Акт выполненных работ по ремонту

Акт выполненных работ — второй документ ремонта после квитанции. Квитанция фиксирует, что аппарат приняли и в каком состоянии. Акт — что с ним сделали, кто сделал, сколько это стоило и что клиенту стоит знать дальше. В ServiceCenterSoft акт печатается из той же квитанции, а его содержание складывается из сметы и журнала работ, которые мастер ведёт по ходу ремонта.

Квитанция и акт — не одно и то же

Их часто путают, потому что оба печатаются на одном бланке мастерской. Разница — в моменте и в содержании:

• Квитанция выдаётся при приёме: кто сдал, что сдал, в каком состоянии, с какой неисправностью, когда обещали. Она защищает и клиента, и мастерскую до ремонта.
• Акт выдаётся при выдаче: какие работы выполнены, сколько это стоит, оплачено ли, кто отвечал за ремонт, какие рекомендации. Он подводит итог ремонта и защищает уже после него.

Частному клиенту за мелкий ремонт акт часто не нужен — хватает квитанции с отметкой о выдаче. Но есть случаи, когда без него не обойтись.

Когда акт действительно нужен

• Заказчик — фирма или ФЛП. Бухгалтерия клиента не проведёт оплату без документа о выполненных работах. Для таких клиентов акт — не формальность, а условие, чтобы вам заплатили.
• Гарантийный ремонт за счёт производителя. Производитель или его представитель платит именно по акту и обычно хочет видеть его в своём формате. Подробнее — программа для авторизованного сервиса.
• Спор о качестве. Клиент возвращается через месяц и говорит, что ремонт не помог. Акт показывает, что именно было сделано, — и становится понятно, та же это неисправность или новая.
• Дорогой ремонт. Когда сумма заметная, клиент хочет видеть, за что платит. Перечень работ снимает вопрос «а почему так дорого».

Что должно быть в акте

Независимо от того, печатаете вы акт из программы или заполняете бланк от руки, в нём должно быть:

1. название мастерской, адрес и телефон;
2. номер акта или квитанции, к которой он относится, и дата;
3. заказчик — фамилия и имя или название фирмы, телефон;
4. аппарат: вид, бренд, модель, серийный номер;
5. заявленная неисправность — чтобы было видно, с чем аппарат пришёл;
6. перечень выполненных работ и установленных деталей;
7. стоимость и отметка об оплате;
8. кто выполнил ремонт;
9. дата выдачи;
10. гарантия на работу — срок и условия;
11. рекомендации клиенту, если они есть;
12. подписи мастерской и клиента.

О требованиях закона мы намеренно не пишем: редакции меняются, и ссылаться на них без юриста ненадёжно. Если вашим клиентам-фирмам нужна определённая форма акта, уточните её у их бухгалтерии — и настройте печатную форму под неё.

Если акт пока заполняете от руки, возьмите бланк с этими двенадцатью пунктами: таблица на десять работ и деталей с суммой, отметка об оплате, гарантия, рекомендации и подписи обеих сторон.

Акт, который складывается сам

Самое слабое место бумажного акта — перечень работ и сумма. Их пишут в конце, по памяти, и в акте оказывается «ремонт платы — 1 500», а не «заменены конденсаторы в блоке питания — 4 шт.», «проверка под нагрузкой».

В программе акт складывается из двух вещей, которые ведутся по ходу ремонта. Смета — за что платит клиент: первая строка — базовая работа, определённая на приёме, дальше строки «что сделано — количество — цена — сумма». Строку можно выбрать из справочника работ или взять деталь со склада — тогда она ещё и спишется с остатка. Журнал работ — что делали и что нашли: одно действие — одна запись, с датой и фамилией мастера. Когда приходит время выдачи, акт печатается из квитанции кнопкой, и всё это попадает в него само.

Чтобы акт читался, стоит договориться в мастерской о нескольких правилах: в смете называть работу и деталь так, как назвал бы их клиент; в журнале писать, что сделано, а не что «пробовали»; отдельной записью фиксировать проверку после ремонта.

