Ersatzteile und Bestellungen

Bei Ersatzteilen beantwortet das Programm zwei verschiedene Fragen: was im Regal liegt und was für eine bestimmte Reparatur bestellt wurde. Das sind zwei Bereiche — „Ersatzteillager“ und „Ersatzteilbestellungen“ —, und sie arbeiten zusammen.

Artikel und Bestand

Ein Artikel ist ein Teil in einer Filiale: Bezeichnung, Lieferant, Einkaufs- und Verkaufspreis, Mindestbestand. Ein neuer Artikel entsteht mit dem Knopf „Ersatzteil einbuchen“ zusammen mit seinem ersten Eingang. Der Bestand wird nicht von Hand geändert — er ergibt sich aus Bewegungen, und die Artikelkarte zeigt den Verlauf jeder Bewegung.

Über der Liste stehen die Filter „auf Lager“, „werden knapp“, „ausverkauft“ und der Lagerwert.

Bewegung erfassen

In der Artikelkarte rechts steht „Bewegung erfassen“:

• Eingang — wie viel kam, Einkaufspreis und Lieferant (aus dem Verzeichnis wählen oder neu eintragen).
• Abschreiben — defekt, verloren, an den Lieferanten zurück; ein Grund ist Pflicht.
• Inventur — tatsächliche Menge eintragen, die Differenz wird zur Bewegung.

Ein Teil in die Reparatur — als Position

In die Reparatur geht ein Teil nicht über das Lager, sondern über die Kostenaufstellung des Auftrags: Eine neue Position „vom Lager“ bietet die Teile der Filiale des Auftrags an, setzt Bezeichnung und Verkaufspreis ein und senkt den Bestand. Menge geändert — die Differenz wird zurück- oder nachgebucht; Position entfernt — das Teil ist wieder im Lager.

Mindestbestand

Im Artikelformular links steht „Mindestbestand“. Ist er erreicht, erscheint der Artikel unter „werden knapp“ und wird gelb hervorgehoben. Leer heißt: nicht überwachen.

Lieferanten

„Arbeit → Lieferanten“ ist ein Verzeichnis: Name, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail. Einer Marke (Verzeichnis „Marken“) lässt sich ein Ersatzteillieferant zuordnen — an ihn gehen Teilebestellungen für Geräte dieser Marke. Einen neuen Lieferanten im Eingangsformular eingetragen — er wird automatisch im Verzeichnis angelegt.

Ersatzteilbestellungen

Fehlt ein Teil, wird die Bestellung direkt im Auftrag angelegt und bleibt an ihm hängen. Alle Bestellungen stehen unter „Ersatzteilbestellungen“ — dem Arbeitsplatz des Einkäufers: Zähler „Teil erwartet / eingetroffen / alle Bestellungen“, Suche und E-Mail an den Lieferanten direkt aus der Zeile (die Adresse des Markenlieferanten ist eingesetzt, andere werden vorgeschlagen).

Das Teil ist da — „Eingetroffen“. Es öffnet sich ein Formular: „Ins Lager buchen“ (neuer Artikel mit der Bezeichnung aus der Bestellung oder Eingang zu einem bestehenden) oder „Nur als erhalten markieren“. Danach verweist die Bestellung auf den Lagerartikel, und in der Kostenaufstellung ist das Teil „vom Lager“ wählbar.