Monatsabschluss in der Werkstatt: die Kennzahlen, die zählen

Am Monatsende weiß fast jeder Werkstattinhaber, wie es sich angefühlt hat: viel los, wenig los, „irgendwie knapp“. Was er seltener weiß, ist, warum. Der Kontostand beantwortet die Frage nicht — auf ihm landen Anzahlungen für Reparaturen, die noch gar nicht fertig sind, und es fehlen die Geräte, die seit drei Wochen fertig im Regal liegen. Dieser Artikel zeigt zehn Zahlen, die in eine halbe Stunde passen und zusammen ein ehrliches Bild ergeben, was man mit ihnen anfängt und was davon an den Steuerberater geht.

Alle Beträge unten sind Beispielzahlen zur Veranschaulichung, keine Marktdaten. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Warum der Kontostand keine Kennzahl ist

Eine Werkstatt hat zwei Zeitachsen: Geräte kommen herein, und Geld kommt herein — aber selten im selben Monat. Ein Laptop, der am 28. angenommen wird, wird im nächsten Monat bezahlt; ein Display, das Sie im Oktober auf Vorrat kaufen, verdient sein Geld vielleicht im Dezember. Wer nur aufs Konto schaut, sieht deshalb immer eine Mischung aus Vergangenheit und Zukunft.

Die Lösung ist einfach: Sie legen fest, was „im Monat erledigt“ bedeutet, und bleiben dabei. Praktisch bewährt hat sich: Ein Auftrag zählt in dem Monat, in dem das Gerät ausgegeben und bezahlt wurde. Alles andere ist Bestand — offene Aufträge, fertige Geräte, Teile im Regal — und wird separat angeschaut. Mit dieser einen Regel werden die Monate miteinander vergleichbar.

Die Geldseite: Umsatz, Rohertrag, Durchschnittsbon

Umsatz ist die Summe der ausgegebenen und bezahlten Reparaturen. Für sich allein sagt er wenig; ein Monat mit vielen Displaytauschs hat einen hohen Umsatz, aber auch hohe Teilekosten.

Deshalb die zweite Zahl, der Rohertrag: Umsatz minus Einkaufspreis der verbauten Teile. Das ist das Geld, das Ihre Arbeit tatsächlich erwirtschaftet hat, und es ist die wichtigste Zahl des Monats. Ein Beispiel: 14 000 € Umsatz, davon 5 600 € Teile, ergibt 8 400 € Rohertrag — 60 % vom Umsatz. Sinkt dieser Anteil über mehrere Monate, verkaufen Sie entweder mehr teileintensive Reparaturen oder Ihre Einkaufspreise sind gestiegen, ohne dass die Verkaufspreise mitgezogen haben.

Der Durchschnittsbon ist Umsatz geteilt durch die Zahl der ausgegebenen Aufträge, im Beispiel 14 000 € ÷ 160 = 87,50 €. Interessant wird er im Verlauf: Steigt die Zahl der Aufträge, aber der Bon fällt, machen Sie mehr Kleinkram für weniger Geld. Fällt die Zahl der Aufträge bei steigendem Bon, sind die Reparaturen größer geworden — und Sie hängen stärker an wenigen Kunden.

Der Fluss: angenommen, ausgegeben, Durchlaufzeit

Vergleichen Sie die Zahl der angenommenen mit der Zahl der ausgegebenen Aufträge. Liegen beide nah beieinander, läuft die Werkstatt im Gleichgewicht. Werden über Wochen deutlich mehr Geräte angenommen als ausgegeben, wächst der Stapel auf der Werkbank — das merken Kunden zuerst an der Wartezeit und Sie erst später am Umsatz.

Die Durchlaufzeit ist die Zeit von der Annahme bis zum Ende der Reparatur. Den Durchschnitt brauchen Sie nicht auf die Stunde genau; wichtiger ist der Blick auf die Ausreißer. Zehn Aufträge, die länger als zwei Wochen gedauert haben — warum? Meist sind es dieselben drei Gründe: Teil bestellt und nicht geliefert, Kunde nicht erreichbar für die Freigabe, Gerät liegt unbeachtet unter einem anderen. Jeder davon lässt sich abstellen, aber nur, wenn man ihn sieht.

Der Bestand: offen und „liegt fertig“

Zum Monatsende gehören zwei Stichtagszahlen: Wie viele Aufträge sind offen (angenommen, noch nicht fertig), und wie viele Geräte liegen fertig und wurden nicht abgeholt?

Die zweite Zahl ist die unterschätzte. Jedes fertige Gerät im Regal ist erledigte Arbeit, für die noch kein Geld da ist. Zwanzig Geräte mit im Schnitt 90 € sind 1 800 € — Geld, das schon verdient ist und nur noch abgeholt werden muss. Sortieren Sie die Liste nach Liegedauer: Was länger als zwei Wochen fertig ist, bekommt einen Anruf. Was über die Frist hinaus liegt, die auf Ihrem Auftrag steht, gehört in ein Gespräch mit einem Anwalt, wie Sie damit weiter verfahren dürfen — nicht in eine spontane Entscheidung.

