Програма для сервісу котлів і бойлерів

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для сервісу, який ремонтує й обслуговує газові та електричні котли, бойлери, газові колонки й теплові насоси. Виїзд до клієнта й ремонт плати в майстерні — в одній квитанції, щорічне ТО тих самих котлів, кошторис на дорогий вузол із погодженням і передоплатою, аноди й ТЕНи на складі. Працює в браузері — на комп’ютері в майстерні й на телефоні майстра біля котла.

Хто так працює і що болить

Котел до майстерні не везуть: він висить на стіні в котельні чи на кухні, підключений до газу, води й опалення. Майстер їде сам — чистить, міряє, міняє датчик чи вентилятор на місці. Але частина роботи все одно повертається в майстерню: плату керування знімають і ремонтують на стенді, бойлер на 80 літрів забирають чистити від накипу, теплообмінник колонки паяють на столі. Одна поломка — два місця роботи й кілька днів, за які легко загубити, де що лежить.

До цього додається сезон. У вересні — жовтні всі разом згадують про опалення: запустити котел після літа, почистити, «щось клацає й не запалюється». Заявок більше, ніж рук, і кожен клієнт мерзне. А весь рік поруч іде плановий потік — щорічне обслуговування котлів, які ви вже знаєте.

• Плата на стенді, а квитанція «десь на виїзді». Клієнт дзвонить, а ніхто не скаже, чи його плату вже перевірили.
• Восени заявки губляться. Записали в месенджері, пообіцяли «на тижні» — і забули.
• Дорогий вузол без згоди. Теплообмінник чи плату замовили, а клієнт вирішив, що дешевше новий котел.
• Ніхто не пам’ятає, що робили торік. Яка модель, що міняли, коли чистили.

Виїзд і майстерня — одна квитанція

Заявка оформлюється звичайною квитанцією: клієнт із телефоном і адресою (адреса зберігається в картці клієнта), котел, модель і серійний номер, що сталося, коментар — «котельня в підвалі, ключ у сусіда». Квитанції призначається майстер і обіцяна дата.

Статуси ви заводите самі, і для котлів зручно розвести місця роботи: «Виїзд призначено», «Плата на стенді», «Чекаємо деталь», «Погодження», «Повторний виїзд — установка», «Виконано». Майстер зняв плату — переводить квитанцію в «Плата на стенді» з коментарем, що саме забрав. Будь-який статус можна вивести плашкою над списком: одним натиском видно всі плати в майстерні або всі котли, де ще треба поставити відремонтоване. Кожна зміна статусу з коментарем, датою й прізвищем лягає в історію квитанції.

Чесно: календаря виїздів і карти маршрутів у програмі немає. Зранку відбирають квитанції за майстром і статусом «Виїзд призначено», адресу й коментар майстер бачить у картці на телефоні, дорогу будує в звичній навігації. Як виглядає виїзний бік роботи загалом — на сторінці сервіс побутової техніки.

Осінній вал перед опаленням

У сезон важливо не скільки заявок, а щоб жодна не загубилася. У списку для цього є прості речі: прострочені обіцяні дати червоніють, а плашка «прострочені» збирає їх окремо; позначка «терміново» — для тих, у кого немає ні опалення, ні гарячої води; пошук за телефоном показує заявку клієнта, який дзвонить утретє. Відбір за майстром показує, у кого скільки виїздів.

Влітку картина інша, і це теж видно: звіт за період покаже, скільки зроблено запусків, ТО й ремонтів, на яку суму й хто що виконав. Сервіс кондиціонерів живе дзеркально — пік улітку, тиша взимку; якщо ви робите і те, і те, подивіться сторінку сервіс кондиціонерів.

Щорічне ТО: ті самі котли щороку

Більшість котлів ви бачите не раз. У картці клієнта — усі його квитанції: коли чистили, що міняли, скільки коштувало. Пошук у списку ремонтів знаходить квитанцію і за частиною серійного номера — корисно, коли в одного клієнта два котли або котел переїхав разом із будинком до нових власників.

Квитанцію на ТО можна скопіювати з торішньої: клієнт, котел, вид робіт, комплектність і нотатки переносяться, серійний номер, дати й оплата — нові. Осіння хвиля «почистити, як минулого року» оформлюється за хвилину. Види робіт — «Запуск», «Річне ТО», «Ремонт плати», «Чистка бойлера» — ви заводите самі.

