Ersatzteile in der Werkstatt: auf Lager halten oder pro Auftrag bestellen?

Jede Werkstatt beantwortet diese Frage jeden Tag, meist ohne sie zu stellen: Liegt das Teil schon im Regal, oder wird es erst bestellt, wenn das Gerät auf dem Tisch liegt? Wer alles bestellt, verliert Kunden an die Wartezeit. Wer alles auf Lager legt, hat irgendwann ein volles Regal und ein leeres Konto. Die richtige Antwort liegt dazwischen — und sie lässt sich ziemlich genau begründen, wenn man auf drei Dinge schaut: wie oft ein Teil gebraucht wird, wie schnell es an Wert verliert und was es kostet, darauf zu warten.

Was ein Teil im Regal wirklich kostet

Ein Teil auf Lager sieht aus wie Besitz. In Wahrheit ist es Geld, das Sie vorgestreckt haben und erst zurückbekommen, wenn ein passender Kunde kommt. Bis dahin kostet es auf drei Arten.

Gebundenes Kapital. Ein Beispiel mit ausgedachten Zahlen: Zehn Displays für ein gängiges Modell, je nach Qualität grob 40 bis 80 € im Einkauf, sind 400 bis 800 €, die nicht für Miete, Werkzeug oder den eigenen Lohn zur Verfügung stehen. Bei einem Modell ist das verkraftbar. Bei zwanzig Modellen und dazu Akkus, Buchsen und Kameras wird daraus schnell ein Betrag, der einem Monatsumsatz nahekommt — und der in keiner Kasse auftaucht.

Preisverfall. Ersatzteile für Elektronik werden mit dem Alter des Geräts billiger, weil mehr Anbieter sie herstellen. Das Display, das Sie heute auf Vorrat kaufen, bekommt Ihr Wettbewerber in einem halben Jahr günstiger. Er kalkuliert dann mit dem neuen Preis, Sie mit dem alten — oder Sie geben den Unterschied aus eigener Tasche nach.

Alterung. Manche Teile werden im Regal nicht nur billiger, sondern schlechter. Lithium-Akkus verlieren auch ungenutzt Kapazität; ein Akku, der ein Jahr in der Kiste lag, ist kein neuer Akku mehr, auch wenn er so aussieht. Klebepads und Dichtungen werden spröde, Wärmeleitpaste trocknet aus. Bei solchen Teilen ist ein großer Vorrat kein Vorteil, sondern ein späterer Garantiefall.

Und dann gibt es das Teil, das nie gebraucht wird: das Display für ein Modell, das in Ihrer Gegend kaum jemand hat, gekauft, „weil es gerade günstig war“. Es kostet nicht nur seinen Einkaufspreis, sondern auch den Platz und die Zeit, mit der es jedes Mal umsortiert wird.

Welche Teile sich auf Lager lohnen

Auf Lager gehört, was oft gebraucht wird, langsam altert und schnell eingebaut ist. Typisch sind das:

• Verschleißteile und Kleinteile — Ladebuchsen, Flexkabel, Schrauben, Kleber, Lautsprecher, Tasten. Einzeln billig, ständig gebraucht, und die Wartezeit auf ein Teil dieser Art ärgert den Kunden am meisten, weil die Reparatur selbst eine Viertelstunde dauert.
• Displays der häufigsten Modelle — und zwar wirklich nur der häufigsten. Schauen Sie in Ihre Aufträge der letzten drei Monate: Welche Modelle kamen mit gebrochenem Display mehr als ein paarmal? Für diese lohnt sich ein kleiner Vorrat, für alle anderen nicht.
• Akkus der gängigsten Geräte — in kleiner Menge, die innerhalb weniger Wochen verbraucht wird. Lieber öfter nachkaufen als ein Jahr lang vom gleichen Karton leben.
• Verbrauchsmaterial — Lot, Flussmittel, Isopropanol, Wärmeleitpaste, Klebebänder. Das wird nicht pro Auftrag bestellt, sondern ist Teil der Grundausstattung.

Eine einfache Faustregel: Ein Teil gehört aufs Lager, wenn es innerhalb der Zeit verbaut wird, die die nächste Nachbestellung dauert. Wird es seltener gebraucht, bestellen Sie es pro Auftrag.

