Акт выполненных работ по ремонту

Акт выполненных работ — второй документ ремонта после квитанции. Квитанция фиксирует, что аппарат приняли и в каком состоянии. Акт — что с ним сделали, кто сделал, сколько это стоило и что клиенту стоит знать дальше. В ServiceCenterSoft акт печатается из той же квитанции, а его содержание складывается из журнала работ, который мастер ведёт по ходу ремонта.

Квитанция и акт — не одно и то же

Их часто путают, потому что оба печатаются на одном бланке мастерской. Разница — в моменте и в содержании:

• Квитанция выдаётся при приёме: кто сдал, что сдал, в каком состоянии, с какой неисправностью, когда обещали. Она защищает и клиента, и мастерскую до ремонта.
• Акт выдаётся при выдаче: какие работы выполнены, сколько это стоит, оплачено ли, кто отвечал за ремонт, какие рекомендации. Он подводит итог ремонта и защищает уже после него.

Частному клиенту за мелкий ремонт акт часто не нужен — хватает квитанции с отметкой о выдаче. Но есть случаи, когда без него не обойтись.

Когда акт действительно нужен

• Заказчик — фирма или ФЛП. Бухгалтерия клиента не проведёт оплату без документа о выполненных работах. Для таких клиентов акт — не формальность, а условие, чтобы вам заплатили.
• Гарантийный ремонт за счёт производителя. Производитель или его представитель платит именно по акту и обычно хочет видеть его в своём формате. Подробнее — программа для авторизованного сервиса.
• Спор о качестве. Клиент возвращается через месяц и говорит, что ремонт не помог. Акт показывает, что именно было сделано, — и становится понятно, та же это неисправность или новая.
• Дорогой ремонт. Когда сумма заметная, клиент хочет видеть, за что платит. Перечень работ снимает вопрос «а почему так дорого».

Что должно быть в акте

Независимо от того, печатаете вы акт из программы или заполняете бланк от руки, в нём должно быть:

1. название мастерской, адрес и телефон;
2. номер акта или квитанции, к которой он относится, и дата;
3. заказчик — фамилия и имя или название фирмы, телефон;
4. аппарат: вид, бренд, модель, серийный номер;
5. заявленная неисправность — чтобы было видно, с чем аппарат пришёл;
6. перечень выполненных работ и установленных деталей;
7. стоимость и отметка об оплате;
8. кто выполнил ремонт;
9. дата выдачи;
10. гарантия на работу — срок и условия;
11. рекомендации клиенту, если они есть;
12. подписи мастерской и клиента.

О требованиях закона мы намеренно не пишем: редакции меняются, и ссылаться на них без юриста ненадёжно. Если вашим клиентам-фирмам нужна определённая форма акта, уточните её у их бухгалтерии — и настройте печатную форму под неё.

Если акт пока заполняете от руки, возьмите бланк с этими двенадцатью пунктами: таблица на десять работ и деталей с суммой, отметка об оплате, гарантия, рекомендации и подписи обеих сторон.

Акт, который складывается сам

Самое слабое место бумажного акта — перечень работ. Его пишут в конце, по памяти, и в нём оказывается «ремонт платы», а не «заменены конденсаторы в блоке питания, проверено под нагрузкой».

В программе мастер записывает каждую работу в журнал ремонта сразу, как сделал: одно действие — одна запись, с датой и его фамилией. Когда приходит время выдачи, акт печатается из квитанции кнопкой, и весь журнал попадает в него сам.

Чтобы акт читался, стоит договориться в мастерской о нескольких правилах для журнала: писать, что сделано, а не что «пробовали»; называть деталь так, как назвал бы её клиент; отдельной записью фиксировать проверку после ремонта.

Как выглядит напечатанный акт

Акт печатается на листе A4. В штатной форме — реквизиты филиала, клиент, аппарат и серийный номер, даты приёма и выдачи, журнал работ, рекомендации, сумма к оплате, кто выполнил и место для подписи клиента. Заявленную неисправность, дату оплаты и текст гарантии можно добавить в форму — поля для них в программе есть.

Форму акта вы правите сами: свой логотип, свой текст о гарантии, свой порядок полей. Если точек несколько, форма одна, а реквизиты подставляются из того филиала, где был ремонт. Язык документа задаётся отдельно от языка программы — украинскому клиенту акт по-украински, даже если мастер работает в программе по-русски.

Чего в акте нет

• Цены за каждую работу отдельно. В акте — перечень работ и общая сумма ремонта. Смету по строкам программа не составляет.
• Отдельного списка деталей. Детали попадают в акт тогда, когда мастер записал их в журнал работ.
• Подписи на экране и электронной подписи. Акт подписывают на бумаге.
• Нескольких актов на один ремонт. Акт один на квитанцию; если работ было несколько этапов, все они будут в одном акте.

Что вы получите

• Акт печатается кнопкой из квитанции — ничего не переписывается.
• Перечень работ складывается из журнала мастера, а не из памяти в конце дня.
• В каждой записи — дата и кто выполнил: видно, кто отвечал за ремонт.
• Форма под себя: логотип, гарантия, порядок полей, язык документа.
• Реквизиты филиала подставляются сами.
• Для клиентов-фирм — документ, по которому их бухгалтерия проведёт оплату.

Сколько это стоит

Акт, квитанция и журнал работ входят в программу — отдельно ничего не покупается. Одна цена за всю мастерскую.

Напечатать акт из любой квитанции можно в демонстрации. Что должно быть в квитанции при приёме — на странице квитанция о приёме.

Частые вопросы