Einstellungen und Stammdaten

Das füllt man einmal am Anfang aus und rührt es danach kaum noch an. Nehmen Sie sich eine halbe Stunde dafür — die tägliche Arbeit geht danach schneller.

Stammdaten

Elf Stammdatenbereiche, alle gleich aufgebaut: Liste, Formular, Suche.

• Geräte und Marken — was Sie reparieren;
• Reparaturkategorien und die Preisliste Garantiereparatur — was die Marke für die Arbeit zahlt;
• Reparaturarten — Garantie, kostenpflichtig, Nacharbeit;
• Status — die Stufen einer Reparatur, jede mit eigener Farbe;
• Zahlungsarten — bar, Karte, Rechnung;
• Kundenmerkmale — Stammkunde, Partner, Schuldner;
• Partner, Orte, Vergütungssätze.

Ein Eintrag, auf den Aufträge verweisen, lässt sich nicht löschen — das Programm nennt Ihnen die Zahl der Aufträge, die ihn verwenden. Nehmen Sie statt des Löschens die Markierung „wird verwendet“ heraus: in alten Aufträgen bleibt der Wert erhalten, in neuen wird er nicht mehr angeboten.

Filialen

Adresse, Telefon und Öffnungszeiten — und wenn die Filiale ein eigenes Unternehmen ist, auch eigenes Logo und eigene Firmenangaben; leere werden aus den Programmeinstellungen übernommen. Das alles landet auf dem gedruckten Annahmeschein und Nachweis, tragen Sie es also so ein, wie der Kunde es sehen soll. Auf der Einstellungsseite steht unter dem Logo, welche Filialen eigene haben.

Mitarbeiter

In der Mitarbeiterkarte: Anmeldung (E-Mail und Passwort), Rolle, Filiale, als was die Person arbeitet — Techniker, Meister oder beides — und ihr Satz für die Berichte.

Rollen und Rechte

Rechte sind Häkchen je Programmbereich. Die Startrollen sind Administrator, Meister, Techniker und Beobachter; eigene können Sie ergänzen.

Zwei Häkchen verdienen einen eigenen Blick:

• alle Filialen sehen — ohne dieses arbeitet ein Mitarbeiter nur mit seiner eigenen;
• fremde Reparaturen bearbeiten — ohne dieses führt ein Techniker nur die Aufträge, denen er zugewiesen ist.

Eine Rolle mit Vollzugriff darf alles, auch das, was in künftigen Versionen dazukommt. Die letzte solche Rolle lässt das Programm nicht einschränken — sonst käme niemand mehr hinein.

Sprache

Es gibt zwei Sprachen, und sie hängen nicht zusammen:

• die Oberflächensprache — wie ein Mitarbeiter das Programm sieht; jeder wählt sie in seinem Konto selbst;
• die Dokumentensprache — wie der Kunde Annahmeschein, Arbeitsnachweis und E-Mails erhält.

Verfügbar sind Ukrainisch, Russisch, Englisch und Deutsch. Die Start-Stammdaten werden in der Sprache angelegt, in der Ihr Zugang eingerichtet wurde; danach benennen Sie alles um, wie Sie mögen — das sind nun Ihre Daten und nicht unsere Oberfläche. Ihren Firmennamen übersetzen wir nie: das ist Ihr Schild über der Tür.

E-Mail

E-Mails an Kunden verschickt unser Mailserver — ein Postfach müssen Sie nicht einrichten. In den Einstellungen geben Sie zwei Dinge an: den Absendernamen (so sieht der Kunde, von wem die E-Mail kommt; leer — der Name Ihrer Werkstatt) und wohin Antworten gehen — Ihr eigenes Postfach, auch bei Gmail: Der Kunde klickt auf „Antworten“, und die E-Mail kommt bei Ihnen an. Daneben liegt die Schaltfläche Test-E-Mail senden — drücken Sie sie gleich; das geht schneller, als später herauszufinden, warum ein Kunde nichts bekommen hat.

Der Bereich E-Mails ist ein Protokoll: was an wen hinausging, ob es geöffnet wurde, und eine Schaltfläche zum erneuten Senden.

Wartungshinweis

Ein Hinweis, den jeder Mitarbeiter auf jeder Seite sieht: „heute ab 18 Uhr Inventur“. Wird mit einem einzigen Häkchen ein- und ausgeschaltet.

Aktivitätsprotokoll

Wer im Programm was getan hat. Zusammen mit dem Änderungsverlauf des Auftrags erledigt das die meisten Fragen der Art „wer hat das gelöscht“.