Программа для часовой мастерской

ServiceCenterSoft — программа учёта ремонтов, которая подходит часовой мастерской: от замены батарейки за пять минут до полного обслуживания механизма за три недели. Здесь — о том, как записать часы при приёме так, чтобы на выдаче не было спора, как не тратить на квитанцию больше времени, чем на работу, и как держать под рукой батарейки и ремешки. Работает в браузере, установка не нужна.

Мастерская, где всё мелкое — кроме цены часов

Работа часовщика обманчиво мелкая. Батарейка, ремешок, укоротить браслет, поставить на место выпавшую стрелку — за день таких заказов набирается два-три десятка, каждый на несколько минут, и клиент обычно ждёт у стойки. Рядом лежат долгие заказы: механика на чистке и смазке, часы, которые ждут заводную пружину или стекло, настенные часы с боем.

А сами часы почти всегда ценные. Если не дорогие в магазине, то дорогие владельцу: подарок к юбилею, отцовские часы, память. Поэтому к часовщику предъявляют требования как к ювелиру: всё, что было при приёме, должно быть и на выдаче — до последнего звена браслета.

Типичные проблемы мастерской без учёта:

• мелкие работы делают «без бумажки», и вечером непонятно, сколько заработали и сколько батареек ушло;
• царапину на стекле при приёме не записали — на выдаче она «появилась у вас»;
• на словах сказали «чистка — столько-то», а после вскрытия понадобилась деталь, и согласия клиента нигде нет;
• батарейки нужного размера закончились, а заметили это, когда клиент уже у стойки;
• готовые часы лежат в сейфе полгода — хозяин не знает, что можно забирать.

Приём: всё, что видно, — на бумаге

Пока часы у вас, вы за них отвечаете. Подробная опись при клиенте, распечатанная и подписанная им, — самый простой способ, чтобы обе стороны одинаково понимали, в каком состоянии вещь принята.

В форме приёма для этого есть отдельные поля. В модель и серийный номер пишут то, что указано на корпусе и задней крышке: по номеру потом видно, были ли эти часы у вас и что с ними делали. Во внешний вид — состояние стекла и безеля, царапины и вмятины корпуса, циферблат и стрелки, идут ли часы при приёме. В комплектность — браслет и число звеньев, запасные звенья, ремешок и застёжку, коробку и документы. Неисправность записывают словами клиента: «встают ночью», «запотевает изнутри», «спешат на две минуты в сутки».

Бланк квитанции вы правите сами — в нём же ваши условия приёма, хранения и гарантии на работы. О фото — честно: прикрепить снимок к квитанции нельзя. Фотографируете дорогие часы при приёме — храните снимки у себя и отметьте в квитанции, что они есть. Подробнее о бланке — квитанция на ремонт.

Мелкие работы — быстрее, чем сама работа

Если оформить замену батарейки дольше, чем её поменять, оформлять никто не будет. Поэтому всё рутинное заводится один раз.

В справочнике «Работы» — ваши типовые работы с ценами: замена батарейки, замена ремешка, подгонка браслета, проверка водонепроницаемости. Работу можно привязать к виду часов (кварцевые, механические, настенные) или оставить общей. В смете квитанции её выбирают из списка — название и цена подставляются, цену можно поправить. Батарейку со склада добавляют тем же списком, и остаток уменьшается сам.

Постоянного клиента находят по нескольким цифрам телефона. Принёс сразу двое часов — вторую квитанцию делают копией первой: клиент, вид, комплектность и заметки переносятся, серийный номер — нет. Кнопка «Последнюю» копирует предыдущую квитанцию. Часы вернулись с той же жалобой — вид ремонта «Повторный», и предыдущая квитанция находится по номеру.

Список квитанций сверху показывает плашками: в работе, готовы к выдаче, просрочены, срочные, без оплаты. Поиск по номеру, клиенту и модели — прямо в шапке таблицы.