Как выглядит напечатанный акт

Акт печатается на листе A4. В штатной форме — реквизиты филиала, клиент, аппарат и серийный номер, даты приёма и выдачи, смета таблицей с итогом, журнал работ, рекомендации, «К оплате», кто выполнил и место для подписи клиента. Заявленную неисправность, дату оплаты, сумму уже полученного и текст гарантии можно добавить в форму — поля для них в программе есть.

«К оплате» — не вся сумма, а остаток. Предоплату за деталь записывают оплатой в карточке ещё в день приёма, и на выдаче акт показывает ровно то, что осталось доплатить.

Форму акта вы правите сами: свой логотип, свой текст о гарантии, свой порядок полей. Если точек несколько, форма одна, а реквизиты подставляются из того филиала, где был ремонт. Язык документа задаётся отдельно от языка программы — украинскому клиенту акт по-украински, даже если мастер работает в программе по-русски.

Чего в акте нет

• Скидок и НДС отдельной строкой. Смета — это цена для клиента: скидку, если вы её даёте, вписывают в цену строки, а НДС отдельно не выделяется.
• Подписи на экране и электронной подписи. Акт подписывают на бумаге.
• Нескольких актов на один ремонт. Акт один на квитанцию; если работ было несколько этапов, все они будут в одном акте.

Что вы получите

• Акт печатается кнопкой из квитанции — ничего не переписывается.
• Смета строками: что сделано, сколько, по какой цене и итог.
• Перечень работ — из журнала мастера, а не из памяти в конце дня.
• «К оплате» — остаток за вычетом предоплаты.
• Форма под себя: логотип, гарантия, порядок полей, язык документа; реквизиты филиала подставляются сами.
• Для клиентов-фирм — документ, по которому их бухгалтерия проведёт оплату.

★★★★★

Потестировал демо-версию «Сервисного Центра» — впечатления положительные. Программа довольно простая и понятная, но при этом в ней есть всё необходимое для работы: клиенты, ремонты, техника, запчасти, статусы и статистика.

Особенно понравились тёмная тема и адаптивный дизайн — с телефона работать вполне удобно. Отдельный плюс — быстрый поиск, который срабатывает прямо во время ввода (keyup), поэтому не нужно каждый раз нажимать отдельную кнопку «Поиск».

Видно, что программу делали именно для сервисных центров, а не просто подогнали обычную CRM под ремонтный бизнес. Интерфейс без лишних наворотов, всё достаточно логично и по делу.

Хороший практичный инструмент для ежедневной работы сервисного центра.

★★★★★

Понравилось, что дают бесплатно тестировать 14 дней и могут выполнить мои хотелки — настроить всё исключительно под мои потребности.

Ещё понравилось, как устроена оплата. Абонплату можно просто оплатить картой онлайн — по сути так же, как обычную подписку на Spotify или другой сервис. Не нужно заключать отдельные договоры или вручную оплачивать счета.

При этом нет ощущения жёстких ограничений по количеству сотрудников. Один сервисный центр — один аккаунт, а внутри можно организовать работу мастеров и вести несколько филиалов.

Для меня это намного удобнее, чем тарифы, где нужно отдельно платить за каждого пользователя или постоянно считать, сколько сотрудников сегодня работает.

★★★★★

У меня довольно специфический бизнес, поэтому стандартного функционала программы было недостаточно — нужны были собственные поля для заполнения, свои варианты сортировки и поиска по дополнительным параметрам. Также нужно было немного переделать акт выполненных работ и печатную квитанцию под наши особенности.

Обратился в техподдержку. Честно говоря, ожидал, что такие изменения займут много времени, но всё решили буквально за один день. Специалисты быстро разобрались, что именно нам нужно, предложили правильное решение и всё сделали грамотно.

Отдельно хочу отметить поддержку — отвечают по делу, без лишней бюрократии, и действительно помогают, а не просто отправляют читать документацию.

Для меня это большой плюс программы: её не просто продают «как есть», а можно адаптировать под реальные особенности работы. Спасибо команде за оперативность и нормальное отношение к клиенту.

Рекомендую!

Сколько это стоит

Акт, квитанция и журнал работ входят в программу — отдельно ничего не покупается. Одна цена за всю мастерскую.

Напечатать акт из любой квитанции можно в демонстрации. Что должно быть в квитанции при приёме — на странице квитанция о приёме.

Частые вопросы