Ведення ремонту: статуси, кошторис, журнал робіт

Приймання — це початок, видача — кінець, а між ними проходить усе, через що сервіс або заробляє, або втрачає гроші. ServiceCenterSoft веде квитанцію по всьому цьому шляху: хто відповідає, до якого числа, що зроблено й скільки це коштує, на що погодився клієнт, скільки заплатив і хто що змінював.

Де ремонти застрягають

Апарат рідко стоїть тому, що його складно полагодити. Він стоїть, бо нікому не належить.

• Прийняв один, робить другий, віддає третій — і на питання «чий це?» відповіді немає.
• Строк назвали клієнтові усно, у програмі його немає, і настав він учора.
• Ціну погодили по телефону, а на видачі клієнт пам’ятає іншу суму.
• Наприкінці місяця не сходяться гроші: передоплату записали на папірці, доплату взяли, а в програмі не відмітили.

Усе це лікується не дисципліною, а тим, що в кожної квитанції є відповідальний, дата, кошторис і слід.

Інженер і менеджер — це різні люди

У квитанції два поля відповідальності, і це навмисно. Інженер — той, хто ремонтує. Менеджер — той, хто веде клієнта: прийняв, дзвонив, узгоджував, віддав. У маленькій майстерні це одна людина, у сервісі на п’ять осіб — різні, і плутати їх не можна.

Розділення потрібне для грошей. Інженер заробляє на тому, що зробив: база ремонту й рядки кошторису, де виконавець — він (за деталь — тільки націнка, а не її ціна), менеджер — на оплачених квитанціях, які вів. У звіті за період кожен видно окремо, зі своїм коефіцієнтом і розшифровкою (звіти).

Строк готовності й прострочення

Обіцяна дата ставиться при прийманні сама — сьогодні плюс ваш звичайний строк ремонту з налаштувань, — і приймальник міняє її, якщо домовився інакше. Далі вона живе в квитанції, а не в пам’яті. У картці видно три дати: коли прийняли, до якого числа обіцяли і скільки днів апарат уже в ремонті.

Прострочена дата світиться червоним і в картці, і в списку. Над списком стоїть плашка «прострочені» з числом: одним кліком видно всі апарати, яким строк минув, а ремонт ще не закінчено. Термінові ремонти мають свій прапорець і свою плашку.

Чесно: програма не рахує строк за видом ремонту й не нагадує співробітникові, що завтра прострочення. Вона показує стан, коли ви на нього дивитесь. Ранковий погляд на плашку «прострочені» — це і є вся дисципліна, яка потрібна.

Кошторис: з чого складається сума

Вартість ремонту — не одне число, яке хтось колись вписав, а кошторис. Перший рядок — база, визначена на прийманні: ціна ремонту за довідником апаратів, лише діагностика, своя ціна або гарантійний прайс бренду. База фіксується: якщо ви змінили прайс, уже прийняті квитанції не переоцінюються.

Далі майстер додає рядки: що зроблено, кількість, ціна, сума й виконавець. Рядок можна вибрати з довідника робіт — назва й ціна підставляться, — або зі складу: тоді деталь сама списується з залишку (облік запчастин). Сума рядка рахується при введенні, разом — під таблицею. Знижок і ПДВ у кошторисі немає: це ціна для клієнта, як ви її називаєте.

Кошторис іде в акт виконаних робіт таблицею, а в кабінеті клієнт бачить ті самі рядки.

Погодження кошторису з клієнтом

Коли після діагностики ремонт виходить дорожчим, ніж назвали на прийманні, кошторис надсилається клієнтові кнопкою з картки — листом або в Telegram, з посиланням. Клієнт відкриває сторінку з рядками й сумою і натискає «Погоджуюсь» або «Відмовляюсь», за бажанням з коментарем. Відповідь, дата й сума з’являються в картці та в історії.

Погоджується саме той кошторис, який ви надіслали. Якщо після відправлення в ньому щось змінилося, картка попередить, що клієнт бачив іншу суму. Статус квитанції від відповіді сам не змінюється — «в ремонті» ставить людина (як це виглядає в клієнта).

Зміна статусу — з коментарем

Статус міняється прямо в картці, зі списку ваших статусів. Поруч є поле «Коментар»: «чекаємо плату з Китаю, обіцяли до п’ятниці» ляже в історію в тому самому рядку, що й зміна статусу. Через тиждень не доведеться питати, чому апарат два дні стояв у «очікуванні деталей».

