Gebrauchtgeräte an- und verkaufen: ein Nebengeschäft für die Werkstatt

Jede Werkstatt kennt die Szene: Der Kunde hört den Preis für das neue Display, rechnet kurz und sagt: „Dann lassen Sie es, wollen Sie es nicht einfach behalten?“ Oder er fragt, ob man sein altes Notebook in Zahlung nimmt, wenn er ein anderes kauft. Daraus kann ein ordentliches Nebengeschäft werden — Sie haben das Werkzeug, die Teile und das Wissen, um aus einem Defektgerät wieder ein verkaufbares zu machen. Es kann aber auch ein Regal voller Geräte werden, die niemand will, plus Ärger mit einem Käufer oder, im schlimmsten Fall, mit der Polizei. Unten steht, wie man es rechnet, was man vor dem Ankauf prüft und wo die Fallen liegen.

Stand: Oktober 2026. Alle Beträge sind Richtwerte oder Beispielzahlen, keine Marktdaten. Dieser Artikel ist keine Rechts- oder Steuerberatung — für Ihren konkreten Fall fragen Sie Gewerbeamt, Anwalt oder Steuerberater.

Rückwärts rechnen: vom Verkaufspreis zum Ankaufpreis

Der häufigste Fehler beim Ankauf ist, vom Gerät aus zu denken: „Das ist ein iPhone, das ist doch noch etwas wert.“ Richtig herum fängt man beim realistischen Verkaufspreis an — dem Preis, zu dem vergleichbare Geräte im gleichen Zustand tatsächlich verkauft werden, nicht dem, der in Anzeigen steht. Davon zieht man alles ab, was bis zum Verkauf anfällt:

• Teile — Akku, Display, Gehäuseteile, Ladebuchse, zum Einkaufspreis plus Ihr üblicher Aufschlag;
• Arbeitszeit — Prüfen, Reparieren, Reinigen, Datenlöschen, Fotografieren, Inserat, Rückfragen von Interessenten. Rechnen Sie das mit Ihrem normalen Stundensatz, nicht mit „mache ich nebenbei“;
• Gewährleistungsrisiko — ein Anteil für den Fall, dass ein verkauftes Gerät zurückkommt. Als Richtwert planen viele Werkstätten 5–15 % des Verkaufspreises ein, je nach Gerätealter;
• Verkaufskosten — Plattformgebühren, Versand, Verpackung, wenn Sie nicht nur im Laden verkaufen;
• Ihre Marge — sonst ist es Beschäftigungstherapie.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein gebrauchtes Smartphone verkauft sich aufbereitet für 220 €. Akku und Rückglas kosten Sie 45 €, die Arbeit rund eine Stunde à 50 €, das Gewährleistungsrisiko setzen Sie mit 10 % an (22 €), Verkaufskosten 15 €, Marge 40 €. Bleiben 48 € als maximaler Ankaufpreis. Bietet der Kunde es für 100 € an, ist das kein Geschäft, auch wenn das Gerät „fast neu“ aussieht.

Als grobe Orientierung, wieder nur Richtwerte: Bei Smartphones der mittleren Klasse liegt der sinnvolle Ankaufpreis oft bei 20–40 % des späteren Verkaufspreises, bei Notebooks mit Standardteilen bei 25–45 %, bei Kaffeevollautomaten und Elektrowerkzeug häufig darunter, weil die Aufbereitung Zeit frisst. Wie Sie Ihren Stundensatz selbst herleiten, steht in Stundensatz, Diagnosepauschale, Teileaufschlag.

Inzahlungnahme: zwei Geschäfte, nicht eins

Nehmen Sie ein Altgerät beim Kauf eines anderen in Zahlung, behandeln Sie es trotzdem als zwei getrennte Vorgänge: einen Ankauf zum kalkulierten Preis und einen Verkauf zum normalen Preis. Wer stattdessen „Rabatt“ auf das neue Gerät gibt, verliert den Überblick, was er für das alte eigentlich bezahlt hat — und kann später nicht nachrechnen, ob sich der Handel gelohnt hat. Auch für die Buchhaltung ist die getrennte Darstellung meist sauberer; wie genau, klärt Ihr Steuerberater.

Herkunft prüfen: der Teil, an dem man nicht spart

Gebrauchte Elektronik ist ein klassischer Weg, Diebesgut loszuwerden. Für Sie hat das zwei Folgen. Erstens: Wer Ware ankauft, von der er weiß oder annehmen muss, dass sie gestohlen ist, macht sich strafbar (Hehlerei). Zweitens, und das trifft auch ehrliche Händler: An gestohlenen Sachen kann man in der Regel kein Eigentum gutgläubig erwerben. Taucht der Eigentümer auf, ist das Gerät weg — und Ihr Geld auch.

