Акт виконаних робіт з ремонту

Акт виконаних робіт — другий документ ремонту після квитанції. Квитанція фіксує, що апарат прийняли і в якому стані. Акт — що з ним зробили, хто зробив, скільки це коштувало і що клієнтові варто знати далі. У ServiceCenterSoft акт друкується з тієї самої квитанції, а його зміст складається з кошторису й журналу робіт, які майстер веде по ходу ремонту.

Квитанція і акт — не одне й те саме

Їх часто плутають, бо обидва друкуються на одному бланку майстерні. Різниця в моменті й у змісті:

• Квитанція видається при прийманні: хто здав, що здав, у якому стані, з якою несправністю, коли обіцяли. Вона захищає і клієнта, і майстерню до ремонту.
• Акт видається при видачі: які роботи виконано, скільки це коштує, чи оплачено, хто відповідав за ремонт, які рекомендації. Він підсумовує ремонт і захищає вже після нього.

Приватному клієнтові за дрібний ремонт акт часто не потрібен — вистачає квитанції з відміткою про видачу. Але є випадки, коли без нього не обійтися.

Коли акт справді потрібен

• Замовник — фірма або ФОП. Бухгалтерія клієнта не проведе оплату без документа про виконані роботи. Для таких клієнтів акт — не формальність, а умова, щоб вам заплатили.
• Гарантійний ремонт за рахунок виробника. Виробник або його представник платить саме за актом, і зазвичай хоче бачити його у своєму форматі. Докладніше — програма для авторизованого сервісу.
• Суперечка про якість. Клієнт повертається через місяць і каже, що ремонт не допоміг. Акт показує, що саме було зроблено, — і стає зрозуміло, чи це та сама несправність, чи нова.
• Дорогий ремонт. Коли сума помітна, клієнт хоче бачити, за що платить. Перелік робіт знімає питання «а чому так дорого».

Що має бути в акті

Незалежно від того, друкуєте ви акт із програми чи заповнюєте бланк від руки, у ньому має бути:

1. назва майстерні, адреса й телефон;
2. номер акта або квитанції, до якої він належить, і дата;
3. замовник — прізвище та ім’я або назва фірми, телефон;
4. апарат: вид, бренд, модель, серійний номер;
5. заявлена несправність — щоб було видно, з чим апарат прийшов;
6. перелік виконаних робіт і встановлених деталей;
7. вартість і відмітка про оплату;
8. хто виконав ремонт;
9. дата видачі;
10. гарантія на роботу — строк і умови;
11. рекомендації клієнтові, якщо вони є;
12. підписи майстерні й клієнта.

Про вимоги закону ми навмисно не пишемо: редакції змінюються, і посилатися на них без юриста ненадійно. Якщо вашим клієнтам-фірмам потрібна певна форма акта, уточніть її в їхньої бухгалтерії — і налаштуйте друковану форму під неї.

Якщо акт поки заповнюєте від руки, візьміть бланк із цими дванадцятьма пунктами: таблиця на десять робіт і деталей із сумою, відмітка про оплату, гарантія, рекомендації й підписи обох сторін.

Акт, який складається сам

Найслабше місце паперового акта — перелік робіт і сума. Їх пишуть наприкінці, по пам’яті, і в акті опиняється «ремонт плати — 1 500», а не «замінено конденсатори в блоці живлення — 4 шт.», «перевірка під навантаженням».

У програмі акт складається з двох речей, які ведуться по ходу ремонту. Кошторис — за що платить клієнт: перший рядок — базова робота, визначена на прийманні, далі рядки «що зроблено — кількість — ціна — сума». Рядок можна вибрати з довідника робіт або взяти деталь зі складу — тоді вона ще й спишеться з залишку. Журнал робіт — що робили й що знайшли: одна дія — один запис, із датою і прізвищем майстра. Коли настає час видачі, акт друкується з квитанції кнопкою, і все це потрапляє в нього саме.

Щоб акт читався, варто домовитися в майстерні про кілька правил: у кошторисі називати роботу й деталь так, як їх назвав би клієнт; у журналі писати, що зроблено, а не що «пробували»; окремим записом фіксувати перевірку після ремонту.