Чого немає: програма не веде графік планових ТО і сама не нагадує клієнтові, що настав час обслуговування. Як обходяться: восени відбирають торішні квитанції з видом «Річне ТО» за датою приймання й обдзвонюють клієнтів за цим списком; договори на обслуговування з датами тримають у своєму календарі.

Дорогий вузол — тільки після згоди

Теплообмінник, плата керування, вентилятор, газовий клапан — деталі, які можуть коштувати як третина нового котла. Після діагностики майстер пише в журнал робіт, що знайшов, і складає кошторис рядками: деталь, кількість, ціна, робота. Кнопкою з картки кошторис іде клієнтові листом або в Telegram. Клієнт бачить кожен рядок і суму й натискає «Погоджуюсь» чи «Відмовляюсь». Відповідь із датою лягає в історію квитанції.

Оплат по квитанції може бути кілька: передоплата за деталь, доплата після встановлення. Видно, скільки отримано і скільки ще до сплати, а відбір «без оплати» збирає виконане, але не оплачене. Онлайн-оплати клієнтом із програми немає — гроші приймаєте як звикли й записуєте оплату. Якщо ремонт не має сенсу, квитанцію закривають статусом «Відмова від ремонту» чи «Ремонту не підлягає».

Аноди, ТЕНи й ущільнення на складі

Склад — журнал руху: прихід із закупівельною ціною й постачальником, списання в ремонт рядком кошторису, інвентаризація. Залишок рахується сам, а для позиції можна задати мінімальний залишок — плашка «закінчуються» нагадає дозамовити магнієві аноди перед сезоном чистки бойлерів. Кількість на складі ціла, тому все ведеться штуками й комплектами: аноди, ТЕНи, термопари, електроди розпалу, прокладки, датчики тиску. Плати й теплообмінники під конкретну модель замовляють заявкою з квитанції — її можна надіслати постачальнику листом. Докладніше — облік запчастин.

Готова плата не повинна лежати

Відремонтована плата чи почищений бойлер чекають, поки клієнт забере або поки майстер поїде ставити. Коли квитанція готова, клієнт отримує лист або повідомлення в Telegram (підписка за QR-кодом у квитанції), а лист можна надіслати повторно. Біля кожного готового видно, скільки днів воно лежить; коли минає безкоштовний строк зберігання з налаштувань, лічильник червоніє, а плашка «лежать довше терміну» збирає такі окремо. SMS програма не надсилає. Докладніше — сповіщення клієнтів.

Квитанція про приймання й акт виконаних робіт друкуються з програми: в акті кошторис таблицею, журнал робіт і рекомендації — «наступна чистка теплообмінника через рік». Фото й файли до квитанції прикріпити не можна: показання аналізатора димових газів чи знімки котла зберігайте у себе й зазначайте в журналі робіт, що виміряно.

Про газове обладнання — чесно

Роботи з газовими котлами й колонками регулює закон: потрібні допуски, а підключення до газу й перевірки — справа тих, кому це дозволено. За цим стежить сам майстер і його сервіс. Програма веде облік ремонтів і не веде журналів за нормами газової безпеки — те, що ви записали в журнал робіт і кошторис, лишається в історії квитанції.

Скільки зазвичай коштують роботи

Лише для орієнтиру, ціни сильно залежать від міста, моделі й деталей: виїзд і діагностика — 400–900 ₴, щорічне ТО газового котла — 1 200–2 500 ₴, ремонт плати керування — 1 500–4 500 ₴ з деталями, чистка бойлера від накипу із заміною анода — 800–1 800 ₴, чистка теплообмінника газової колонки — 800–1 600 ₴. Свої ціни ви задаєте самі: у видах апаратів і рядками кошторису.

Скільки коштує програма

Одна ціна за весь сервіс — без доплати за майстрів і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,30 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: заведіть заявку на виїзд до котла, переведіть її в «Плата на стенді» й складіть кошторис.

Коротко

• Виїзд і плата на стенді — одна квитанція зі своїми статусами; календаря й маршрутів немає.
• Осінній вал — під плашками, прострочені червоним, термінові окремо.
• Історія котла за клієнтом і серійним номером, копія торішньої квитанції; автонагадувань про ТО немає.
• Дорогий вузол — кошторисом на погодження й кількома оплатами.
• Аноди, ТЕНи, термопари — на складі з мінімальним залишком.
• 20 € на місяць за весь сервіс.