Rechnung in der Werkstatt: welche Angaben auf eine Reparaturrechnung gehören

Die Reparatur ist erledigt, das Display leuchtet, der Kunde steht an der Theke und will zahlen. Jetzt fehlt nur noch ein Blatt Papier — und genau an diesem Blatt hängt mehr, als man im Werkstattalltag denkt. Eine Rechnung ist der Beleg für Ihre Umsatzsteuer, der Nachweis für die Gewährleistung des Kunden und bei Geschäftskunden die Grundlage für deren Vorsteuerabzug. Fehlt eine Angabe, fällt das selten an der Theke auf, sondern Monate später: wenn der Kunde für seine Buchhaltung eine korrigierte Rechnung braucht oder wenn jemand Ihre Belege prüft. Unten steht, was auf eine Reparaturrechnung gehört, wo es Erleichterungen gibt und welche Fehler in Werkstätten immer wieder vorkommen.

Stand: Oktober 2026. Alle Beträge sind Beispielzahlen. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung — bei Zweifeln im Einzelfall fragen Sie Ihren Steuerberater.

Kostenvoranschlag, Auftrag, Rechnung — was ist was?

In der Werkstatt entstehen zu einer Reparatur meist drei Dokumente. Der Kostenvoranschlag sagt, was es voraussichtlich kosten wird. Der Reparaturauftrag hält fest, was angenommen wurde und was vereinbart ist — wie er aussehen sollte, steht in Reparaturauftrag: Vorlage und Pflichtangaben. Die Rechnung schließlich rechnet ab, was tatsächlich gemacht wurde.

Wichtig ist dabei: Das Umsatzsteuergesetz fragt nicht nach der Überschrift. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, egal wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG). Ob oben „Quittung“, „Arbeitsnachweis“ oder „Abholschein“ steht — wenn darauf ein Betrag für eine erbrachte Reparatur verlangt wird, ist es eine Rechnung, und dann sollte sie auch alles enthalten, was eine Rechnung braucht.

Dasselbe Gesetz unterscheidet zwei Formen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt — bekannt sind XRechnung und ZUGFeRD. Alles andere, also Papier und auch das PDF per Mail, ist eine „sonstige Rechnung“. Für Privatkunden spielt das keine Rolle, für Geschäftskunden sehr wohl (dazu unten mehr).

Muss ich überhaupt eine Rechnung schreiben?

Das hängt vom Kunden ab. Reparieren Sie für ein anderes Unternehmen für dessen Betrieb — das Diensthandy eines Malerbetriebs, die Laptops einer Arztpraxis — oder für eine juristische Person wie einen Verein oder eine GmbH, sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Für den Privatkunden mit seinem eigenen Smartphone nennt das Gesetz keine allgemeine Pflicht. Ausstellen dürfen Sie trotzdem — und in der Praxis tut das fast jede Werkstatt. Der Kunde braucht einen Beleg für seine Gewährleistung, manchmal für seine Versicherung oder den Arbeitgeber, und Sie haben einen sauberen Nachweis, was zu welchem Preis gemacht wurde. Wenn die Rechnung ohnehin geschrieben wird, sollte sie vollständig sein.

Die Pflichtangaben im Überblick

Was eine vollständige Rechnung enthalten muss, steht in § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Übersetzt in den Werkstattalltag:

• Name und Anschrift — beider Seiten. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden. Bei Geschäftskunden ist das die Firma mit Adresse, nicht der Mitarbeiter, der das Gerät vorbeigebracht hat.
• Steuernummer oder USt-IdNr. Eine von beiden, und zwar Ihre eigene.
• Ausstellungsdatum. Der Tag, an dem die Rechnung geschrieben wird.
• Rechnungsnummer. Fortlaufend und nur einmal vergeben. Sie darf aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen — „2026-0147“ oder eine eigene Reihe je Filiale ist also möglich, solange jede Nummer nur einmal vorkommt.
• Menge und Art der Teile, Umfang und Art der Arbeit. Nicht „Reparatur“, sondern „Display-Einheit getauscht“, „Ladebuchse ersetzt“, „Akku gewechselt“ — mit Stückzahl beim Teil und Umfang bei der Arbeit.
• Zeitpunkt der Leistung. Wann die Reparatur erbracht wurde. Er ist eine eigene Angabe, nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum — auch wenn es manchmal derselbe Tag ist.
• Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung wie ein Skonto.
• Steuersatz und Steuerbetrag — oder, wenn keine Steuer anfällt, ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Die übrigen Punkte der Vorschrift betreffen Sonderfälle wie Gutschriften, die in einer Reparaturwerkstatt kaum vorkommen.

