Програма для ремонту професійного кухонного обладнання

ServiceCenterSoft — програма обліку ремонтів для сервісу, який обслуговує професійні кухні: пароконвектомати, тунельні й купольні посудомийні машини, холодильні вітрини, шафи й столи, фритюрниці, електричні й газові плити. Термінові ремонти й обіцяні дати на виду, виїзди записані, ТЕНи, термостати й помпи на складі із залишками, а ресторан чи їдальня за договором — один клієнт з усіма ремонтами й боргом у картці. Працює в браузері: на комп’ютері в майстерні й на телефоні, коли ви на кухні в клієнта.

Кому це і що болить

Ваші клієнти — заклади, у яких кухня працює з ранку до ночі. Ресторан, у якого в п’ятницю ввечері пароконвектомат видав помилку й не гріє. Кафе, де посудомийна машина перестала добре мити, і посуд закінчується до обіду. Їдальня заводу, з якою у вас договір на обслуговування всього обладнання. Кондитерська, у якої холодильна вітрина тримає +12 замість +4, а в ній торти на тиждень наперед.

Для них зламана техніка — це не «колись полагодять», а зірвана посадка, списані продукти й гроші, які йдуть повз. Що зазвичай іде не так:

• шеф подзвонив о дев’ятій ранку, майстер пообіцяв «до обіду», а записано це тільки в його телефоні;
• у ресторані три однакові фритюрниці, і ніхто не пам’ятає, яку з них ремонтували минулого місяця;
• ТЕН для ходової моделі пароконвектомата закінчився, і кухня тиждень працює без нього;
• їдальня за договором питає, скільки вона винна за квартал, і суму складають пів дня з листувань;
• компресор вітрини замінили, а власник каже, що погоджувався тільки на заправку.

Приймання: на кухні й у майстерні

Більшу частину такого обладнання ремонтують на місці — пароконвектомат на 10 рівнів у майстерню не повезеш. Адреса закладу — у картці клієнта, поле «Компанія» робить ресторан одним клієнтом, хто б не дзвонив: шеф, су-шеф чи власник. Для виїздів заведіть свій вид ремонту, наприклад «Виїзд», а в довідник робіт — рядок «Виїзд майстра» з ціною: він іде в кошторис, а список квитанцій відбирається за видом ремонту.

Модель і серійний номер — окремими полями, обидва шукаються просто в шапці списку. Дата продажу показує, чи діє ще гарантія продавця. Несправність записуйте словами кухні: «пише помилку й не набирає пару», «миє, але посуд виходить теплий і з розводами», «вітрина обмерзає ззаду», «фритюр не тримає температуру», «конфорка гріє тільки на максимумі». Через рік розширений пошук у режимі «текст» знайде таку квитанцію.

Якщо техніку привезли до вас — фритюрницю, настільний гриль, міксер, — у «Комплектності» запишіть, що приїхало з нею: кошики, кришки, решітки, шнур. У «Зовнішньому вигляді» — вм’ятини, сколи емалі, нагар, сліди жиру. Обидва поля друкуються в квитанції, яку клієнт підписує.

Кухня стоїть — це видно в списку

У квитанції є позначка «Терміновий ремонт» і обіцяна дата. Термінові позначені в списку, плашка над ним показує, скільки їх зараз. Минула обіцяна дата — рядок червоніє, а відбір «прострочені» збирає такі ремонти разом. На дзвінок «коли буде майстер» відповідь видно, а не згадується.

Статуси — довідник. До стартових («Діагностика», «Очікування деталей», «Очікування погодження», «Готовий» та інших) додайте свої з кольором: «Майстер на об’єкті», «Чекає повторного виїзду», «Перевірка температури» — для вітрини, яка має добу простояти й показати потрібні градуси перед закриттям ремонту.

Заклади за договором

Чесно: окремого модуля договорів обслуговування й нагадувань про планове ТО в програмі немає. Але працювати з постійними закладами зручно тим, що є. Клієнтові ставиться мітка — наприклад, «Договір», — і список клієнтів відбирається за нею. У нотатках картки клієнта — умови: що входить у договір, хто на кухні приймає роботу, коли можна приїжджати. У «Примітках майстру» квитанції — що треба знати саме про цей виїзд; клієнт цього поля не бачить.

У картці клієнта видно всі ремонти закладу, суму й борг — неоплачений залишок за квитанціями. У ресторані три однакові фритюрниці або дві посудомийки — першу квитанцію оформлюєте повністю, решту копіюєте: клієнт, вид апарата й модель переносяться, серійний номер кожної вписуєте свій. Повернулася техніка після вашого ремонту — вид ремонту «Повторний», і за серійним номером видно, що з нею робили.

ТЕНи, термостати, помпи — на складі

Деталі в такому сервісі повторюються: ТЕНи пароконвектоматів, бойлерів і фритюрниць, термостати й термопари, датчики рівня, соленоїдні клапани, помпи миття й зливу посудомийок, вентилятори конвекції й конденсаторів, ущільнювачі дверей, реле, плати керування. Склад у програмі — журнал руху: прихід із ціною закупівлі й постачальником, списання в ремонт рядком кошторису, повернення, інвентаризація. Деталь, узята в кошторис зі складу, сама зменшує залишок.