Welche Teile Sie besser pro Auftrag bestellen

• Teure Teile — Mainboards, große Displays, Kameramodule, Laptop-Bildschirme. Ein einzelnes Stück bindet so viel Geld wie ein Dutzend Ladebuchsen.
• Teile für seltene Modelle — alles, was in Ihren Aufträgen nur gelegentlich vorkommt.
• Teile mit vielen Varianten — wenn es dasselbe Display in mehreren Ausführungen und Qualitäten gibt, liegt im Regal fast immer die falsche.
• Teile neuer Modelle — kurz nach Erscheinen eines Geräts sind die Preise am höchsten und fallen am schnellsten. Hier kaufen Sie nur, was ein Kunde schon bestellt hat.

Bestellung pro Auftrag: Wartezeit und Kunde

Wer pro Auftrag bestellt, verkauft dem Kunden nicht nur eine Reparatur, sondern auch eine Wartezeit. Das ist in Ordnung, solange der Kunde es weiß. Ärger entsteht fast nie durch die Wartezeit selbst, sondern durch Schweigen.

• Sagen Sie bei der Annahme, dass bestellt werden muss, und nennen Sie eine realistische Lieferzeit — lieber ein paar Tage mehr als weniger. Schreiben Sie das auf den Annahmeschein.
• Melden Sie sich, wenn sich etwas verschiebt, bevor der Kunde anruft. Ein Satz „Das Teil kommt erst am Donnerstag“ kostet eine Minute und erspart ein unangenehmes Gespräch.
• Melden Sie sich, wenn das Teil da ist — und sagen Sie gleich, wann das Gerät fertig wird.

Bei teuren Teilen gehört dazu eine Anzahlung. Sie bestellen ein Teil, das niemand sonst braucht; tritt der Kunde zurück oder holt das Gerät nicht ab, bleiben Sie darauf sitzen. Eine Anzahlung in Höhe des Teilepreises schützt Sie davor und zeigt nebenbei, ob der Kunde die Reparatur wirklich will. Vereinbaren Sie sie schriftlich, am besten direkt auf dem Auftrag, und quittieren Sie sie.

Das Teil gehört zum Auftrag: Einkaufspreis und Aufschlag

Ein bestelltes Teil hat eine Adresse: den Auftrag, für den es bestellt wurde. Kommt es an, wird es diesem Auftrag zugeordnet — nicht „ins Lager gelegt“. Sonst geht es in die nächste Reparatur mit demselben Gerät, und der Kunde, für den es bestellt war, wartet weiter. Wie man das im Regal organisiert, steht in Ersatzteillager in der Werkstatt: Ordnung schaffen.

Zur Zuordnung gehört auch der Einkaufspreis. Nur wenn Sie wissen, was das Teil gekostet hat, wissen Sie, was an der Reparatur verdient wurde. Der Preis für den Kunden ist dann Einkaufspreis plus Aufschlag — und der Aufschlag ist kein Gewinn, sondern bezahlt Beschaffung, Versand, das Risiko eines defekten Teils und den Garantiefall. Wie hoch er sein muss, steht in Stundensatz, Diagnosepauschale, Teileaufschlag.

Ein Unterschied zwischen Lager und Bestellung bleibt: Ein Lagerteil haben Sie zu einem Preis gekauft, der heute vielleicht nicht mehr gilt. Rechnen Sie den Aufschlag deshalb nicht stur auf den alten Einkaufspreis, sondern prüfen Sie bei teuren Teilen, was das Teil heute kosten würde.

Falsche oder defekte Lieferung

Beim Bestellen pro Auftrag gibt es einen Fall, der beim Lager seltener auftritt: Das Teil kommt, und es passt nicht oder funktioniert nicht. Der Kunde wartet, das Geld ist ausgegeben, und die Rückgabe hat eine Frist.

• Prüfen Sie das Teil beim Eintreffen, nicht erst beim Einbau: Modell, Ausführung, sichtbare Schäden. Displays und Akkus, wo es geht, vor dem endgültigen Verkleben testen.
• Melden Sie Fehllieferungen sofort und schicken Sie zurück, solange die Frist läuft. Ein Teil, das „später zurückgeht“, geht meistens gar nicht zurück.
• Sagen Sie dem Kunden Bescheid, dass ein Ersatzteil nachbestellt wird — mit neuem Termin.
• Halten Sie fest, was mit dem Teil passiert ist: zurückgeschickt, abgeschrieben, gutgeschrieben. Sonst steht es in Ihrer Aufzeichnung noch als vorhanden, während es längst weg ist.