Die Ablehnungsquote bei Kostenvoranschlägen

Wie viele Aufträge wurden geschlossen, ohne dass repariert wurde — weil der Kunde den Kostenvoranschlag abgelehnt hat oder sich die Reparatur nicht lohnte? Teilen Sie diese Zahl durch alle im Monat abgeschlossenen Aufträge.

Eine gewisse Quote ist normal und gesund; manche Geräte sind wirtschaftlich nicht mehr zu retten. Steigt sie aber, lohnt es, genauer hinzusehen: Sind es bestimmte Gerätearten, bei denen der Preis über dem liegt, was Kunden zu zahlen bereit sind? Werden Voranschläge zu spät genannt, wenn der Kunde schon ein neues Gerät gekauft hat? Oder wird die Fehlersuche unbezahlt verschenkt? Wie man die Diagnose sauber vereinbart, steht in Stundensatz, Diagnosepauschale, Teileaufschlag.

Das Lager: Lagerwert und Ladenhüter

Der Lagerwert — Bestand mal Einkaufspreis — ist Geld, das im Regal statt auf dem Konto liegt. Er soll nicht null sein, sonst wartet jeder Kunde auf eine Lieferung; aber er sollte nicht unbemerkt wachsen. Notieren Sie ihn jeden Monat, und die Kurve sagt Ihnen mehr als jede Einzelzahl.

Die zweite Frage ist, was im Lager liegt. Teile, die sich seit einem halben Jahr nicht bewegt haben, sind Ladenhüter: für ein Modell gekauft, das niemand mehr bringt, oder in zu großer Menge. Einmal im Monat die Liste nach letzter Bewegung sortieren, die ältesten zehn Positionen ansehen und entscheiden — weiter behalten, günstig abgeben oder abschreiben. Wie Abschreibungen steuerlich zu behandeln sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Die Leute: Lohnanteil und realisierter Stundensatz

Wenn Techniker am Umsatz beteiligt sind oder einen festen Lohn bekommen, gehört der Lohnanteil in den Abschluss: Was ging an jeden Techniker, im Verhältnis zu dem, was seine Aufträge an Rohertrag gebracht haben? Im Beispiel: Ein Techniker erhält 2 100 €, seine Aufträge brachten 4 200 € Rohertrag — die Hälfte bleibt der Werkstatt. Liegt dieser Anteil bei einem Techniker dauerhaft deutlich höher als bei den anderen, ist das kein Vorwurf, sondern eine Frage: falsche Aufträge, falsche Preise oder falsches Modell der Beteiligung? Mehr zu Beteiligungsmodellen auf der Seite Provision für Techniker, zu Beschäftigungsformen in Personal in der Werkstatt.

Der realisierte Stundensatz schließlich ist die Gegenprobe zu Ihrer Kalkulation: Rohertrag geteilt durch die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden in der Werkstatt. 8 400 € ÷ 210 Stunden = 40 € pro Stunde. Haben Sie mit 50 € kalkuliert, fehlen 10 € pro Stunde — irgendwo werden Arbeiten zu billig verkauft oder zu viel Zeit in Dinge gesteckt, die niemand bezahlt. Die Stunden kommen dafür aus Ihrer eigenen Zeiterfassung oder einer ehrlichen Schätzung; wichtig ist, dass Sie jeden Monat gleich zählen.

Was man mit den Zahlen macht

Kennzahlen sind kein Zeugnis, sondern ein Anlass für eine Entscheidung. Eine Faustregel, die verhindert, dass der Abschluss zur reinen Statistik wird: Pro Monat eine Sache ändern. Nicht zehn. Eine Preisposition anheben, die Liste fertiger Geräte abtelefonieren, fünf Ladenhüter abgeben, einem Lieferanten nachgehen, der ständig zu spät liefert. Im nächsten Monat sehen Sie, ob es gewirkt hat.

Und vergleichen Sie Monate nur mit sinnvollen Monaten: den Oktober mit dem September und mit dem Oktober des Vorjahres, nicht mit dem Dezember. Warum manche Monate einfach ruhiger sind und wie man sich darauf einstellt, steht in Saisonflaute in der Werkstatt.