Журнал робіт і коментарі

Поруч із кошторисом майстер веде журнал робіт: рядок на кожну дію, з автором і часом. Кошторис відповідає на питання «за що платить клієнт», журнал — «що робили й що знайшли». У акт іде і те, і інше.

Окремо — коментарі, які бачать тільки співробітники: те, що треба знати про ремонт, але не треба показувати клієнтові.

Історія: хто і коли змінив

Під наглядом тринадцять полів квитанції: статус, інженер, менеджер, вид ремонту, базова вартість і вартість, обіцяна дата, дата закінчення ремонту, дата видачі, дата й тип оплати, терміновість і філія. До них додаються кожен рядок кошторису, кожна оплата, погодження з клієнтом і коментар до зміни статусу.

Усе лягає однією стрічкою зі значком за видом зміни: що було, що стало, хто і коли. Записується людський вигляд значення — «Готовий», а не «6», — тому історію читає власник, а не тільки програміст.

Це та річ, яку не помічають, поки вона не знадобиться. А знадобиться вона рівно в той день, коли хтось скаже «я цього не робив».

Оплата: передоплата, доплата, залишок

Оплат за одним ремонтом може бути кілька. Передоплату за деталь записують у день приймання, доплату — на видачі; кожна оплата — сума, дата, спосіб (готівка, картка, безготівковий, свої варіанти в довіднику) і примітка. Поруч із кошторисом видно, скільки до сплати, скільки отримано і скільки лишилося: «до доплати», «переплата» або «сплачено повністю».

Плашка «без оплати» над списком показує, скільки апаратів видано або готово без повної оплати і на яку суму разом. Це найпростіший спосіб не втратити гроші на дрібницях: апарат забрали, майстер зайнятий, приймальник відволікся — і доплата просто не дійшла до каси.

Коли клієнт відмовився від ремонту

Половина діагностик закінчується словами «ні, дешевше купити нову». Це нормальний результат роботи, і він теж має бути оформлений, а не просто забутий.

Якщо ви берете гроші за діагностику, базу квитанції перемикають на «лише діагностика» — ціна підставиться з прайсу апарата, поруч із ціною ремонту. Статус «відмова від ремонту» позначається як закриваючий: апарат зникає з робочих відборів, дата видачі проставляється, а в квитанції залишається все — що розібрали, що знайшли, що відповів клієнт на кошторис.

Це важливо через пів року, коли той самий клієнт принесе той самий апарат: пошук за серійним номером покаже, що його вже дивилися і з яким висновком.

Видача й зберігання

Серед ваших статусів один позначений як «готовий», інші — як «закрита»: виданий, відмова, повернення. Коли квитанція стає готовою, програма сама записує дату закінчення ремонту, коли закритою — дату видачі. Повернули в роботу — обидві дати знімаються. Руками їх ставити не треба: їх однаково ставлять тим самим днем, і цей крок забувають.

Готовий, але не виданий апарат показує, скільки днів він лежить. Безкоштовний строк зберігання задається в налаштуваннях: коли він минає, лічильник стає червоним, а над списком з’являється плашка «лежать довше терміну» — кому подзвонити сьогодні.

Закриті квитанції зникають із робочих відборів, але нікуди не діваються: історія апарата за серійним номером показує їх усі.

Що ви отримаєте

• У кожного ремонту є відповідальний — і окремо той, хто робить, і той, хто веде клієнта.
• Строк, який видно, і прострочення, яке не можна не помітити.
• Кошторис рядками замість однієї суми «з голови» — і погодження клієнта, записане в картці.
• Передоплату, доплату й залишок по кожному ремонту, а над списком — скільки не доплачено разом.
• Історію всіх змін — з автором, часом, коментарем і людськими значеннями.
• Дати закінчення й видачі, які ставляться самі, і лічильник зберігання для готових.

Скільки це коштує

Усе перелічене входить у підписку: без доплати за співробітника й без доплати за другу філію.

Ціни в гривні — за курсом WayForPay на сьогодні (1 € = 50,65 ₴), вгору до цілої гривні. Рахунок виставляється за курсом дня, коли його створено.

Подивитися, як це виглядає, можна у демонстрації. Поруч за змістом — квитанція про приймання і звіти та статистика.

Часті запитання