Програма для годинникової майстерні

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для годинникової майстерні: заміна батарейок і ремінців, підгонка браслетів, чистка й змащення механізмів, заміна скла й прокладок, перевірка водозахисту. Точний опис годинника при прийманні, швидке оформлення дрібних робіт, кошторис на погодження перед дорогим обслуговуванням, склад дрібних деталей. Працює в браузері — на комп’ютері за стійкою й на телефоні.

Кому це і що болить

Годинникова майстерня живе у двох темпах одночасно. Перший — потік дрібниць: батарейка, ремінець, вкоротити браслет, підтягнути заводну головку. Таких робіт за день може бути двадцять і більше, кожна — на кілька хвилин, і клієнт чекає біля стійки. Другий — довгі роботи: повне обслуговування механічного годинника, заміна деталі, яку ще треба замовити, відновлення водозахисту. Такий годинник лежить у вас тижнями.

І майже кожен годинник — дорога для власника річ. Іноді за ціною, іноді за пам’яттю: подарунок, спадок, пам’ятна дата. Тому найнеприємніша розмова на видачі — «цієї подряпини не було» або «тут було на дві ланки більше».

Що зазвичай йде не так:

• дрібні роботи не записують, бо «швидше зробити, ніж оформити», — і ввечері каса не сходиться з пам’яттю;
• при прийманні не описали стан скла й корпусу — на видачі суперечка;
• обслуговування механізму виявилося дорожчим, ніж сказали на словах, а згоди клієнта ніде не записано;
• потрібної батарейки немає саме тоді, коли клієнт стоїть біля стійки;
• готовий годинник місяцями лежить у сейфі, бо власник не знає, що можна забирати.

Приймання: опис, з яким не соромно на видачі

Годинник клієнта, поки він у вас, — ваша відповідальність. Найпростіший захист для обох сторін — докладний опис при клієнті, надрукований у квитанції, яку він підписує. Форма приймання має для цього окремі поля:

• модель і серійний номер — номер корпусу, якщо він є: за ним потім видно, чи був цей годинник у вас раніше і що з ним робили;
• зовнішній вигляд — подряпини на склі й безелі, потертості корпусу, сколи, стан циферблата й стрілок, чи йде годинник при прийманні;
• комплектність — браслет і скільки в ньому ланок, окремі ланки, ремінець, застібка, коробка, документи;
• несправність — словами клієнта: «зупиняється вночі», «запотіває скло», «відстає на хвилину за добу».

Що записали — те надруковано, і саме цей текст стоїть над підписом клієнта. Шаблон квитанції ви правите самі: туди ж ідуть ваші умови приймання й гарантії на роботи.

Чесно про фото. Прикріпити фотографію до квитанції в програмі не можна. Якщо ви знімаєте дорогий годинник при прийманні — а це варто робити, — зберігайте знімки у себе й позначте в квитанції, що фото зроблено. Текстовий опис потрібен однаково: підпис клієнта стоїть саме під ним.

Батарейка за п’ять хвилин — і все одно квитанція

Дрібну роботу хочеться не оформлювати. Але саме дрібні роботи дають основний потік грошей, і якщо їх немає в програмі, ви не бачите ні виручки за день, ні того, скільки батарейок пішло. Тому оформлення дрібниці має займати менше часу, ніж сама робота.

У довіднику «Роботи» заведіть свої типові роботи з цінами: «заміна батарейки», «заміна ремінця», «вкоротити браслет», «перевірка водозахисту». Роботу можна прив’язати до виду годинника — кварцові, механічні, настінні — або зробити загальною. У кошторисі квитанції її вибирають зі списку: назва й ціна підставляються самі, ціну можна поправити. Батарейку зі складу додають так само — і залишок зменшується сам.

Клієнт уже був у вас — його знаходять за кількома цифрами телефону. Приніс два годинники — другу квитанцію роблять копією першої: клієнт, вид годинника, комплектність і примітки переносяться, серійний номер і модель вписуєте заново. Кнопка «Останню» копіює попередню квитанцію одним натиском.

Годинник повернувся після вашої роботи — вид ремонту «Повторний», і за серійним номером видно попередню квитанцію. Детальніше про те, що друкується, — на сторінці квитанція на ремонт.

Механізм: спершу діагностика, потім погодження

Чистка й змащення механічного годинника — інша історія. Що саме зношено, видно тільки після розбирання: вісь балансу, заводна пружина, колесо, яке треба шукати. Сума може вирости в рази від тієї, яку назвали на прийманні.

