Geräteannahme

Die Annahme ist der häufigste Vorgang in der Werkstatt, und sie geschieht, während der Kunde am Tresen steht. Deshalb gibt es ein einziges Formular, das von oben nach unten ausgefüllt wird; ein neuer Kunde lässt sich direkt darin anlegen, ohne in einen anderen Bereich zu wechseln.

Wo es beginnt

In der Auftragsliste finden Sie die Schaltfläche Annahme. Sie öffnet das Formular für die Geräteannahme.

Der Kunde

Beginnen Sie mit der Telefonnummer: gesucht wird nach Nummer und Nachname, und auch nach bloßen Ziffern — Nummern werden von jedem anders notiert, mit Plus, Klammern und Leerzeichen. War der Kunde schon einmal da, wird er gefunden, und seine gesamte Reparaturhistorie bleibt griffbereit.

Einen neuen Kunden legen Sie in demselben Formular an: Name und Telefon sind Pflicht, alles Weitere nach Bedarf. Ein Merkmal wie „Stammkunde“ oder „Partner“ lässt sich später in der Kundenkarte setzen.

Gerät und Fehler

Wählen Sie Gerätetyp und Marke aus den Stammdaten, tragen Sie Modell und Seriennummer ein. Den Fehler schreiben Sie nach Angaben des Kunden — genau so, wie er ihn geschildert hat: damit gleichen Sie am Ende der Reparatur ab.

Danach folgen Zubehör (was der Kunde tatsächlich dagelassen hat: Netzteil, Tasche, Speicherkarte) und Zustand (Kratzer, Risse, Flüssigkeitsspuren). Diese beiden Felder braucht nicht das Programm, sondern Sie: Sie werden auf dem Annahmeschein gedruckt, und genau den unterschreibt der Kunde.

Termin und Eilauftrag

Der zugesagte Termin wird selbst eingesetzt: heute plus die «Standard-Reparaturdauer» aus den Einstellungen. Haben Sie mit dem Kunden etwas anderes vereinbart, ändern Sie ihn. In der Auftragsliste leuchtet ein überschrittener Termin rot, und die Kachel «überfällig» über der Liste zeigt, wie viele es gerade sind. Die Markierung Eilauftrag bringt den Auftrag in einen eigenen Schnellfilter.

Preis

Wählen Sie bei einer berechneten Reparatur, wie die Grundleistung berechnet wird:

• Nach Geräteverzeichnis — der Reparaturpreis dieser Geräteart;
• Nur Diagnose — der Diagnosepreis desselben Geräts, wenn der Kunde erst noch entscheidet, ob repariert wird;
• Eigener Preis — ein Betrag, den Sie von Hand eintragen.

Sobald die Geräteart gewählt ist, stehen neben den ersten beiden Varianten ihre Listenpreise — Sie können sie dem Kunden sofort nennen.

Bei einer Garantiereparatur kommt der Preis aus der Preisliste der Marke (Marke × Reparaturkategorie × Gerät): die Zeilen erscheinen, sobald Marke und Gerät gewählt sind — wählen Sie die passende.

Dieser Betrag ist die Grundleistung der Kostenaufstellung. Er wird im Auftrag festgehalten und als voraussichtlicher Preis gedruckt; ändern Sie später die Preise im Verzeichnis, werden angenommene Aufträge nicht neu bewertet. Arbeiten und Teile kommen danach in der Auftragskarte als Zeilen der Kostenaufstellung dazu: aus der Liste «Arbeiten», vom Lager oder von Hand eingetragen.

Anzahlung

Im Annahmeformular gibt es keine Zahlung — Geld wird in der Auftragskarte erfasst. Lässt der Kunde eine Anzahlung da, speichern Sie den Auftrag und klicken Sie gleich auf Zahlung erfassen: Betrag, Art und die Notiz «Anzahlung». Zahlungen kann es beliebig viele geben, und im Nachweis bei der Abholung steht nur der offene Rest.

Dieselbe Reparatur gab es schon

Bringt derselbe Kunde dasselbe Gerät, drücken Sie im alten Auftrag Kopieren: Kunde, Gerät und Filiale werden übernommen, alles Übrige ist im neuen Auftrag eigenständig.

Nach dem Speichern

Der Auftrag erhält eine Nummer — nennen Sie sie dem Kunden. Danach: drucken Sie den Annahmeschein auf Ihrem Vordruck und geben ihn aus; die Reparatur selbst führen Sie in der Auftragskarte.