Документи майстерні в Німеччині: що видавати клієнту

Якщо ви ремонтуєте техніку в Німеччині — самі на себе чи вже з реєстрацією — найбільше проблем створює не сам ремонт, а папери. Технічна частина скрізь однакова, а ось документи тут очікують інші, і називаються вони інакше. Нижче — три, без яких не обійтися, і те, де на них найчастіше спотикаються.

Одразу застереження: це не юридична консультація, а орієнтир станом на жовтень 2026 року. Усе, що стосується податків, перевіряйте у Steuerberater, спірні випадки — з адвокатом. Номери норм нижче наведені для того, щоб ви знали, де дивитися, а не щоб сперечатися ними з клієнтом.

1. Annahmeschein — приймальний лист

Те, що ми звикли називати квитанцією. Німецькою його називають ще Reparaturauftrag, і це не формальність: ремонт тут — класичний Werkvertrag, договір підряду. За § 631 BGB ви винні клієнтові результат, а він вам — винагороду. Тобто домовленість існує з моменту, коли ви взяли апарат, незалежно від того, написали ви щось на папері чи ні. Папір потрібен не для того, щоб договір виник, а для того, щоб потім було видно, про що саме домовлялися.

Що має бути в листі — те саме, що й у будь-якій нормальній квитанції: хто прийняв і коли, дані клієнта, апарат із серійним номером, заявлена несправність словами клієнта, зовнішній стан і комплектність, строк, попередня вартість і сума, понад яку ви телефонуєте. Повний перелік із дванадцяти пунктів і готовий бланк — на сторінці квитанція про приймання, бланк там є і німецькою.

Найчастіша помилка новачка — описати стан у двох словах. Саме цей абзац вирішує суперечку «подряпина була чи це ви». Пишіть докладно й при клієнті.

2. Kostenvoranschlag — кошторис

Тут найбільше непорозумінь, і вони коштують грошей.

За замовчуванням кошторис безплатний. § 632 Abs. 3 BGB прямо каже: кошторис у сумніві не оплачується. Тобто якщо ви хочете брати гроші за діагностику — про це треба домовитися наперед і зафіксувати в приймальному листі. Просто виставити рахунок за «подивився» після того, як клієнт відмовився від ремонту, не вийде.

Кошторис не гарантує ціну, але й не дозволяє мовчати. § 649 BGB влаштований так: сума в кошторисі не є гарантією правильності, але якщо стає зрозуміло, що вона істотно перевищується, ви зобов’язані повідомити клієнта unverzüglich — без зайвої затримки. Якщо після цього клієнт розриває договір, у вас залишається лише вимога за § 645 Abs. 1 BGB: частина винагороди за вже виконану роботу й витрати, які в неї не входили. Не повна сума.

Яке перевищення вважається «істотним», у законі не написано. Часто називають 10–20 %, але це не норма, а практика, і в конкретному випадку вирішує суд. Висновок простий: не мовчіть. Побачили, що виходить дорожче, — дзвоніть одразу.

Окремо й докладно про кошторис — платний чи ні, що буде при перевищенні і як зафіксувати погодження: кошторис у майстерні в Німеччині. Те саме німецькою, з прикладами формулювань: Kostenvoranschlag in der Werkstatt.

3. Rechnung — рахунок

Третій документ, і єдиний, де помилка б’є не по спору з клієнтом, а по податковій.

• До 250 євро брутто можна виставити спрощений рахунок — Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Реквізитів у ньому менше.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): якщо обороти в межах 25 000 євро за минулий рік і 100 000 за поточний, ПДВ не нараховується — але в рахунку має бути вказано, чому його немає. Зміст такого рахунку описує § 34a UStDV.
• Зберігати рахунки треба вісім років з кінця року, в якому вони виставлені (§ 14b Abs. 1 UStG). Це довше, ніж здається, і довше, ніж живе більшість телефонів.
• E-Rechnung. За § 27 Abs. 38 UStG приймати електронні рахунки треба вже з 1 січня 2025 року. Виставляти паперові та PDF у B2B можна до кінця 2026 року, у 2027-му — ще можна при обороті до 800 000 євро, а з 2028-го в B2B залишається тільки E-Rechnung. Якщо серед ваших клієнтів є фірми, це вас стосується.

Важливо: хто вказав у рахунку ПДВ, той його й винен — навіть якщо вказав помилково. Тому з рахунками краще один раз сходити до Steuerberater, ніж розбиратися потім. Повний розбір рахунку — реквізити, спрощений рахунок до 250 євро, Kleinunternehmer і зберігання — окремою статтею, німецькою — Rechnung in der Werkstatt.

І ще одне, про що згадують рідко: разом із технікою до вас приїжджають чужі дані. Що з ними робити — ремонт і DSGVO.

Гарантія: два роки, і це не те саме, що «гарантія на апарат»

За § 634a BGB строк для вимог щодо виконаної роботи — два роки, і він починається з приймання роботи, а не з дня, коли клієнт помітив проблему. Приймання — це коли клієнт забрав апарат і не має претензій; воно ж, за § 641 BGB, робить винагороду такою, що підлягає сплаті. Якщо робота з недоліком, клієнт може частину суми утримати.

Два роки — це про вашу роботу й поставлені деталі, а не про весь апарат. Пишіть у документі саме так: «гарантія на виконані роботи та встановлені деталі». Інакше через півтора року вам принесуть зовсім іншу поломку як гарантійну.

Як це виглядає на практиці

Мінімальний набір, з яким можна починати: приймальний лист на A4, домовленість про платну діагностику (якщо вона у вас платна) просто в цьому ж листі, і рахунок. Бланки приймального листа й акта німецькою — безплатні, на сторінках квитанції й акта, у PDF і у Word. Якщо хочеться, щоб у шапці вже стояли ваші реквізити й умови, зберіть лист у генераторі: заповнюєте поля — забираєте готовий файл, нічого з введеного ми не зберігаємо.

І головне, заради чого все це пишеться: у нашій програмі мова документів задається окремо від мови інтерфейсу. Ви працюєте українською, а клієнт отримує Annahmeschein і Arbeitsnachweis німецькою — з вашими реквізитами, вашими умовами й вашою гарантією. Нічого перекладати щоразу не треба.

Що саме в Німеччині роблять з технікою, яку не забрали, — окремо, бо там свої правила і вони не очевидні.