Ведение ремонта: статусы, журнал работ, акт

Приём — это начало, выдача — конец, а между ними проходит всё, из-за чего сервис либо зарабатывает, либо теряет деньги. ServiceCenterSoft ведёт квитанцию по всему этому пути: кто отвечает, к какому числу, что уже сделано, сколько клиент заплатил и кто что менял.

Где ремонты застревают

Аппарат редко стоит потому, что его сложно починить. Он стоит, потому что никому не принадлежит.

• Принял один, делает второй, отдаёт третий — и на вопрос «чей это?» ответа нет.
• Срок назвали клиенту устно, в программе его нет, и наступил он вчера.
• «Срочный» ремонт лежит рядом с обычными, потому что срочность жила только в разговоре.
• В конце месяца не сходятся деньги: часть аппаратов отдали, забыв отметить оплату.

Всё это лечится не дисциплиной, а тем, что у каждой квитанции есть ответственный, дата и след.

Инженер и менеджер — это разные люди

В квитанции два поля ответственности, и это нарочно. Инженер — тот, кто чинит. Менеджер — тот, кто ведёт клиента: принял, звонил, согласовывал, отдал. В маленькой мастерской это один человек, в сервисе на пять человек — разные, и путать их нельзя.

Разделение нужно не для порядка ради порядка, а для денег: в отчёте за период каждый виден отдельно, и у каждого свой коэффициент. Мастер получает за сделанное, приёмщик — за проведённое (отчёты).

Срок готовности и просрочка

Дата готовности ставится при приёме и живёт в квитанции, а не в памяти приёмщика. В списке просроченная дата светится красным — не рядом, не значком, а самой строкой, чтобы её нельзя было не увидеть.

Срочные ремонты помечаются отдельным флажком и имеют свой быстрый отбор: одна кнопка показывает только их.

Честно: программа не считает срок сама по виду ремонта и не напоминает сотруднику, что завтра просрочка. Она показывает состояние, когда вы на него смотрите. Утренний взгляд на список с отбором «в работе» — это и есть вся дисциплина, которая нужна.

Быстрые отборы и ссылка на список

Сверху списка стоят пять кнопок: все, в работе, готовы к выдаче, срочные, без оплаты. Ниже — подробные отборы: по статусу, инженеру, менеджеру, виду ремонта, партнёру, филиалу и датам приёма.

Отбор живёт в адресе страницы. Это значит, что отфильтрованный список можно просто переслать в чат: «вот всё, что на тебе на этой неделе» — и человек откроет ровно то же самое, что видите вы.

Журнал работ: что именно сделали

Внутри квитанции мастер ведёт журнал: строка на каждое действие, с автором и временем. Это и память сервиса, и материал для акта — в конце ничего не приходится вспоминать, акт собирается из того, что уже записано.

Рядом — комментарии, которые видят только сотрудники. Журнал отвечает на вопрос «что делали», комментарии — на вопрос «что об этом надо знать».

История: кто и когда изменил

Одиннадцать полей квитанции под наблюдением: статус, инженер, менеджер, вид ремонта, стоимость, дата готовности, дата выдачи, дата оплаты, тип оплаты, срочность и филиал. Всякий раз, когда одно из них меняется, в историю ложится строка: что за поле, что было, что стало, кто изменил и когда.

Записывается человеческий вид значения, а не номер: в истории стоит «Готов», а не «6». Поэтому её читает владелец, а не только программист.

Это та вещь, которую не замечают, пока она не понадобится. А понадобится она ровно в тот день, когда кто-то скажет «я этого не делал».

Оплата: когда, сколько и чем

В квитанции отмечается оплата: дата и тип — наличные, карта, безналичный, свои варианты в справочнике. Быстрый отбор «без оплаты» показывает всё, что выдано или готово, но не оплачено.

Это самый простой способ не потерять деньги на мелочах: аппарат забрали, мастер занят, приёмщик отвлёкся — и сумма просто не дошла до кассы.

Когда клиент отказался от ремонта

Половина диагностик кончается словами «нет, дешевле купить новую». Это нормальный результат работы, и он тоже должен быть оформлен, а не просто забыт.

Заводится свой статус — «отказ от ремонта» — и помечается как закрывающий. Аппарат исчезает из рабочих отборов, дата выдачи проставляется, а в квитанции остаётся всё: что успели разобрать, что нашли и сколько стоила диагностика. Если вы берёте за неё деньги, стоимость вписывается своей суммой и отмечается как оплаченная.

Это важно через полгода, когда тот же клиент принесёт тот же аппарат: поиск по серийному номеру покажет, что его уже смотрели и с каким выводом.

Выдача закрывает квитанцию сама

Среди ваших статусов один помечен как «закрыта» — выдан, отказ, возврат. Когда вы ставите такой статус, дата выдачи проставляется сама: её всё равно ставят тем же днём, и просить человека ввести её руками — лишний шаг, который забывают.

Закрытые квитанции исчезают из рабочих отборов, но никуда не деваются: история аппарата по серийному номеру показывает их все.

Что вы получите

• У каждого ремонта есть ответственный — и отдельно тот, кто делает, и тот, кто ведёт клиента.
• Срок, который виден, и просрочку, которую нельзя не заметить.
• Ссылку на отфильтрованный список, которую можно переслать сотруднику.
• Журнал работ, из которого сам собирается акт.
• Историю изменений по одиннадцати полям — с автором, временем и человеческими значениями.
• Отбор «без оплаты», чтобы деньги не терялись на выдаче.

Сколько это стоит

Всё перечисленное входит в подписку: без доплаты за сотрудника и без доплаты за второй филиал.

Посмотреть, как это выглядит, можно в демонстрации. Рядом по смыслу — квитанция о приёме и отчёты и статистика.

Частые вопросы