ресторанами — клиентом заводится организация, метка «договор» видна прямо в списке, вид работ — «ТО по договору». Честно о границе: графика плановых ТО программа не ведёт и сама о них не напоминает. Сроки по договорам держите в своём календаре, а программа сохранит, что и когда было сделано.

Когда работа готова, клиенту можно отправить письмо или сообщение в Telegram — он подписывается по QR-коду с квитанции. SMS программа не отправляет, мобильного приложения у неё нет. Подробнее — уведомления клиентов.

Мастера и их заработок

У каждой строки сметы — исполнитель. Отчёт по мастерам считает долю каждого от его строк по коэффициенту; детали и фреон по себестоимости в заработок не входят. Монтаж вдвоём — строки делятся на двоих, и спорить о том, кто сколько сделал, не приходится. Подробно — зарплата мастеров.

Цены на работы и про допуски

Для ориентира, без обещаний — цены сильно зависят от города и аппарата: чистка сплит-системы — примерно 600–1 500 ₴, заправка — 800–2 500 ₴ в зависимости от фреона и объёма, стандартный монтаж бытового кондиционера — 2 500–6 000 ₴ без стоимости оборудования. Свои цены вы задаёте сами: в справочнике аппаратов или строками сметы.

Работа с хладагентами во многих странах требует обученного персонала, а для части установок — учёта заправок. Требования зависят от страны и оборудования, уточняйте их для своего случая. Отдельного журнала под такие требования в программе нет, но каждая заправка с типом и количеством фреона остаётся в смете квитанции.

Сколько стоит программа

Одна цена за весь сервис, без доплаты за мастеров и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Посмотреть без регистрации — в демонстрации: заведите заявку на заправку, распишите смету монтажа и отметьте предоплату.

Коротко

• Заявка = квитанция с адресом, мастером, статусом и комментарием.
• Свои статусы и плашки, просрочка красным — летний вал под контролем.
• Монтаж — смета строками, согласование ссылкой, предоплата и доплата.
• Фреон, медь и фильтры на складе, с отбором «заканчиваются».
• История клиента и копия прошлогодней квитанции; планировщика выездов и напоминаний о ТО нет.
• 20 € в месяц за весь сервис.