Was sich in der Praxis bewährt hat, allgemein und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• Ausweis ansehen und Name, Anschrift und Ausweisnummer auf einem Ankaufbeleg notieren — mit einem Hinweis zum Zweck der Speicherung, siehe Datenschutz bei der Reparatur;
• Kaufbeleg oder Originalverpackung verlangen, wo es sie gibt; Seriennummer bzw. IMEI mit dem Beleg vergleichen;
• Ankaufbeleg von beiden unterschreiben lassen: Gerät, Seriennummer, Zustand, Preis, Datum und die Erklärung des Verkäufers, dass das Gerät ihm gehört und frei von Rechten Dritter ist;
• Aktivierungssperre (Apple-ID, Google-Konto) vor Ort vom Verkäufer entfernen lassen. Ein gesperrtes Gerät ist im Grunde nur Ersatzteilspender — und oft ein Warnsignal;
• Warnzeichen ernst nehmen: neues Gerät ohne Beleg zum Spottpreis, mehrere gleiche Geräte von einer Person, Eile, kein Ausweis. Dann lieber nicht.

Dazu kommt das Gewerberecht: Der gewerbsmäßige An- und Verkauf hochwertiger Unterhaltungselektronik und Computer kann ein überwachungsbedürftiges Gewerbe sein, mit Anmelde- und Aufzeichnungspflichten, die je nach Bundesland unterschiedlich geregelt sind. Fragen Sie beim Gewerbeamt nach, bevor Sie das als festes Angebot führen — ein Anruf kostet weniger als ein Bußgeld.

Daten löschen, bevor das Gerät das Haus verlässt

Ein verkauftes Gerät mit Fotos, Chats oder Kundendaten des Vorbesitzers ist ein Datenschutzvorfall mit Ihrem Namen darauf. Machen Sie die Löschung zu einem festen Schritt mit Nachweis:

• Smartphones und Tablets: Konten abmelden, Aktivierungssperre entfernt, auf Werkseinstellungen zurücksetzen, danach einmal einrichten und prüfen, dass nichts mehr da ist;
• Notebooks und PCs: Datenträger mit einem anerkannten Verfahren überschreiben oder bei SSDs die Löschfunktion des Herstellers nutzen, Betriebssystem neu installieren; defekte Datenträger nicht weitergeben, sondern vernichten;
• Kaffeemaschinen, Router, Smart-Home-Geräte: auch dort stecken WLAN-Passwörter und Konten — zurücksetzen.

Notieren Sie, wer wann wie gelöscht hat. Diese Zeile auf dem Ankaufbeleg oder im Auftrag ist im Streitfall mehr wert als jede Versicherung, dass „wir das immer machen“.

Gewährleistung beim Verkauf an Verbraucher

Hier liegt der größte Irrtum: „Gebraucht, gekauft wie gesehen, keine Garantie“ funktioniert gegenüber Privatkunden nicht. Verkaufen Sie als Unternehmer an einen Verbraucher, gilt auch für Gebrauchtware die gesetzliche Gewährleistung. Ausschließen können Sie sie nicht. Bei gebrauchten Sachen darf die Frist verkürzt werden, in der Regel auf ein Jahr — aber nur, wenn der Käufer vor dem Kauf eigens darauf hingewiesen wurde und das ausdrücklich und gesondert vereinbart ist. Ein Satz im Kleingedruckten reicht dafür nicht. Hinzu kommt: Zeigt sich ein Mangel im ersten Jahr, wird zugunsten des Käufers vermutet, dass er schon beim Verkauf da war.

Was das praktisch heißt: Bekannte Schwächen gehören konkret in die Beschreibung — „Akkukapazität 82 %“, „Kratzer am Rahmen links“, „Kamera hinten mit leichtem Fokusproblem“. Was vereinbart und beschrieben ist, ist kein Mangel. Wie Sie Gewährleistung und freiwillige Garantie auseinanderhalten und eine Frist für die Garantie formulieren, klären Sie am besten einmal mit einem Anwalt und nutzen dann eine feste Vorlage. Auch dies ist keine Rechtsberatung.

Steuer: Differenzbesteuerung — mit dem Steuerberater klären

Kaufen Sie Geräte von Privatleuten ohne Umsatzsteuer an, kann beim Weiterverkauf die sogenannte Differenzbesteuerung in Frage kommen: Besteuert wird dann im Grundsatz nur die Spanne zwischen Ankauf und Verkauf, nicht der volle Preis. Das hat Voraussetzungen und Folgen für Rechnung und Aufzeichnungen, und es passt nicht zu jeder Form des Unternehmens. Ob und wie das bei Ihnen gilt, gehört zum Steuerberater, bevor Sie das erste Gerät verkaufen — nicht danach.

