Stundensatz, Diagnosepauschale, Teileaufschlag: wie eine Werkstatt ihre Preise rechnet

Die meisten Werkstätten haben ihre Preise nicht gerechnet, sondern geerbt: vom Vorgänger, vom Wettbewerber zwei Straßen weiter, aus dem Bauch. Das funktioniert, solange genug Aufträge kommen — und fällt in dem Moment auseinander, in dem man wissen will, warum am Monatsende nichts übrig bleibt. Unten steht, wie man aus den eigenen Zahlen einen Stundensatz herleitet, was eine Diagnosepauschale voraussetzt und wie groß der Aufschlag auf Ersatzteile sein muss, damit er trägt.

Stand: Oktober 2026. Alle Zahlen unten sind Beispielzahlen zur Veranschaulichung des Rechenwegs, keine Marktdaten. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Zuerst: Was kostet Sie eine Stunde, in der niemand zahlt?

Ein Stundensatz ist keine Meinung, sondern ein Quotient: Ihre Kosten geteilt durch die Stunden, die Sie tatsächlich abrechnen können. Beide Hälften werden regelmäßig falsch angesetzt.

Die Kosten sind alles, was auch dann anfällt, wenn eine Woche lang kein Gerät hereinkommt: Miete und Nebenkosten, Versicherungen, Telefon und Internet, Software, Buchhaltung, Abschreibung auf Werkzeug und Messtechnik, Verbrauchsmaterial, Fahrzeug — und, der am häufigsten vergessene Posten, Ihr eigener Unternehmerlohn. Wer sich selbst nicht in die Kalkulation schreibt, arbeitet für die Differenz.

Ein Beispiel, wie gesagt mit erfundenen Zahlen:

• Miete und Nebenkosten — 600 €
• Versicherungen — 80 €
• Telefon, Internet, Software — 120 €
• Abschreibung Werkzeug und Messtechnik — 100 €
• Verbrauchsmaterial (Lot, Flussmittel, Reinigung, Klebepads) — 60 €
• eigener Unternehmerlohn — 3 000 €

Zusammen 3 960 € im Monat. Das ist der Betrag, der verdient sein will, bevor der erste Euro Gewinn entsteht.

Produktive Stunden sind nicht Arbeitsstunden

Hier geht die Rechnung bei den meisten schief. Ein Monat hat rund 160 Arbeitsstunden — abrechenbar ist davon nur ein Teil. Der Rest geht für Dinge drauf, die kein Kunde bezahlt: Geräte annehmen und ausgeben, telefonieren, Teile suchen und bestellen, auf Lieferungen warten, Rechnungen schreiben, Buchhaltung, Einkäufe, aufräumen.

Wie groß dieser Anteil bei Ihnen ist, weiß nur Ihre eigene Erfassung. Rechnen Sie zur Not mit einer konservativen Annahme und korrigieren Sie sie nach zwei Monaten mit echten Zahlen. Mit 60 % produktiver Zeit ergibt das im Beispiel rund 96 abrechenbare Stunden statt 160.

3 960 € ÷ 96 h ≈ 41 € pro Stunde — und das ist noch kein Preis, sondern Ihre Kostendeckung. Bei diesem Satz verdienen Sie genau Ihren eingeplanten Unternehmerlohn und sonst nichts: keine Rücklage für die Ausfallwoche, kein Geld für das nächste Mikroskop, kein Puffer für einen Garantiefall.

Darauf kommt der Gewinnaufschlag. Mit 20 % wären es rund 50 € pro Stunde. Ob der Markt bei Ihnen das hergibt, ist eine zweite Frage — aber Sie wissen ab jetzt, was Sie mindestens brauchen, und erkennen sofort, wenn ein Auftrag darunter liegt.

Die Diagnose: warum sie Geld kosten darf — und muss

Fehlersuche ist die teuerste Stunde in der Werkstatt: Sie braucht die beste Ausrüstung, die meiste Erfahrung und hat kein garantiertes Ergebnis. Trotzdem wird sie am häufigsten verschenkt, weil „Schauen Sie doch mal kurz drauf“ so harmlos klingt.

Rechtlich ist die Lage klar: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Wenn Sie die Fehlersuche bezahlt bekommen wollen, müssen Sie sie also vorher vereinbaren — sonst gilt sie als kostenlose Vorleistung. Die Vereinbarung gehört auf den Auftrag, nicht ins Gespräch: eine Zeile wie „Diagnosepauschale … €; bei Auftragserteilung wird sie auf den Reparaturpreis angerechnet“, vom Kunden abgezeichnet.

Diese Anrechnung ist das Entscheidende. Sie nimmt dem Kunden das Gefühl, für nichts zu zahlen, und Ihnen das Risiko, zwei Stunden in ein Gerät zu stecken, das der Kunde anschließend doch bei eBay verkauft. Wie hoch die Pauschale ist, folgt aus Ihrem Stundensatz und der Zeit, die eine typische Fehlersuche bei Ihrer Gerätegruppe wirklich braucht — nicht aus dem, was der Nachbar nimmt.

Und wenn sich nach dem Öffnen zeigt, dass alles teurer wird als geschätzt: Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung des Kostenanschlags ab, müssen Sie das dem Kunden unverzüglich anzeigen (§ 649 Abs. 2 BGB). Ein Anruf vor der Arbeit ist billiger als eine Diskussion nach der Arbeit.