Ein Beispiel: Laptop-Displaytausch

Eine Steuerkanzlei bringt ein Notebook mit gebrochenem Display. Vereinbart war eine Fehlersuche, weil zusätzlich ein Problem mit dem Bildschirmkabel vermutet wurde, dazu eine Anzahlung für das bestellte Teil. So könnte die Rechnung im Kern aussehen — mit Beispielzahlen und einem Beispielsteuersatz:

Position	Menge	Einzelpreis	Betrag
Fehlersuche Display und Bildschirmkabel (Diagnosepauschale)	1	25,00 €	25,00 €
Display-Einheit 15,6", Ersatzteil	1 Stück	189,00 €	189,00 €
Arbeitslohn Displaytausch	1,0 Std.	48,00 €	48,00 €
Summe netto			262,00 €
Umsatzsteuer 19 %			49,78 €
Gesamtbetrag			311,78 €
abzüglich Anzahlung vom 06.10.2026			−100,00 €
Noch zu zahlen			211,78 €

Drei Dinge lohnen den zweiten Blick. Die Diagnosepauschale steht als eigene Zeile da, nicht versteckt im Arbeitslohn — der Kunde sieht, wofür er zahlt, und Sie belegen, dass sie vereinbart war. Teil und Arbeitslohn sind getrennt: Das macht die Rechnung nachvollziehbar und zeigt bei einem späteren Garantiefall sofort, welches Teil verbaut wurde. Und die Anzahlung verschwindet nicht, sondern wird in der Schlussrechnung genannt und abgezogen. Wie die Steuer auf Anzahlungen im Einzelnen darzustellen ist, besprechen Sie am besten einmal mit Ihrem Steuerberater und legen sich danach eine feste Vorlage an.

Wie die 48 € pro Stunde und der Aufschlag auf das Display zustande kommen, steht in Stundensatz, Diagnosepauschale, Teileaufschlag: wie eine Werkstatt ihre Preise rechnet. Die Rechnung ist nur der Ort, an dem die Kalkulation sichtbar wird.

Bis 250 Euro: die Kleinbetragsrechnung

Für den Akkutausch am Handy oder die Diagnose, nach der der Kunde die Reparatur ablehnt, wäre die volle Rechnung übertrieben. Dafür gibt es die Kleinbetragsrechnung: Liegt der Gesamtbetrag einschließlich Steuer bei höchstens 250 Euro, genügen nach § 33 UStDV

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Teile beziehungsweise Umfang und Art der Arbeit,
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• und der Steuersatz (oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung).

Name und Anschrift des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind hier nicht nötig. Eine Zeile wie „Akku getauscht, 1 Stück, 79,00 € inkl. 19 % USt“ unter Ihrem Briefkopf mit Datum reicht. Gerade für die vielen kleinen Aufträge am Tresen spart das Zeit.

Kleinunternehmer: keine Steuer ausweisen

Viele Ein-Mann-Werkstätten starten als Kleinunternehmer. Die Grenzen liegen seit 2025 bei höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 UStG). Wer darunter bleibt, berechnet keine Umsatzsteuer — und das muss die Rechnung auch zeigen.

Nach § 34a UStDV gehören auf die Rechnung eines Kleinunternehmers: Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), das Ausstellungsdatum, Menge und Art beziehungsweise Umfang und Art der Leistung, der Gesamtbetrag in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer — etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.

Der klassische Fehler: eine gekaufte Vorlage mit fertiger Zeile „zzgl. 19 % MwSt.“, die niemand gelöscht hat. Wer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie auch — selbst als Kleinunternehmer. Wie man den Laden allein überhaupt im Griff behält, steht in Allein in der Werkstatt.

Geschäftskunden und die E-Rechnung

Für Reparaturen an Privatkunden ändert sich nichts. Bei Geschäftskunden im Inland stellt Deutschland schrittweise auf die E-Rechnung um (Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG):

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Ihre Werkstatt — etwa wenn Ihr Teilelieferant umstellt.
• Für Leistungen 2025 und 2026 dürfen Sie Geschäftskunden bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen schicken oder, mit deren Zustimmung, ein PDF.
• 2027 geht das nur noch, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug — für die meisten kleinen Werkstätten also noch ein Jahr länger.
• Ab 2028 gilt zwischen Unternehmen im Inland nur noch die E-Rechnung. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Sie dürfen immer auch auf Papier oder als PDF gehen (§ 33 UStDV).

