Saisonflaute in der Werkstatt: was tun, wenn wenig Aufträge kommen

Mitte Juli, Dienstagmittag: Auf dem Annahmeregal stehen drei Geräte, das Telefon hat seit zehn Uhr nicht geklingelt, und der Gedanke kommt fast von selbst — „Läuft der Laden noch?“ Meistens ja. Fast jede Werkstatt hat Wochen, in denen kaum etwas hereinkommt, und fast immer sind es dieselben Wochen wie im Vorjahr. Entscheidend ist nicht, ob die Flaute kommt, sondern ob sie Sie überrascht. Unten steht, wie Sie sie finanziell einplanen, was Sie in diesen Wochen tun können und wo es sich lohnt, aktiv neue Aufträge zu holen.

Alle Beträge unten sind Beispiele zur Orientierung, keine Marktdaten — sie hängen stark von Standort und Größe der Werkstatt ab. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wann es ruhig wird — und warum das bei Ihnen anders sein kann

Das klassische Sommerloch kennt jeder: Urlaubszeit, viele Kunden sind weg, Laptops und Tablets werden weniger benutzt und gehen seltener kaputt. In Deutschland kommt eine Besonderheit dazu: Die Schulferien sind über die Bundesländer verteilt. Wer in Nordrhein-Westfalen sitzt, erlebt die ruhigen Wochen zu einer anderen Zeit als eine Werkstatt in Bayern — und wer nah an einer Landesgrenze arbeitet, hat oft einen gestreckten, dafür flacheren Sommer.

Die zweite typische Delle liegt nach Weihnachten: Im Dezember wurden Geräte verschenkt statt repariert, im Januar wird das Haushaltsbudget geschont. Dazu kommen die Rhythmen Ihrer Gerätegruppe. Wer Haushaltsgeräte repariert, hat andere Spitzen als eine Handywerkstatt; Klimageräte und Ventilatoren kommen im Frühsommer, Heizlüfter und Kaffeevollautomaten eher im Herbst und Winter.

Ob das, was Sie gerade erleben, Saison ist oder ein echtes Problem, zeigt nur der Vergleich mit dem gleichen Zeitraum im Vorjahr: angenommene Geräte, ausgegebene Reparaturen, tatsächlich eingegangenes Geld. Liegen die Zahlen ungefähr auf Vorjahresniveau, ist es Saison. Liegen sie deutlich darunter und war der Vorjahresmonat normal, lohnt die Ursachensuche — Baustelle vor der Tür, schlechtere Bewertungen, gestiegene Preise.

Liquidität: die Flaute vorher bezahlen

Eine ruhige Phase ist selten ein Umsatzproblem über das Jahr gesehen, aber oft ein Liquiditätsproblem in genau diesen Wochen. Miete, Versicherungen, Software, Leasing und Ihr eigener Unternehmerlohn laufen weiter, während die Einnahmen um ein Drittel oder mehr sinken. Deshalb gehört die Flaute in die Planung, bevor sie da ist.

• Fixkosten kennen. Schreiben Sie auf, was im Monat sicher abgeht, auch wenn kein Gerät hereinkommt. Bei einer kleinen Werkstatt liegt das — als grobe Orientierung — oft irgendwo zwischen 2 500 und 5 000 € einschließlich des eigenen Lohns. Ihre Zahl ist die einzige, die zählt.
• Rücklage bilden. Wer in den starken Monaten einen festen Anteil der Einnahmen zur Seite legt, muss im Juli nicht nervös werden. Eine Faustregel, die viele nutzen: zwei bis drei Monate Fixkosten als Reserve.
• Termine verschieben, die Sie verschieben können. Größere Einkäufe, Werkzeuganschaffungen und Jahreszahlungen gehören, wenn möglich, nicht in den schwächsten Monat.
• Steuern im Blick behalten. Vorauszahlungen richten sich nach früheren Jahren. Wenn das laufende Jahr spürbar schwächer ist, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber, ob eine Anpassung sinnvoll ist.

Und bei den Ausgaben: Kündigen Sie Abos und Dienste, die niemand nutzt, und kaufen Sie in ruhigen Wochen Teile auf Auftrag statt auf Vorrat. Was Sie nicht kürzen sollten, sind Werkzeug, Teilequalität und gute Leute — den erfahrenen Techniker, den Sie im Januar entlassen, suchen Sie im März teuer neu. Wie Sie aus den Fixkosten einen tragfähigen Stundensatz ableiten, steht in Stundensatz, Diagnosepauschale, Teileaufschlag.