Der Aufschlag auf Ersatzteile

„Ich gebe die Teile zum Einkaufspreis weiter, verdient wird an der Arbeit“ klingt fair und ist eine Verlustquelle. Der Aufschlag auf ein Teil bezahlt nämlich nicht das Teil, sondern alles drumherum:

• die Beschaffung — suchen, vergleichen, bestellen, auspacken, prüfen, zuordnen;
• das gebundene Kapital — was im Regal liegt, ist Geld, das nicht auf dem Konto ist;
• den Ausschuss — ein Display, das schon beim Einbau einen Fehler zeigt, zahlt niemand zurück, bis der Lieferant reagiert;
• den Garantiefall — fällt das Teil in drei Monaten aus, bauen Sie es kostenlos erneut ein. Diese Stunde muss irgendwo verdient worden sein.

Deshalb lohnt der Blick auf den Deckungsbeitrag je Auftrag statt auf den Umsatz: Was bleibt nach Abzug des Einkaufspreises der Teile und des Anteils, den der Techniker bekommt? Wenn diese Zahl bei einer häufigen Reparatur gegen null geht, ist nicht der Kunde schuld, sondern die Kalkulation.

Festpreise für das, was sich wiederholt

Stundensätze sind die Grundlage, aber an der Theke taugen sie schlecht: „Wir rechnen 50 € die Stunde“ beantwortet die Frage des Kunden nicht. Für alles, was Sie zehnmal im Monat machen — Displaytausch bei einem bestimmten Modell, Akkuwechsel, Lüfterreinigung, Netzbuchse löten —, gehört ein Festpreis in die Preisliste: Stundensatz × erfahrungsgemäß benötigte Zeit, plus Teil mit Aufschlag.

Das hat drei Nebenwirkungen, die mehr wert sind als die Preise selbst. Die Annahme kann sofort eine Zahl nennen, ohne Sie zu fragen. Niemand improvisiert mehr am Tresen, und zwei Kunden mit demselben Gerät bekommen denselben Preis. Und Sie sehen nach einem Quartal, welche Position zu billig kalkuliert war — weil nur die sich vergleichen lässt, die immer gleich ist.

Für Garantiearbeiten im Auftrag einer Marke gilt ohnehin eine eigene Preisliste: Dort zahlt nicht der Kunde, sondern der Hersteller, und zwar nach seinen Sätzen. Diese Arbeiten mit Ihren eigenen Preisen zu kalkulieren, führt verlässlich zu Streit bei der Abrechnung.

Einmal im Quartal nachrechnen

Eine Kalkulation ist kein Dokument, sondern eine Gewohnheit. Prüfen Sie quartalsweise drei Zahlen: Haben sich Ihre Fixkosten verändert? Wie viele Stunden waren in diesen drei Monaten tatsächlich abrechenbar? Und was blieb nach Teilen und Mitarbeiteranteilen übrig? Verschiebt sich eine davon deutlich, verschiebt sich der Stundensatz mit — und damit die Festpreise, die auf ihm stehen.

Wie man die Gesamtrechnung aufmacht und seine Null-Linie findet, steht ausführlich in Verdient Ihre Werkstatt wirklich Geld?. Was Preis und Preisgrenze auf dem Auftrag zu suchen haben, in Reparaturauftrag: Vorlage und Pflichtangaben.

Wie ServiceCenterSoft dabei hilft

Die Preisliste liegt im Programm an der Geräteart: jede Geräteart hat einen Reparaturpreis und einen Diagnosepreis. Bei der Annahme stehen beide neben der Auswahl, sobald die Geräteart gewählt ist — die Annahme kann also sofort eine Zahl nennen. Als Berechnungsart wählt sie „nach Geräteverzeichnis“, „nur Diagnose“ oder einen eigenen Preis für den Einzelfall; bei Garantiearbeiten kommt der Preis aus der Preisliste der Marke (Marke × Reparaturkategorie × Gerät).

Für die wiederkehrenden Arbeiten gibt es ein Leistungsverzeichnis: Bezeichnung und Preis, wahlweise nur für eine bestimmte Geräteart. In der Kostenaufstellung wählt der Techniker die Position aus der Liste, Bezeichnung und Preis werden eingesetzt und lassen sich im Einzelfall anpassen. Teile kommen aus dem Lager und bringen ihren Einkaufspreis mit.

Daraus entsteht die Auswertung, auf die es ankommt: In der Statistik steht je Filiale und Zeitraum der Umsatz der ausgegebenen und bezahlten Reparaturen, davon abgezogen die Einkaufspreise der verbauten Teile und die Anteile von Technikern und Annahme — Ergebnis sind Gewinn und Marge. Genau die Zahl, die zeigt, ob Ihr Stundensatz stimmt. Ausprobieren können Sie das in der Demo, mehr zu den Auswertungen auf der Seite Berichte und Statistik.

Was das Programm nicht tut: Es kennt Ihre Miete, Ihren Strom und Ihre Versicherung nicht und rechnet deshalb keinen Stundensatz und keine Gemeinkosten aus. Die Kalkulation oben machen Sie außerhalb — das Programm zeigt Ihnen hinterher, ob sie aufgegangen ist.

Kurz gesagt

• Stundensatz = monatliche Fixkosten inklusive eigenem Unternehmerlohn ÷ tatsächlich abrechenbare Stunden, plus Gewinnaufschlag.
• Abrechenbar ist deutlich weniger als die Arbeitszeit — den Anteil messen, nicht schätzen.
• Eine Diagnosepauschale muss vorher vereinbart sein: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB).
• Der Teileaufschlag bezahlt Beschaffung, gebundenes Kapital, Ausschuss und den Garantiefall — nicht das Teil.
• Für alles, was sich wiederholt, gehört ein Festpreis in die Liste; Garantiearbeiten rechnen nach den Sätzen der Marke.
• Einmal im Quartal nachrechnen: Fixkosten, abrechenbare Stunden, Marge.