Для кожної позиції задається мінімальний залишок, і плашка «закінчуються» каже, що пора замовляти, — до того, як кухня клієнта чекатиме тиждень. Плату під конкретну модель замовляєте з квитанції: заявка йде постачальникові листом, квитанція стоїть в «Очікуванні деталей». Докладніше — облік запчастин.

Кошторис до дорогої деталі

Власник закладу рахує гроші: компресор старої вітрини інколи дорожчий за половину нової, а плата керування пароконвектомата — помітна сума. Тому спершу діагностика й запис у журнал робіт, що знайдено, потім кошторис рядками з довідника робіт або зі складу. Кнопкою з картки кошторис іде клієнтові листом або в Telegram, за посиланням видно кожен рядок і суму, є кнопки «Згоден» і «Відмовляюсь». Відповідь із датою лягає в історію квитанції — суперечка «я погоджувався тільки на заправку» закінчується, не почавшись.

Відмовився — статус «Відмова від ремонту»; техніку не відновити — «Ремонту не підлягає». Якщо виїзд і діагностика платні навіть при відмові, задайте ціну діагностики для виду апарата — вона стоїть у квитанції з першого дня.

Оплата, акт і рекомендації

Оплат за квитанцією може бути кілька: передоплата за компресор чи плату, решта після запуску або переказом пізніше. Програма показує, скільки лишилося доплатити, а відбір «без оплати» збирає виконане, але не оплачене. У «Рекомендаціях клієнтові» — поради, які кухня справді може виконати: «чистити конденсатор вітрини раз на місяць», «ставити пом’якшувач води перед пароконвектоматом», «міняти олію у фритюрниці вчасно». Вони друкуються в акті разом із кошторисом, журналом робіт і сумою до сплати. Докладніше — акт виконаних робіт.

Коли техніка, яку привезли, готова, клієнт отримує лист або повідомлення в Telegram (підписка за QR-кодом у квитанції). Біля кожного готового апарата видно, скільки днів він лежить.

Холодоагенти й газ

Робота з холодоагентами — заправка, пошук витоку, заміна компресора — у багатьох країнах вимагає допуску чи сертифіката, а підключення й ремонт газових плит — окремого дозволу. Хто й що має право робити, залежить від правил вашої країни — уточніть заздалегідь. Програма лише записує, що й коли зроблено.

Якщо ви ремонтуєте ще й кавомашини в кафе, для цього є окрема сторінка: ремонт кавомашин. Побутові холодильники, пральні й посудомийні машини в квартирах — на сторінці сервіс побутової техніки.

Скільки зазвичай коштує ремонт

Лише для орієнтиру — ціни залежать від міста, моделі й деталей: виїзд і діагностика — 500–1 200 ₴, заміна ТЕНа пароконвектомата — 1 500–4 000 ₴ за роботу плюс деталь, чищення парогенератора від накипу — 1 500–3 500 ₴, ремонт посудомийної машини (помпа, ТЕН бойлера, дозатор) — 1 200–3 500 ₴ за роботу, заміна вентилятора конденсатора вітрини — 800–2 000 ₴, пошук витоку й заправка холодоагентом — 2 000–6 000 ₴, заміна компресора — від 6 000 до 15 000 ₴ із деталлю, заміна термостата чи ТЕНа фритюрниці — 800–2 500 ₴, ремонт конфорки електроплити — 800–2 500 ₴. Свої ціни ви задаєте самі — у видах апаратів і рядками кошторису.

Чого тут немає

• календаря й маршрутів виїздів — лише вид ремонту, адреса в картці клієнта й обіцяна дата;
• договорів обслуговування й нагадувань про планове ТО — лише мітка й нотатки клієнта;
• обліку підмінного обладнання;
• фото й файлів до квитанції — знімки з кухні тримайте в себе;
• SMS, мобільного застосунку й онлайн-оплати клієнтом;
• інтеграцій із постачальниками, рахунків і договорів організаціям, спільного акта за місяць.

Скільки це коштує

Одна ціна за весь сервіс — без доплати за працівників і філії.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 51,80 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Готової програми замало — свої бланки, ролі, звіти чи порядок роботи? Зробимо програму під вас. Як це влаштовано

Спробувати без реєстрації можна в демонстрації: прийміть пароконвектомат, позначте «терміново», поставте обіцяну дату й надішліть кошторис на погодження.

Коротко

• «Терміново», обіцяна дата й червоні прострочені — кухня клієнта не чекає через забутий виклик.
• Виїзд — свій вид ремонту й рядок у кошторисі, адреса — у картці закладу.
• Заклади за договором: мітка, компанія, нотатки, усі ремонти й борг в одній картці.
• ТЕНи, термостати, помпи на складі з мінімальним залишком.
• Кошторис на погодження посиланням — до заміни компресора чи плати.
• Кілька оплат, акт із рекомендаціями для кухні.
• 20 € на місяць за весь сервіс.