30 Minuten am Monatsende

Damit der Abschluss tatsächlich jeden Monat stattfindet, braucht er einen festen Termin und eine feste Reihenfolge. Zum Beispiel am ersten Werktag des neuen Monats, vor der Öffnung:

• 5 Minuten: Umsatz, Teile, Rohertrag, Zahl der ausgegebenen Aufträge, Durchschnittsbon — in eine Tabelle mit einer Zeile pro Monat.
• 5 Minuten: angenommen gegen ausgegeben, offene Aufträge, Aufträge ohne Reparatur.
• 5 Minuten: Liste der fertigen, nicht abgeholten Geräte, nach Liegedauer sortiert; die ältesten markieren für Anrufe.
• 5 Minuten: Lagerwert notieren, die ältesten Positionen ansehen.
• 5 Minuten: Anteile der Techniker prüfen, offene Auszahlungen klären.
• 5 Minuten: eine Sache für den nächsten Monat festlegen und aufschreiben.

Die Tabelle mit einer Zeile pro Monat ist das eigentliche Werkzeug. Nach einem halben Jahr sehen Sie Entwicklungen, die man im Alltag nie bemerkt hätte.

Was an den Steuerberater geht

Die Kennzahlen oben sind für Sie, nicht für das Finanzamt. Für die Buchhaltung braucht Ihr Steuerberater andere Unterlagen, und welche genau, hängt davon ab, wie Ihre Werkstatt aufgestellt ist — ob Sie als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis arbeiten oder der Regelbesteuerung unterliegen, ob Sie bar kassieren, wie Ihre Kasse geführt wird. Für die Kassenführung gelten in Deutschland Ordnungsmäßigkeitsanforderungen (oft unter dem Stichwort GoBD zusammengefasst); was das für Ihre Kasse konkret bedeutet, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Typischerweise gehören in die monatliche Mappe: alle Ausgangsrechnungen, alle Eingangsrechnungen (Teile, Miete, Werkzeug, Software), die Kontoauszüge, die Kassenaufzeichnungen bei Barzahlungen und die Lohnunterlagen. Fragen Sie Ihren Steuerberater einmal, in welcher Form er die Unterlagen am liebsten bekommt, und halten Sie sich dann jeden Monat daran — das spart beiden Seiten Rückfragen.

Wie ServiceCenterSoft dabei hilft

Die meisten Zahlen oben stehen in der Statistik: Für den Monat oder einen eigenen Zeitraum zeigt die Tabelle „Nach Filialen“ angenommene und ausgegebene Aufträge mit Summe, erhaltene Zahlungen, „Erledigt“ und „Ohne Reparatur“ (abgelehnt, nicht reparierbar) sowie zum Stichtag die Aufträge in Arbeit, die auf Teile warten und die fertig in Aufbewahrung liegen. Darunter steht der Block „Umsatz und Gewinn“: Umsatz der ausgegebenen und vollständig bezahlten Reparaturen, minus Einkaufspreis der Teile vom Lager, minus Anteile der Techniker und der Annahme, ergibt Gewinn und Marge. Alles lässt sich als CSV für Excel exportieren. In den Berichten stehen die Anteile je Techniker mit Aufschlüsselung und unter „Auszahlungen“, was zum Ende des Zeitraums noch offen ist. Fertige Geräte zeigen, seit wie vielen Tagen sie abholbereit sind — über die kostenlose Frist hinaus in Rot; jeder Auftrag zeigt, wie viele Tage repariert wurde. Das Lager wird als Journal geführt, mit Lagerwert, Datum der letzten Bewegung, Inventur und Abschreibung. Mehr auf der Seite Berichte und Statistik.

Was das Programm nicht ist: eine Buchhaltung. Es führt kein Kassenbuch, hat keinen DATEV-Export und keine Zeiterfassung, und es rechnet keine durchschnittliche Durchlaufzeit aus. Die Unterlagen für den Steuerberater und die Arbeitsstunden für den realisierten Stundensatz kommen aus Ihren eigenen Systemen.

Kurz gesagt

• Ein Auftrag zählt in dem Monat, in dem er ausgegeben und bezahlt wurde — alles andere ist Bestand.
• Die wichtigste Geldzahl ist der Rohertrag: Umsatz minus Einkaufspreis der Teile.
• Angenommen gegen ausgegeben und die Ausreißer bei der Durchlaufzeit zeigen, ob die Werkbank mitkommt.
• Fertige, nicht abgeholte Geräte sind verdientes Geld im Regal — monatlich nach Liegedauer abtelefonieren.
• Eine steigende Ablehnungsquote ist ein Preis- oder Ablaufsignal, kein Zufall.
• Lagerwert monatlich notieren, Ladenhüter nach letzter Bewegung finden und entscheiden.
• Lohnanteil je Techniker und realisierter Stundensatz sind die Gegenprobe zur Kalkulation.
• 30 Minuten, feste Reihenfolge, eine Zeile pro Monat — und pro Monat eine Sache ändern.
• Was an den Steuerberater geht und wie die Kasse zu führen ist, hängt von Ihrer Besteuerung ab — mit ihm klären.