Документы мастерской в Германии: что выдавать клиенту

Если вы ремонтируете технику в Германии — сами на себя или уже с регистрацией — больше всего проблем создаёт не сам ремонт, а бумаги. Техническая часть везде одинаковая, а вот документы здесь ждут другие, и называются они иначе. Ниже — три, без которых не обойтись, и то, где на них чаще всего спотыкаются.

Сразу оговорка: это не юридическая консультация, а ориентир по состоянию на октябрь 2026 года. Всё, что касается налогов, проверяйте у Steuerberater, спорные случаи — с адвокатом. Номера норм ниже приведены, чтобы вы знали, где смотреть, а не чтобы спорить ими с клиентом.

1. Annahmeschein — приёмный лист

То, что мы привыкли называть квитанцией. По-немецки его называют ещё Reparaturauftrag, и это не формальность: ремонт здесь — классический Werkvertrag, договор подряда. По § 631 BGB вы должны клиенту результат, а он вам — вознаграждение. То есть договорённость существует с момента, когда вы взяли аппарат, независимо от того, написали вы что-то на бумаге или нет. Бумага нужна не для того, чтобы договор возник, а для того, чтобы потом было видно, о чём именно договаривались.

Что должно быть в листе — то же, что в любой нормальной квитанции: кто принял и когда, данные клиента, аппарат с серийным номером, заявленная неисправность словами клиента, внешнее состояние и комплектность, срок, предварительная стоимость и сумма, свыше которой вы звоните. Полный перечень из двенадцати пунктов и готовый бланк — на странице квитанция о приёме, бланк там есть и на немецком.

Самая частая ошибка новичка — описать состояние в двух словах. Именно этот абзац решает спор «царапина была или это вы». Пишите подробно и при клиенте.

2. Kostenvoranschlag — смета

Здесь больше всего недоразумений, и они стоят денег.

По умолчанию смета бесплатна. § 632 Abs. 3 BGB прямо говорит: смета в сомнении не оплачивается. То есть если вы хотите брать деньги за диагностику — об этом надо договориться заранее и зафиксировать в приёмном листе. Просто выставить счёт за «посмотрел» после того, как клиент отказался от ремонта, не получится.

Смета не гарантирует цену, но и молчать не позволяет. § 649 BGB устроен так: сумма в смете не является гарантией правильности, но если становится понятно, что она существенно превышается, вы обязаны сообщить клиенту unverzüglich — без лишней задержки. Если после этого клиент расторгает договор, у вас остаётся только требование по § 645 Abs. 1 BGB: часть вознаграждения за уже выполненную работу и расходы, в неё не входившие. Не полная сумма.

Какое превышение считается «существенным», в законе не написано. Часто называют 10–20 %, но это не норма, а практика, и в конкретном случае решает суд. Вывод простой: не молчите. Увидели, что выходит дороже, — звоните сразу.

Отдельно и подробно про смету — платная или нет, что будет при превышении и как зафиксировать согласование: смета в мастерской в Германии. То же на немецком, с примерами формулировок: Kostenvoranschlag in der Werkstatt.

3. Rechnung — счёт

Третий документ, и единственный, где ошибка бьёт не по спору с клиентом, а по налоговой.

• До 250 евро брутто можно выставить упрощённый счёт — Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Реквизитов в нём меньше.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): если обороты в пределах 25 000 евро за прошлый год и 100 000 за текущий, НДС не начисляется — но в счёте должно быть указано, почему его нет. Содержание такого счёта описывает § 34a UStDV.
• Хранить счета надо восемь лет с конца года, в котором они выставлены (§ 14b Abs. 1 UStG). Это дольше, чем кажется, и дольше, чем живёт большинство телефонов.
• E-Rechnung. По § 27 Abs. 38 UStG принимать электронные счета надо уже с 1 января 2025 года. Выставлять бумажные и PDF в B2B можно до конца 2026 года, в 2027-м — ещё можно при обороте до 800 000 евро, а с 2028-го в B2B остаётся только E-Rechnung. Если среди ваших клиентов есть фирмы, это вас касается.

Важно: кто указал в счёте НДС, тот его и должен — даже если указал ошибочно. Поэтому со счетами лучше один раз сходить к Steuerberater, чем разбираться потом. Полный разбор счёта — реквизиты, упрощённый счёт до 250 евро, Kleinunternehmer и хранение — отдельной статьёй, на немецком — Rechnung in der Werkstatt.

И ещё одно, о чём вспоминают редко: вместе с техникой к вам приезжают чужие данные. Что с ними делать — ремонт и DSGVO.

Гарантия: два года, и это не то же самое, что «гарантия на аппарат»

По § 634a BGB срок для требований по выполненной работе — два года, и он начинается с приёмки работы, а не со дня, когда клиент заметил проблему. Приёмка — это когда клиент забрал аппарат и не имеет претензий; она же, по § 641 BGB, делает вознаграждение подлежащим уплате. Если работа с недостатком, клиент может часть суммы удержать.

Два года — это про вашу работу и поставленные детали, а не про весь аппарат. Пишите в документе именно так: «гарантия на выполненные работы и установленные детали». Иначе через полтора года вам принесут совсем другую поломку как гарантийную.

Как это выглядит на практике

Минимальный набор, с которым можно начинать: приёмный лист на A4, договорённость о платной диагностике (если она у вас платная) прямо в этом же листе, и счёт. Бланки приёмного листа и акта на немецком — бесплатные, на страницах квитанции и акта, в PDF и в Word. Если хочется, чтобы в шапке уже стояли ваши реквизиты и условия, соберите лист в генераторе: заполняете поля — забираете готовый файл, ничего из введённого мы не сохраняем.

И главное, ради чего всё это пишется: в нашей программе язык документов задаётся отдельно от языка интерфейса. Вы работаете на русском или украинском, а клиент получает Annahmeschein и Arbeitsnachweis на немецком — с вашими реквизитами, вашими условиями и вашей гарантией. Переводить каждый раз ничего не надо.

Что именно в Германии делают с техникой, которую не забрали, — отдельно, потому что там свои правила и они не очевидны.