Як виглядає надрукований акт

Акт друкується на аркуші A4. У штатній формі — реквізити філії, клієнт, апарат і серійний номер, дати приймання й видачі, кошторис таблицею з підсумком, журнал робіт, рекомендації, «До сплати», хто виконав і місце для підпису клієнта. Заявлену несправність, дату оплати, суму вже отриманого й текст гарантії можна додати у форму — поля для них у програмі є.

«До сплати» — не вся сума, а залишок. Передоплату за деталь записують оплатою в картці ще в день приймання, і на видачі акт показує рівно те, що лишилося доплатити.

Форму акта ви правите самі: свій логотип, свій текст про гарантію, свій порядок полів. Якщо точок кілька, форма одна, а реквізити підставляються з тієї філії, де був ремонт. Мова документа задається окремо від мови програми — українському клієнтові акт українською, навіть якщо майстер працює в програмі російською.

Чого в акті немає

• Знижок і ПДВ окремим рядком. Кошторис — це ціна для клієнта: знижку, якщо ви її даєте, вписують у ціну рядка, а ПДВ окремо не виділяється.
• Підпису на екрані й електронного підпису. Акт підписують на папері.
• Кількох актів на один ремонт. Акт один на квитанцію; якщо робіт було кілька етапів, усі вони будуть в одному акті.

Що ви отримаєте

• Акт друкується кнопкою з квитанції — нічого не переписується.
• Кошторис рядками: що зроблено, скільки, за якою ціною і разом.
• Перелік робіт — із журналу майстра, а не з пам’яті наприкінці дня.
• «До сплати» — залишок за вирахуванням передоплати.
• Форма під себе: логотип, гарантія, порядок полів, мова документа; реквізити філії підставляються самі.
• Для клієнтів-фірм — документ, за яким їхня бухгалтерія проведе оплату.

★★★★★

Потестив демо-версію «Сервісного Центру» — враження позитивні. Програма досить проста та зрозуміла, але при цьому має все необхідне для роботи: клієнти, ремонти, техніка, запчастини, статуси та статистика.

Особливо сподобалися темна тема та адаптивний дизайн — з телефону працювати цілком зручно. Окремий плюс — швидкий пошук, який працює одразу під час введення (keyup), тому не потрібно щоразу натискати окрему кнопку «Пошук».

Видно, що програму робили саме для сервісних центрів, а не просто адаптували звичайну CRM під ремонтний бізнес. Інтерфейс без зайвих наворотів, усе досить логічно і по суті.

Хороший практичний інструмент для щоденної роботи сервісного центру.

★★★★★

Сподобалось, що дають тестувати безкоштовно 14 днів, можуть виконати мої забаганки, налаштовані виключно під мої потреби.

Ще сподобалося, як організована оплата. Абонплату можна просто оплатити карткою онлайн — фактично так само, як звичайну підписку на Spotify чи інший сервіс. Не потрібно укладати окремі договори чи вручну оплачувати рахунки.

При цьому немає відчуття жорстких обмежень за кількістю співробітників. Один сервісний центр — один акаунт, а всередині можна організувати роботу майстрів та підтримувати декілька філій.

Для мене це набагато зручніше, ніж тарифи, де потрібно окремо платити за кожного користувача або постійно рахувати, скільки співробітників сьогодні працює.

★★★★★

У мене досить специфічний бізнес, тому стандартного функціоналу програми було недостатньо — потрібні були власні поля для заповнення, свої варіанти сортування та пошуку за додатковими параметрами. Також потрібно було трохи переробити акт виконаних робіт і друковану квитанцію під наші особливості.

Звернувся до технічної підтримки. Чесно кажучи, очікував, що такі зміни займуть багато часу, але все вирішили буквально протягом одного дня. Спеціалісти швидко розібралися, що саме нам потрібно, запропонували правильне рішення і все зробили грамотно.

Окремо хочу відзначити підтримку — відповідають по суті, без зайвої бюрократії, і справді допомагають, а не просто відправляють читати документацію.

Для мене це великий плюс програми: її не просто продають «як є», а можна адаптувати під реальні особливості роботи. Дякую команді за оперативність і нормальне ставлення до клієнта.

Рекомендую!

Скільки це коштує

Акт, квитанція і журнал робіт входять у програму — окремо нічого не купується. Одна ціна за всю майстерню.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 50,65 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Надрукувати акт із будь-якої квитанції можна в демонстрації. Що має бути в квитанції при прийманні — на сторінці квитанція про приймання.

Часті запитання