Häufen sich Fehllieferungen bei einer Quelle, ist das ein Kostenfaktor wie jeder andere: Jede Rücksendung kostet Zeit, Porto und einen verärgerten Kunden.

Inventur: einfach halten

Eine Inventur muss keine jährliche Großaktion sein. Für eine Werkstatt reicht es, regelmäßig und in kleinen Portionen zu zählen:

• Teure Teile monatlich — Displays, Akkus, Platinen. Das sind wenige Positionen, aber dort steckt das meiste Geld.
• Kleinteile einmal im Quartal oder dann, wenn ein Fach auffällig leer oder voll ist.
• Differenzen sofort korrigieren, mit kurzer Notiz, woher sie kommen könnten. Eine Differenz, die sich wiederholt, zeigt, wo ein Teil ohne Eintrag verbaut wird.
• Ladenhüter aussortieren: Was seit einem halben Jahr nicht verbaut wurde, wird verkauft, zurückgegeben oder bewusst abgeschrieben — und beim nächsten Einkauf nicht wieder bestellt.

Das Ergebnis der Inventur ist nicht nur ein stimmender Bestand, sondern auch eine Zahl: wie viel Geld gerade im Regal liegt. Wenn diese Zahl von Quartal zu Quartal steigt, ohne dass der Umsatz mitwächst, kaufen Sie zu viel auf Vorrat. Wie sich das auf das Ergebnis der Werkstatt auswirkt, steht in Verdient Ihre Werkstatt wirklich Geld?.

Wie ServiceCenterSoft dabei hilft

Im Programm hat jede Filiale ihr Lager; der Bestand ergibt sich aus Bewegungen — Eingang mit Einkaufspreis und Lieferant, Verbrauch in einer Reparatur, Abschreibung mit Grund und Inventur. Nimmt der Techniker ein Teil „vom Lager“ in die Kostenaufstellung des Auftrags, sinkt der Bestand, und die Position merkt sich den Einkaufspreis am Tag der Abbuchung. Für gängige Teile legen Sie einen Mindestbestand fest, die Liste „werden knapp“ zeigt, was nachbestellt werden muss; über der Lagerliste steht, wie viel Geld im Regal liegt. Für Teile, die pro Auftrag bestellt werden, gibt es die Anforderung im Auftrag: was, wann bestellt, wann eingetroffen, auf Wunsch per E-Mail an den Lieferanten der Marke. „Eingetroffen“ bucht das Teil ins Lager, danach steht es in der Kostenaufstellung mit seinem Einkaufspreis zur Auswahl. Eine Anzahlung wird als Zahlung im Auftrag erfasst, der offene Rest steht daneben.

Was das Programm nicht tut: Es bestellt nicht automatisch und ist nicht mit Shops oder Preislisten von Lieferanten verbunden. Ein Teil, das nur von Hand in die Kostenaufstellung geschrieben wird, hat keinen Einkaufspreis — wer den Gewinn sehen will, bucht es über das Lager. Mehr dazu auf der Seite Ersatzteilverwaltung, ausprobieren können Sie es in der Demo.

Kurz gesagt

• Auf Lager gehört, was oft gebraucht wird, langsam altert und schnell eingebaut ist: Verschleißteile, Kleinteile, Displays und Akkus der häufigsten Modelle in kleiner Menge.
• Pro Auftrag bestellt wird, was teuer, selten, variantenreich oder neu ist.
• Ein Teil im Regal kostet gebundenes Kapital, verliert an Wert, und Akkus altern auch ungenutzt.
• Bei Bestellung pro Auftrag: Lieferzeit bei der Annahme nennen, bei Verzögerungen selbst melden, bei teuren Teilen eine Anzahlung nehmen.
• Jedes bestellte Teil gehört einem Auftrag, mit Einkaufspreis; der Aufschlag deckt Beschaffung, Ausschuss und Garantie.
• Lieferungen beim Eintreffen prüfen und Fehllieferungen innerhalb der Frist zurückschicken.
• Teure Teile monatlich zählen, Kleinteile quartalsweise, Ladenhüter bewusst aussortieren.