Механизм на обслуживании: смета до вскрытия кошелька

Сколько стоит обслуживание механики, становится ясно только после разборки: износ оси баланса, уставшая пружина, сломанный зуб колеса. Порядок поэтому такой: диагностика, запись в журнал работ, что найдено, и смета строками — «обслуживание механизма», «заводная пружина», «замена прокладок».

Смета уходит клиенту ссылкой в письме или в Telegram. Он видит каждую строку и сумму и сам нажимает «Согласен» или «Отказываюсь»; ответ с датой ложится в историю квитанции. Договорились по телефону — пишут комментарий к смене статуса. Диагностику берёте отдельно — задайте её цену у вида часов и переключите базу квитанции на «Только диагностика». Отказ — статус «Отказ от ремонта» закрывает квитанцию.

Оплат по одной квитанции может быть несколько: предоплата за заказанную деталь и остаток на выдаче. Программа показывает «к доплате», а в карточке клиента видны все его ремонты и долг.

Водонепроницаемость: записать, что проверено

Самая скользкая тема у часовщика. Клиент помнит надпись на циферблате, а после вскрытия крышки защита от воды зависит от прокладок и от того, как крышку закрыли. Что именно вы проверили и с каким результатом — пишите в журнал работ. Совет клиенту — в поле «Рекомендации»: «прокладки заменены, проверено», «проверка не проводилась — беречь от воды». Рекомендации печатаются в акте и остаются в истории часов. Протоколов проверки с давлением программа не ведёт — только текст.

Склад мелочёвки

Склад — журнал движений: приход с закупочной ценой и поставщиком, списание строкой сметы, списание с причиной, инвентаризация. Остаток считается сам, целыми штуками; у позиции есть цена продажи. Батарейки удобно вести по типоразмеру, ремешки — по ширине, стёкла — по диаметру.

Минимальный остаток для ходовых позиций превращает плашку «заканчиваются» в готовый список закупки. Деталь под конкретные часы заказывают заявкой из квитанции, письмом поставщику. Подробнее — учёт запчастей.

Готово: сообщить и не хранить вечно

Когда часы готовы, клиент получает письмо или сообщение в Telegram — подписка по QR-коду из квитанции. У каждого готового заказа виден счётчик «лежит N дней», а плашка «лежат дольше срока» собирает забытые. По запросу можно подключить кабинет клиента (потом он включается в настройках): клиент видит только свои ремонты, без права что-то менять. Подробнее — уведомления клиентов.

Ориентиры по ценам ремонта часов

Только для ориентира, цены зависят от города, класса часов и деталей: замена батарейки с работой — 150–400 ₴, ремешок с заменой — 200–1 500 ₴, подгонка браслета — 100–300 ₴, стекло — 400–2 000 ₴, проверка водонепроницаемости с заменой прокладок — 300–900 ₴, обслуживание кварца — 600–1 500 ₴, механики — от 2 000 ₴. Свои цены задаёте вы — в справочнике работ и строками сметы.

Чего в программе нет

• фото и файлов в квитанции;
• SMS, мобильного приложения, онлайн-оплаты клиентом;
• печати бирок и штрихкодов;
• продажи товара без квитанции — ремешок отдельно оформляют квитанцией;
• связи с каталогами и заказами поставщиков.

Сколько это стоит

Одна цена за всю мастерскую — без доплаты за сотрудников и филиалы.

Готовой программы мало — свои бланки, роли, отчёты или порядок работы? Сделаем программу под вас. Как это устроено

Попробовать без регистрации — в демонстрации: примите часы, опишите их состояние и отправьте смету на согласование.

Коротко

• Модель, номер корпуса, состояние и комплектность — в квитанции с подписью клиента.
• Батарейки и ремешки — за минуту: работы с ценами, копия квитанции, поиск по телефону.
• Смета на согласование перед обслуживанием механизма, предоплата и доплата.
• Что проверено по водонепроницаемости — в акте и истории часов.
• Склад мелочёвки со списком «заканчиваются».
• 20 € в месяц за всю мастерскую.