Den eigenen Urlaub in die Flaute legen

Gerade Ein-Mann-Betriebe machen oft den Fehler, im Hochsommer durchzuarbeiten, weil „ja jemand kommen könnte“, und dann im Oktober erschöpft eine Woche zu schließen — mitten in der guten Zeit. Wenn Sie wissen, dass die zweite Julihälfte bei Ihnen regelmäßig ruhig ist, ist genau das Ihr Urlaub. Sie verlieren in diesen Wochen am wenigsten.

Wichtig ist, dass die Schließung niemanden überrascht: Betriebsferien zwei bis drei Wochen vorher an der Tür, auf der Website und im Google-Unternehmensprofil eintragen, Kunden mit Geräten in Arbeit persönlich Bescheid geben und keine Aufträge mehr annehmen, die Sie vor dem Urlaub nicht fertig bekommen. Wie man Annahme, Reparatur und Abholung allein so organisiert, dass solche Pausen planbar werden, steht in Allein in der Werkstatt: Annahme, Reparatur und Abholung als Ein-Mann-Betrieb.

Wer Mitarbeiter hat, legt deren Urlaub ebenfalls bevorzugt in diese Wochen — mit ausreichend Vorlauf und im Rahmen dessen, was mit dem Team vereinbart ist.

Sichtbar bleiben: Google-Unternehmensprofil

In ruhigen Wochen sucht trotzdem jemand nach „Handy Reparatur in der Nähe“ — nur weniger Leute. Umso wichtiger, dass Ihr Eintrag dann vorne steht und überzeugt. Die stillen Tage sind ideal, um das Google-Unternehmensprofil einmal gründlich durchzugehen: Öffnungszeiten (auch die Sonderzeiten für Ferien), Leistungen, aktuelle Fotos vom Laden und vom Arbeitsplatz, eine kurze Beschreibung in normaler Sprache statt Stichwortliste.

Und beantworten Sie alle Bewertungen, auch die alten und die unangenehmen. Kunden, die jetzt ihr Gerät abholen, haben Zeit für ein kurzes Gespräch — ein guter Moment, um freundlich um eine Bewertung zu bitten. Wie das ehrlich und ohne Tricks geht, steht in Google-Bewertungen für die Werkstatt.

Reparaturbonus als Anlass

In einigen Bundesländern und Kommunen gibt oder gab es Förderprogramme, die Privatleuten einen Teil der Reparaturkosten erstatten. Die Lage ändert sich laufend: Programme starten, Mittel sind ausgeschöpft, Runden werden eingestellt. Wenn es in Ihrer Region gerade ein aktives Programm gibt, ist das ein ehrlicher Grund, sich zu melden — auf der Website, am Schaufenster, im Gespräch an der Theke: „Ihre Reparatur kann gefördert werden, wir stellen die Rechnung so aus, dass Sie den Antrag stellen können.“

Prüfen Sie vorher, ob Ihre Werkstatt dafür registriert sein muss und welche Angaben auf der Rechnung verlangt werden. Was dabei zu beachten ist, steht in Reparaturbonus: Förderprogramme der Länder und was die Werkstatt dafür auf der Rechnung braucht.

Bestandskunden per E-Mail: ja, aber sauber

Der günstigste Auftrag kommt von jemandem, der schon einmal zufrieden bei Ihnen war. Naheliegend also, im Juni eine kurze Mail zu schicken: „Vor dem Urlaub den Laptop entstauben lassen?“ In Deutschland ist das allerdings rechtlich nicht trivial. E-Mail-Werbung braucht grundsätzlich eine vorherige Einwilligung des Empfängers. Für Bestandskunden gibt es im UWG eine Ausnahme, die aber eng ist und an mehrere Bedingungen geknüpft — unter anderem geht es um eigene, ähnliche Leistungen, und der Kunde muss bei der Erhebung der Adresse und in jeder Mail auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen werden.

Praktisch heißt das: Lassen Sie sich die Einwilligung künftig gleich bei der Annahme geben, getrennt von der Auftragsbestätigung, und klären Sie im Zweifel mit einem Anwalt oder Ihrer Handwerks- bzw. Handelskammer, was für Ihre bestehende Kundenliste gilt. Und wenn Sie schreiben: selten, mit echtem Nutzen, ohne Floskeln — und wer nicht mehr möchte, bekommt keine Mail mehr.