Lager und Kennzeichnung

Ein angekauftes Gerät darf nie mit einem Kundengerät verwechselt werden. Das klingt selbstverständlich und passiert trotzdem, sobald zehn graue Notebooks im Regal stehen. Bewährt hat sich:

• ein eigenes Fach für Ankaufgeräte, räumlich getrennt von Reparaturen;
• ein Etikett mit eigener Nummer, Ankaufdatum und Status: „angekauft“, „in Aufbereitung“, „Daten gelöscht“, „verkaufsbereit“, „verkauft“;
• eine Liste mit Ankaufpreis, eingesetzten Teilen, Arbeitszeit und Verkaufspreis — sonst wissen Sie nach drei Monaten nicht, ob das Nebengeschäft Geld bringt oder kostet;
• ein Verfallsdatum: Was nach 60–90 Tagen nicht verkauft ist, wird billiger oder als Teilespender zerlegt. Elektronik verliert jeden Monat an Wert.

Mehr dazu, wie viel Kapital im Regal liegen darf, steht in Ersatzteile: Lager oder bestellen?. Und wenn Sie über Geräte nachdenken, die Kunden einfach nicht abholen: Die dürfen Sie nicht wie Ankaufware behandeln — siehe Nicht abgeholte Geräte.

Wann es sich nicht lohnt

• Wenn Ihre Werkstatt mit Reparaturen ausgelastet ist: Jede Stunde Aufbereitung fehlt dann einem zahlenden Kunden, der in der Regel mehr bringt.
• Wenn Teile für das Modell schwer zu bekommen oder teuer sind — dann frisst ein einziges Display die Marge.
• Bei alten Geräten, die keine Updates mehr bekommen: schwer verkäuflich, hohe Rückgabequote.
• Wenn Sie keine Zeit für saubere Herkunftsprüfung und Belege haben. Ohne die ist das Risiko größer als der Gewinn.
• Wenn die Plattformgebühren und der Versand die Spanne auffressen und es vor Ort keine Laufkundschaft gibt.

Für viele Werkstätten liegt der Wert des Ankaufs ohnehin weniger im Gewinn je Gerät als in zwei Nebeneffekten: Der Kunde, der seine Reparatur nicht bezahlen will, geht nicht mit leeren Händen und kommt eher wieder — und Defektgeräte, die sich nicht lohnen, werden zu Spendern für Gehäuseteile und Kleinkram.

Wie ServiceCenterSoft dabei hilft — und wo nicht

Ein eigenes Modul für An- und Verkauf gebrauchter Geräte hat das Programm nicht: Es druckt keinen Ankaufbeleg und keinen Kaufvertrag, es gibt keine Kasse und keine Rechnung mit Umsatzsteuer. Mit dem Lager lässt sich das Nebengeschäft aber sauber mitführen. Das angekaufte Gerät legen Sie als Lagerposition an: Einkaufspreis ist der Ankaufpreis, dazu ein Verkaufspreis; jede Bewegung steht im Journal der Position. Für die Aufbereitung legen Sie einen Auftrag auf das Gerät an (dort steht auch die Seriennummer) und buchen die eingesetzten Teile als Zeilen der Kostenaufstellung direkt vom Lager ab — der Bestand sinkt, der Einkaufspreis der Teile wird mitgemerkt. Beim Verkauf buchen Sie die Position über „Abschreiben“ mit einem Vermerk aus (im Journal steht dann „Abgeschrieben“). Näheres zum Lager auf der Seite Ersatzteilverwaltung.

Ehrlich dazu: Der Verkaufserlös, der so ausgebucht wird, erscheint nicht in der Gewinnstatistik der Reparaturen. Die Rechnung „Ankauf + Teile + Zeit gegen Verkaufspreis“ machen Sie also selbst — die Zahlen dafür finden Sie im Lagerjournal und im Auftrag.

Kurz gesagt

• Ankaufpreis rückwärts rechnen: realistischer Verkaufspreis minus Teile, Arbeitszeit, Gewährleistungsrisiko, Verkaufskosten und Marge.
• Inzahlungnahme als zwei Vorgänge führen — Ankauf und Verkauf, nicht „Rabatt“.
• Herkunft prüfen: Ausweis, Kaufbeleg, unterschriebener Ankaufbeleg, Aktivierungssperre vor Ort entfernen lassen; im Zweifel nicht kaufen.
• Gewerbeamt fragen, ob für Ihren An- und Verkauf besondere Pflichten gelten.
• Daten vor dem Verkauf nachweisbar löschen.
• Gegenüber Verbrauchern gilt auch für Gebrauchtware Gewährleistung; verkürzen nur ausdrücklich und gesondert vereinbart, Mängel konkret beschreiben.
• Differenzbesteuerung vorab mit dem Steuerberater klären.
• Ankaufgeräte getrennt lagern, kennzeichnen, nach 60–90 Tagen abschreiben oder zerlegen.
• Richtwerte, Stand Oktober 2026; keine Rechtsberatung.