Рахунок майстерні в Німеччині: що в ньому має бути

Дмитро МельникАвтор статей

Рахунок у Німеччині — не формальність і не «папірець для бухгалтерії». Це документ, за яким потім дивляться і клієнт, і податкова, і саме на ньому найчастіше горять ті, хто щойно почав. Нижче — що в ньому має бути, коли вистачає спрощеного варіанта, що змінює статус Kleinunternehmer і скільки все це доведеться зберігати.

Застереження: це не юридична консультація, а орієнтир станом на жовтень 2026 року. Усе податкове — до Steuerberater; номери норм наведені, щоб ви знали, де дивитися.

Коли рахунок обовʼязковий

Якщо ваш замовник — підприємець або юридична особа, рахунок ви виставити зобовʼязані, і зробити це треба протягом шести місяців (§ 14 UStG). Тобто фірма, яка принесла до вас ноутбук, має право на Rechnung, а не на «чек із каси».

Для приватної особи такого загального обовʼязку з цієї норми не випливає. Але на практиці рахунок усе одно виставляють усім: це ваш доказ того, за що взяли гроші, і підстава для гарантійної розмови через півроку.

Що має бути в рахунку

Повний набір реквізитів із § 14 UStG виглядає так:

  • повна назва й адреса — ваша і замовника;
  • ваш податковий номер (Steuernummer) або USt-IdNr.;
  • дата виставлення;
  • номер рахунку — наскрізний, без дірок;
  • кількість і звичайне позначення того, що зроблено й поставлено: «Austausch Display», «Akku», а не просто «Reparatur»;
  • дата ремонту або постачання деталі;
  • сума окремо за ставками, знижки, якщо вони є;
  • ставка й сума податку — або прямий текст про звільнення.

Найчастіша помилка новачка — «Reparatur: 180 €» одним рядком. Через рік до цього рядка не підкопаєшся вже й вам самому, а клієнт у гарантійній суперечці скаже, що міняли зовсім інше.

Маленький рахунок — до 250 євро

Для сум до 250 € брутто діє спрощення (§ 33 UStDV): не потрібні ні адреса замовника, ні номер рахунку, ні окремо виділена сума податку. Досить ваших даних, дати, переліку робіт, суми і ставки податку.

Для дрібного ремонту біля стійки — рівно те, що треба. Але звикати не варто: щойно рахунок виходить за 250 €, набір реквізитів знову повний.

Kleinunternehmer: рахунок без ПДВ

Той, хто працює за правилом Kleinunternehmer (§ 19 UStG), податок у рахунку не вказує. Орієнтири за оборотом — 25 000 € за попередній рік і 100 000 € у поточному; чи підпадаєте ви і що робити при перевищенні — питання до Steuerberater, а не до статті в інтернеті.

У самому рахунку замість ставки має стояти зрозумілий рядок про те, що податок не нараховується за цим правилом (§ 34a UStDV). І найважливіше, що варто запамʼятати одразу: хто вказав ПДВ у рахунку, той його і винен — навіть якщо вказав помилково. Тому «на всяк випадок додам 19 %» — дорога помилка.

Електронний рахунок

Перехід на E-Rechnung уже почався, і дати варто знати заздалегідь (§ 27 Abs. 38 UStG):

  • з 1 січня 2025 року всі в B2B мають уміти приймати електронний рахунок;
  • папір і PDF у B2B допускаються до 31 грудня 2026 року;
  • у 2027-му папером і PDF ще можна — якщо оборот за попередній рік не перевищив 800 000 €;
  • з 2028 року в B2B залишається тільки E-Rechnung.

Важливо: E-Rechnung — це не PDF у листі. Це структурований формат (XRechnung, ZUGFeRD), який читає програма, а не людина. PDF у цій схемі вважається звичайним рахунком.

Скільки зберігати

Рахунки зберігаються вісім років, і строк рахується з кінця року, в якому рахунок виставлено (§ 14b Abs. 1 UStG). Для рахунку від березня 2026-го це означає кінець 2034 року. Копії в хмарі достатньо, якщо вони читаються й не змінюються заднім числом.

Що з цього вміє програма, а чого ні

Чесно, без прикрас. Наша програма друкує приймальний лист (Annahmeschein) і акт виконаних робіт (Arbeitsnachweis) — німецькою, з вашим логотипом і вашими реквізитами у шапці; вёрстку бланка ви правите самі, а мова документа задається окремо від мови інтерфейсу. Кошторис збирається рядками — роботи й деталі зі складу, — і оплат на один ремонт може бути кілька, разом із передоплатою.

Чого вона не робить: окремої Rechnung із розбивкою за ставками ПДВ і електронного рахунку у форматах XRechnung чи ZUGFeRD. Адреси замовника в акті теж немає. Тому рахунок на сьогодні виставляється окремо — у бухгалтерській програмі або в Steuerberater, а акт із програми показує клієнтові, що саме зроблено.

Бланки приймального листа й акта німецькою можна взяти безплатно — на сторінках квитанції й акта, у PDF і у Word. Решта документів майстерні — окремою статтею, а про кошторис і платну діагностику — тут.

← Усі новини