B2B: Kunden ohne Saison

Privatkunden haben Ferien, Firmen haben Geräte. Viele Aufträge aus dem gewerblichen Umfeld kommen gleichmäßiger über das Jahr — und gerade im Sommer haben manche sogar besonders Bedarf:

• Schulen und Schulträger nutzen die Sommerferien, um Tablets, Laptops und Beamer durchsehen und reparieren zu lassen, bevor das neue Schuljahr beginnt. Fragen Sie beim Schulträger oder der Schulverwaltung nach, wer dafür zuständig ist.
• Hausverwaltungen haben in vermieteten Wohnungen Einbauküchen mit Herd, Spülmaschine und Dunstabzug — für Werkstätten mit Haushaltsgeräten ein Kunde, der regelmäßig anruft, wenn er einmal zufrieden war.
• Kleine Firmen, Praxen, Kanzleien haben Firmen-Laptops, Drucker und Telefone, aber keine eigene IT. Für sie zählt Verlässlichkeit: schnelle Rückmeldung, klare Preise, auf Wunsch ein Leihgerät.

Für solche Kunden lohnt eine kurze Rahmenvereinbarung: Ansprechpartner, Preise für Standardarbeiten, Freigabegrenze, ab der vorher gefragt wird, Zahlungsziel. Und rechnen Sie das Zahlungsziel in Ihre Liquidität ein — eine Rechnung über 30 Tage hilft im Juli nur, wenn sie im Juni gestellt wurde.

Was in die stillen Wochen gehört

Im Hochbetrieb bleibt alles liegen, was nicht direkt am Gerät stattfindet. Die Flaute ist der Moment dafür: Preisliste durchgehen und neue Modelle aufnehmen, Teile, die sich seit Monaten nicht bewegt haben, verkaufen oder abschreiben, Messtechnik und Lötstation warten, das Auftragsformular überarbeiten, eine neue Technik lernen, an die Sie sich bisher nicht herangetraut haben. Und das Regal mit fertigen, aber nicht abgeholten Geräten anrufen — das ist Geld, das schon verdient ist und nur noch abgeholt werden muss.

Wie ServiceCenterSoft dabei hilft

Der Vorjahresvergleich dauert eine Minute: In der Statistik wählen Sie einen eigenen Zeitraum, etwa Juli des Vorjahres, und sehen je Filiale angenommene, ausgegebene und bezahlte Reparaturen mit Summen, auf Wunsch als CSV für Excel; danach dasselbe für dieses Jahr. Das Lager wird als Journal geführt — in der Liste stehen Bestand und Datum der letzten Bewegung, sodass Teile, die seit Monaten liegen, ohne Zählen auffallen. Bei fertigen, nicht abgeholten Geräten zeigt das Programm, seit wie vielen Tagen sie abholbereit sind; die Fertigmeldung geht per E-Mail und Telegram raus. In der Kundenkarte stehen alle Reparaturen eines Kunden, bei Firmen auch der Firmenname. Mehr dazu auf der Seite Berichte und Statistik.

Was das Programm nicht hat: eine Newsletter-Funktion für Werbemails an Kunden und SMS. Eine saisonale Mail schreiben Sie mit Ihrem eigenen Mailprogramm — und mit Blick auf die Einwilligung oben.

Kurz gesagt

• Flauten wiederholen sich: Vergleichen Sie mit dem gleichen Zeitraum im Vorjahr, bevor Sie sich Sorgen machen.
• Planen Sie die Liquidität vorher: Fixkosten kennen, Rücklage von etwa zwei bis drei Monaten, große Ausgaben nicht in den schwächsten Monat.
• Legen Sie Ihren Urlaub in die ruhigen Wochen und kündigen Sie ihn rechtzeitig an.
• Google-Unternehmensprofil aktualisieren, Bewertungen beantworten, zufriedene Abholer um eine Bewertung bitten.
• Ein aktiver Reparaturbonus in Ihrer Region ist ein ehrlicher Anlass, sich bei Kunden zu melden.
• E-Mail-Werbung an Bestandskunden nur mit Einwilligung oder im engen Rahmen der gesetzlichen Ausnahme — im Zweifel beraten lassen.
• Schulen, Hausverwaltungen und kleine Firmen bringen Aufträge ohne Saison — mit Rahmenvereinbarung und eingeplantem Zahlungsziel.