Акт виконаних робіт з ремонту

Акт виконаних робіт — другий документ ремонту після квитанції. Квитанція фіксує, що апарат прийняли і в якому стані. Акт — що з ним зробили, хто зробив, скільки це коштувало і що клієнтові варто знати далі. У ServiceCenterSoft акт друкується з тієї самої квитанції, а його зміст складається з журналу робіт, який майстер веде по ходу ремонту.

Квитанція і акт — не одне й те саме

Їх часто плутають, бо обидва друкуються на одному бланку майстерні. Різниця в моменті й у змісті:

• Квитанція видається при прийманні: хто здав, що здав, у якому стані, з якою несправністю, коли обіцяли. Вона захищає і клієнта, і майстерню до ремонту.
• Акт видається при видачі: які роботи виконано, скільки це коштує, чи оплачено, хто відповідав за ремонт, які рекомендації. Він підсумовує ремонт і захищає вже після нього.

Приватному клієнтові за дрібний ремонт акт часто не потрібен — вистачає квитанції з відміткою про видачу. Але є випадки, коли без нього не обійтися.

Коли акт справді потрібен

• Замовник — фірма або ФОП. Бухгалтерія клієнта не проведе оплату без документа про виконані роботи. Для таких клієнтів акт — не формальність, а умова, щоб вам заплатили.
• Гарантійний ремонт за рахунок виробника. Виробник або його представник платить саме за актом, і зазвичай хоче бачити його у своєму форматі. Докладніше — програма для авторизованого сервісу.
• Суперечка про якість. Клієнт повертається через місяць і каже, що ремонт не допоміг. Акт показує, що саме було зроблено, — і стає зрозуміло, чи це та сама несправність, чи нова.
• Дорогий ремонт. Коли сума помітна, клієнт хоче бачити, за що платить. Перелік робіт знімає питання «а чому так дорого».

Що має бути в акті

Незалежно від того, друкуєте ви акт із програми чи заповнюєте бланк від руки, у ньому має бути:

1. назва майстерні, адреса й телефон;
2. номер акта або квитанції, до якої він належить, і дата;
3. замовник — прізвище та ім’я або назва фірми, телефон;
4. апарат: вид, бренд, модель, серійний номер;
5. заявлена несправність — щоб було видно, з чим апарат прийшов;
6. перелік виконаних робіт і встановлених деталей;
7. вартість і відмітка про оплату;
8. хто виконав ремонт;
9. дата видачі;
10. гарантія на роботу — строк і умови;
11. рекомендації клієнтові, якщо вони є;
12. підписи майстерні й клієнта.

Про вимоги закону ми навмисно не пишемо: редакції змінюються, і посилатися на них без юриста ненадійно. Якщо вашим клієнтам-фірмам потрібна певна форма акта, уточніть її в їхньої бухгалтерії — і налаштуйте друковану форму під неї.

Якщо акт поки заповнюєте від руки, візьміть бланк із цими дванадцятьма пунктами: таблиця на десять робіт і деталей із сумою, відмітка про оплату, гарантія, рекомендації й підписи обох сторін.

Акт, який складається сам

Найслабше місце паперового акта — перелік робіт. Його пишуть наприкінці, по пам’яті, і в ньому опиняється «ремонт плати», а не «замінено конденсатори в блоці живлення, перевірено під навантаженням».

У програмі майстер записує кожну роботу в журнал ремонту одразу, як зробив: одна дія — один запис, із датою і його прізвищем. Коли настає час видачі, акт друкується з квитанції кнопкою, і весь журнал потрапляє в нього сам.

Щоб акт читався, варто домовитися в майстерні про кілька правил для журналу: писати, що зроблено, а не що «пробували»; називати деталь так, як її назвав би клієнт; окремим записом фіксувати перевірку після ремонту.

Як виглядає надрукований акт

Акт друкується на аркуші A4. У штатній формі — реквізити філії, клієнт, апарат і серійний номер, дати приймання й видачі, журнал робіт, рекомендації, сума до сплати, хто виконав і місце для підпису клієнта. Заявлену несправність, дату оплати й текст гарантії можна додати у форму — поля для них у програмі є.

Форму акта ви правите самі: свій логотип, свій текст про гарантію, свій порядок полів. Якщо точок кілька, форма одна, а реквізити підставляються з тієї філії, де був ремонт. Мова документа задається окремо від мови програми — українському клієнтові акт українською, навіть якщо майстер працює в програмі російською.

Чого в акті немає

• Ціни за кожну роботу окремо. В акті — перелік робіт і загальна сума ремонту. Кошторис по рядках програма не складає.
• Окремого списку деталей. Деталі потрапляють в акт тоді, коли майстер записав їх у журнал робіт.
• Підпису на екрані й електронного підпису. Акт підписують на папері.
• Кількох актів на один ремонт. Акт один на квитанцію; якщо робіт було кілька етапів, усі вони будуть в одному акті.

Що ви отримаєте

• Акт друкується кнопкою з квитанції — нічого не переписується.
• Перелік робіт складається з журналу майстра, а не з пам’яті наприкінці дня.
• У кожному записі — дата й хто виконав: видно, хто відповідав за ремонт.
• Форма під себе: логотип, гарантія, порядок полів, мова документа.
• Реквізити філії підставляються самі.
• Для клієнтів-фірм — документ, за яким їхня бухгалтерія проведе оплату.

Скільки це коштує

Акт, квитанція і журнал робіт входять у програму — окремо нічого не купується. Одна ціна за всю майстерню.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 $ = 45 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Надрукувати акт із будь-якої квитанції можна в демонстрації. Що має бути в квитанції при прийманні — на сторінці квитанція про приймання.

Часті запитання