Wer heute schon regelmäßig für Firmen, Praxen oder Behörden repariert, sollte die Umstellung nicht auf Dezember 2027 schieben. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder den Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware, wie Sie dort E-Rechnungen erzeugen.

Die häufigsten Fehler in Werkstattrechnungen

• Lücken in der Nummerierung. Rechnung 146 storniert und gelöscht, 148 folgt auf 147 — das lässt Fragen entstehen. Eine stornierte Rechnung bleibt in der Ablage und wird durch eine neue Nummer ersetzt.
• Kein Leistungsdatum. Nur das Rechnungsdatum steht drauf, wann repariert wurde, bleibt offen.
• „Reparatur — 120 €“. Ohne Teil, Menge und Art der Arbeit fehlt eine Pflichtangabe, und im Garantiefall weiß niemand mehr, was gemacht wurde.
• Falscher Empfänger bei Geschäftskunden. Statt der Firma mit Anschrift steht der Vorname des Mitarbeiters und seine Handynummer da.
• Ausgewiesene MwSt beim Kleinunternehmer. Siehe oben: Die Steuer ist dann geschuldet.

Wie lange aufbewahren?

Rechnungen werden acht Jahre aufbewahrt, und die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine Rechnung vom März 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf. Das gilt für Ihre eigenen Rechnungen ebenso wie für die Rechnungen Ihrer Lieferanten.

Wie ServiceCenterSoft dabei hilft

Das Programm druckt zu jedem Auftrag den Annahmeschein bei der Annahme und bei der Ausgabe den „Arbeitsnachweis zum Auftrag Nr. …“. Darauf stehen Ihr Briefkopf mit Logo, Name, Anschrift, Telefon, E-Mail und einem frei formulierten Feld für Ihre Firmendaten — dort tragen Sie Steuernummer oder USt-IdNr. ein. Dazu kommen Name und Telefon des Kunden, Gerät und Seriennummer, die Daten „Angenommen“ und „Ausgegeben“, die Kostenaufstellung in Zeilen (Arbeit oder Teil · Menge · Preis · Betrag) und der Betrag „Zu zahlen“. Mehrere Zahlungen zu einem Auftrag werden einzeln erfasst, eine Anzahlung geht also nicht verloren.

Die Druckformulare bearbeiten Sie selbst: Platzhalter verschieben, eigenen Text ergänzen — etwa den Kleinunternehmer-Hinweis oder eine Zeile mit dem enthaltenen Steuersatz, mit der aus dem Arbeitsnachweis bei Beträgen bis 250 Euro eine Kleinbetragsrechnung werden kann. Was das Programm nicht tut: Es erstellt keine eigene Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer und Aufschlüsselung der Umsatzsteuer, und es erzeugt keine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die Anschrift des Kunden steht auf dem Arbeitsnachweis ebenfalls nicht. Für die vollständige Rechnung an Geschäftskunden dienen Arbeitsnachweis und Kostenaufstellung als Grundlage — geschrieben wird sie in Ihrer Buchhaltungssoftware oder vom Steuerberater. Wie Annahme, Kostenaufstellung und Arbeitsnachweis zusammenspielen, sehen Sie ohne Registrierung in der Demo.

Kurz gesagt

• Rechnung ist jedes Dokument, mit dem abgerechnet wird — egal, wie es heißt (§ 14 Abs. 1 UStG).
• Pflicht ist die Rechnung bei Geschäftskunden und juristischen Personen, innerhalb von sechs Monaten; Privatkunden bekommen sie in der Praxis trotzdem.
• Vollständige Rechnung: beide Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Teile und Arbeit konkret, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 UStG).
• Bis 250 Euro brutto genügt die Kleinbetragsrechnung ohne Kundenanschrift und Rechnungsnummer (§ 33 UStDV).
• Kleinunternehmer weisen keine Steuer aus und schreiben den Befreiungshinweis auf die Rechnung (§ 19 UStG, § 34a UStDV).
• Geschäftskunden im Inland: Papier oder PDF noch bis Ende 2026, 2027 nur bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 nur E-Rechnung.
• Diagnosepauschale, Teile und Arbeitslohn als eigene Zeilen; Anzahlungen in der Schlussrechnung abziehen.
• Rechnungen acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b UStG).