Тому порядок такий: діагностика, запис у журнал робіт, що знайдено, і кошторис рядками — «обслуговування механізму», «заводна пружина — 1 шт.», «заміна прокладок». Кнопкою з картки кошторис іде клієнтові листом або в Telegram. Клієнт відкриває посилання, бачить кожен рядок і суму та натискає «Згоден» або «Відмовляюсь». Відповідь із датою лягає в історію квитанції. Погодили по телефону — це пишуть коментарем до зміни статусу, з датою й прізвищем.

Якщо діагностику ви берете окремо, задайте її ціну у виду годинника й переключіть базу квитанції на «Лише діагностика» — клієнт бачить цю суму одразу. Відмовився — статус «Відмова від ремонту» закриває квитанцію. Оплат за квитанцією може бути кілька: передоплата за деталь і доплата на видачі, програма показує «до доплати».

Водозахист: що записати і що пообіцяти

Після заміни батарейки чи відкривання кришки годинник уже не той, що був, щодо вологи: прокладка могла затвердіти, кришку могли закрити не так. Клієнт же пам’ятає цифру на циферблаті. Тому важливо записати, що саме ви перевірили і з яким результатом.

Результат перевірки пишуть у журнал робіт, а пораду клієнтові — у поле «Рекомендації»: «прокладки замінено, перевірено», «перевірка не проводилась — не купатися», «рекомендована заміна прокладок». Рекомендації друкуються в акті виконаних робіт і лишаються в історії годинника. Протоколів перевірки з тиском і графіками програма не веде — лише текст.

Склад: батарейки, ремінці, скло, прокладки

Склад у програмі — журнал руху: прихід із ціною закупівлі й постачальником, списання рядком кошторису, списання з причиною, інвентаризація. Залишок рахується сам, цілими штуками. У позиції є ціна продажу — вона підставляється в кошторис. Батарейки ведіть за типорозміром, ремінці — за шириною й матеріалом, скло — за діаметром.

Задайте мінімальний залишок для ходових позицій — і плашка «закінчуються» стане списком на закупівлю. Деталі під конкретний годинник замовляють заявкою з квитанції, вона йде постачальникові листом; видно, який годинник чекає на деталь. Детальніше — облік запчастин.

Готово — і годинник не лежить роками

Готовий годинник — клієнт отримує лист або повідомлення в Telegram (підписка за QR-кодом у квитанції). Повторити повідомлення можна не частіше разу на день. Біля кожного готового видно, скільки днів він лежить, а плашка «лежать довше терміну» збирає ті, за якими давно не приходили. Детальніше — сповіщення клієнтів.

Якщо хочете, щоб клієнт сам бачив стан ремонту, можна підключити кабінет клієнта (за запитом, потім його вмикають у налаштуваннях): клієнт бачить лише свої ремонти й нічого не може змінити. Якщо ви працюєте вдвох-утрьох, загальне про невелику майстерню — на сторінці програма для невеликої майстерні.

Скільки зазвичай коштує ремонт годинника

Лише для орієнтиру, ціни сильно залежать від міста, класу годинника й деталей: заміна батарейки з роботою — 150–400 ₴, заміна ремінця — 200–1 500 ₴ разом із ремінцем, підгонка браслета — 100–300 ₴, заміна скла — 400–2 000 ₴, перевірка водозахисту із заміною прокладок — 300–900 ₴, обслуговування кварцового механізму — 600–1 500 ₴, механічного — від 2 000 ₴ і вище. Свої ціни ви задаєте самі: у довіднику робіт і рядками кошторису.

Чого тут немає

• фото й файлів до квитанції;
• SMS, мобільного застосунку й онлайн-оплати клієнтом;
• друку бірок і штрихкодів — номер квитанції на пакетик пишуть від руки;
• продажу товару без квитанції: ремінець, куплений окремо, оформлюють квитанцією;
• зв’язку з каталогами постачальників.

Скільки це коштує

Одна ціна за всю майстерню — без доплати за працівників і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,30 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: прийміть годинник, опишіть його стан і складіть кошторис на обслуговування.

Коротко

• Модель, номер корпусу, стан і комплектність — у квитанції з підписом клієнта.
• Батарейка й ремінець оформлюються за хвилину: роботи з цінами, копія квитанції, пошук за телефоном.
• Кошторис на погодження перед обслуговуванням механізму, передоплата й доплата.
• Рекомендації щодо водозахисту — в акті й в історії годинника.
• Склад батарейок, ремінців і скла зі списком «закінчуються».
• 20 € на місяць за всю майстерню.