Счёт мастерской в Германии: что в нём должно быть

Счёт в Германии — не формальность и не «бумажка для бухгалтерии». Это документ, на который потом смотрят и клиент, и налоговая, и именно на нём чаще всего горят те, кто только начал. Ниже — что в нём должно быть, когда хватает упрощённого варианта, что меняет статус Kleinunternehmer и сколько всё это придётся хранить.

Оговорка: это не юридическая консультация, а ориентир по состоянию на октябрь 2026 года. Всё налоговое — к Steuerberater; номера норм приведены, чтобы вы знали, где смотреть.

Когда счёт обязателен

Если ваш заказчик — предприниматель или юридическое лицо, счёт вы выставить обязаны, и сделать это надо в течение шести месяцев (§ 14 UStG). То есть фирма, принёсшая к вам ноутбук, имеет право на Rechnung, а не на «чек из кассы».

Для частного лица такой общей обязанности из этой нормы не следует. Но на практике счёт всё равно выставляют всем: это ваше доказательство того, за что взяли деньги, и основание для гарантийного разговора через полгода.

Что должно быть в счёте

Полный набор реквизитов из § 14 UStG выглядит так:

• полное название и адрес — ваши и заказчика;
• ваш налоговый номер (Steuernummer) либо USt-IdNr.;
• дата выставления;
• номер счёта — сквозной, без дыр;
• количество и обычное обозначение того, что сделано и поставлено: «Austausch Display», «Akku», а не просто «Reparatur»;
• дата ремонта или поставки детали;
• суммы раздельно по ставкам, скидки, если они есть;
• ставка и сумма налога — либо прямой текст об освобождении.

Самая частая ошибка новичка — «Reparatur: 180 €» одной строкой. Через год к этой строке не подкопаетесь уже и вы сами, а клиент в гарантийном споре скажет, что меняли совсем другое.

Маленький счёт — до 250 евро

Для сумм до 250 € брутто действует упрощение (§ 33 UStDV): не нужны ни адрес заказчика, ни номер счёта, ни отдельно выделенная сумма налога. Достаточно ваших данных, даты, перечня работ, суммы и ставки налога.

Для мелкого ремонта у стойки — ровно то, что надо. Но привыкать не стоит: как только счёт выходит за 250 €, набор реквизитов снова полный.

Kleinunternehmer: счёт без НДС

Тот, кто работает по правилу Kleinunternehmer (§ 19 UStG), налог в счёте не указывает. Ориентиры по обороту — 25 000 € за предыдущий год и 100 000 € в текущем; подпадаете ли вы и что делать при превышении — вопрос к Steuerberater, а не к статье в интернете.

В самом счёте вместо ставки должна стоять понятная строка о том, что налог не начисляется по этому правилу (§ 34a UStDV). И самое важное, что стоит запомнить сразу: кто указал НДС в счёте, тот его и должен — даже если указал по ошибке. Поэтому «на всякий случай добавлю 19 %» — дорогая ошибка.

Электронный счёт

Переход на E-Rechnung уже начался, и даты стоит знать заранее (§ 27 Abs. 38 UStG):

• с 1 января 2025 года все в B2B должны уметь принимать электронный счёт;
• бумага и PDF в B2B допускаются до 31 декабря 2026 года;
• в 2027-м бумагой и PDF ещё можно — если оборот за предыдущий год не превысил 800 000 €;
• с 2028 года в B2B остаётся только E-Rechnung.

Важно: E-Rechnung — это не PDF в письме. Это структурированный формат (XRechnung, ZUGFeRD), который читает программа, а не человек. PDF в этой схеме считается обычным счётом.

Сколько хранить

Счета хранятся восемь лет, и срок считается с конца года, в котором счёт выставлен (§ 14b Abs. 1 UStG). Для счёта от марта 2026-го это означает конец 2034 года. Копий в облаке достаточно, если они читаются и не меняются задним числом.

Что из этого умеет программа, а чего нет

Честно, без прикрас. Наша программа печатает приёмный лист (Annahmeschein) и акт выполненных работ (Arbeitsnachweis) — по-немецки, с вашим логотипом и вашими реквизитами в шапке; вёрстку бланка вы правите сами, а язык документа задаётся отдельно от языка интерфейса. Смета собирается строками — работы и детали со склада, — и оплат на один ремонт может быть несколько, вместе с предоплатой.

Чего она не делает: отдельной Rechnung с разбивкой по ставкам НДС и электронного счёта в форматах XRechnung или ZUGFeRD. Адреса заказчика в акте тоже нет. Поэтому счёт на сегодня выставляется отдельно — в бухгалтерской программе или у Steuerberater, а акт из программы показывает клиенту, что именно сделано.

Бланки приёмного листа и акта по-немецки можно взять бесплатно — на страницах квитанции и акта, в PDF и в Word. Остальные документы мастерской — отдельной статьёй, а про смету и платную диагностику — тут.