Reparatur bearbeiten

Alles, was nach der Annahme mit einem Gerät geschieht, erledigen Sie an einer Stelle — in der Auftragskarte. Sie öffnet sich aus der Liste per Klick auf die Nummer oder über das Feld „Auftrag Nr.“ oben.

Status

Der Status ist die kurze Antwort auf „wo steht diese Reparatur gerade“. Die Status gehören Ihnen: umbenennen, eigene anlegen und im Statusverzeichnis einfärben. Neben der Statusauswahl in der Karte steht das Feld „Kommentar“: was Sie dort eintragen, landet mit dem Statuswechsel in der Historie.

Daten setzen sich selbst. Ein Status „fertig“ setzt das Abschlussdatum der Reparatur, ein abschließender Status zusätzlich das Ausgabedatum. Zurück in Arbeit — beide werden entfernt. Ein fertiges, nicht abgeholtes Gerät zeigt „liegt N Tage“, nach der kostenlosen Aufbewahrungsfrist in Rot.

Kostenaufstellung

Der Preis setzt sich aus Positionen zusammen: was gemacht wurde, Menge, Preis, Betrag. Die erste Position ist die Grundlage — aus der Geräte-Preisliste, „nur Diagnose“ oder ein eigener Preis, wie bei der Annahme gewählt. Danach folgen Arbeits- und Teilepositionen:

eine Arbeitsposition wird aus dem Verzeichnis „Arbeiten“ gewählt — Bezeichnung und Preis werden eingesetzt, der Preis ist änderbar;
ein Teil wird „vom Lager“ gewählt — der Verkaufspreis wird eingesetzt, der Bestand sinkt (Ersatzteile und Bestellungen);
jede Position kann ihren eigenen Techniker haben — daraus wird sein Verdienst berechnet.

Positionen werden direkt in der Tabelle bearbeitet und umsortiert, jede Änderung landet in der Historie. Die Kostenaufstellung steht auf dem Arbeitsnachweis.

Zahlungen

Es kann mehrere Zahlungen geben: Anzahlung bei der Annahme, Rest bei der Ausgabe. Jede hat Betrag, Datum und Zahlungsart aus dem Verzeichnis. Die Karte zeigt „erhalten“ und „noch offen“; sobald mindestens der Betrag der Aufstellung erhalten ist, gilt der Auftrag als bezahlt und der Schnellfilter „unbezahlt“ zeigt ihn nicht mehr. Eine fehlerhafte Zahlung lässt sich löschen.

Freigabe der Kostenaufstellung durch den Kunden

Unter der Aufstellung steht „Zur Freigabe senden“. Der Kunde erhält eine E-Mail und/oder Telegram-Nachricht (je nachdem, was vorhanden ist) mit Positionen, Summe und Link. Der Link öffnet eine Seite ohne Anmeldung, auf der er „Einverstanden“ oder „Ablehnen“ klickt und einen Kommentar hinterlassen kann.

Die Karte zeigt den Stand: „Antwort des Kunden ausstehend“, „Kunde hat freigegeben“ oder „Kunde hat abgelehnt“ — mit Datum, Betrag und Kommentar —, und die Historie hält es fest. Der Kunde gibt genau das frei, was ihm geschickt wurde: ändert sich die Aufstellung später, weist die Karte darauf hin, und sie kann erneut gesendet werden. Der Status des Auftrags ändert sich durch die Antwort nicht von selbst.

Arbeitsjournal und Kommentare

Das Arbeitsjournal ist der Verlauf der Reparatur in eigenen Worten: „geöffnet, Korrosion auf der Platine, Kabel bestellt“. Jeder Eintrag ist eine eigene Zeile mit Datum und Autor. Kommentare sind interne Notizen der Werkstatt: „Kunde bat, den Aufkleber nicht anzufassen“. Kommentare werden nicht gedruckt und dem Kunden nicht gezeigt.

Fertigmeldung

Ein Knopf in der Karte teilt dem Kunden mit, dass das Gerät fertig ist: per E-Mail und per Telegram, wenn er sich über den QR-Code auf dem Schein angemeldet hat. Sie geht in der Dokumentsprache Ihrer Werkstatt raus, nicht in der Sprache Ihrer Oberfläche. Erneut senden geht, aber höchstens einmal am Tag.

Teilebestellung

Wird ein Teil gebraucht, entsteht die Bestellung direkt aus der Karte und bleibt an diesem Auftrag hängen; kommt das Teil, bucht „Eingetroffen“ es ins Lager. Mehr unter Ersatzteile und Bestellungen.

Änderungshistorie

Unten in der Karte steht, wer wann den Status (mit Kommentar), den Preis, Positionen, Zahlungen, den Techniker, Termine und die Freigabe geändert hat. Gespeichert werden lesbare Werte: „Fertig“, nicht „6“.

Ausgabe

Vor der Ausgabe drucken Sie den Arbeitsnachweis mit der Kostenaufstellung, erfassen die Restzahlung und setzen einen abschließenden Status.