Ersatzteillager in der Werkstatt: Ordnung schaffen und keine Teile mehr verlieren

In jeder Werkstatt gibt es eine Schublade, nach der man lieber nicht fragt. Darin liegen Displays von wer weiß was, eine Platine „von dem Samsung“, drei gleiche Buchsen, bei denen sich niemand erinnert, wofür sie gekauft wurden, und das Teil, auf das ein Kunde seit einer Woche wartet — nur weiß niemand, dass es dort liegt. Teile gehen nicht durch Diebstahl verloren. Sie gehen verloren, weil es in der Werkstatt keine Regeln gibt, wo was liegt und wer was nimmt.

Im Folgenden praktische Regeln, die innerhalb einer Woche Ordnung schaffen und sie über Jahre halten. Keine davon braucht Software: Zuerst kommt die Ordnung im Regal, dann die Aufzeichnung.

Wo Teile wirklich verloren gehen

• Ein Teil für einen Auftrag liegt beim Vorrat. Ein Display, das für einen bestimmten Kunden bestellt wurde, ist in eine andere Reparatur gegangen, weil es „das gleiche“ war. Der Kunde wartet noch eine Woche.
• Niemand weiß, was schon da ist. Ein Teil wird bestellt, dann taucht dasselbe in einer Schublade auf. Das Geld ist doppelt gebunden.
• Defekte Teile gehen nicht zurück. Ein Teil passte nicht oder war defekt, es wurde „zum Zurückschicken“ beiseitegelegt, und die Rückgabefrist ist abgelaufen.
• Spendergeräte werden ohne Notiz ausgeschlachtet. Aus einem Gerät für Teile wurde die Kamera ausgebaut, dann ein Flexkabel — und einen Monat später weiß niemand, was noch drin ist.
• Jeder nimmt, was er will. Ein Techniker hat ein Teil „zum Ausprobieren“ genommen, es passte nicht, und nun liegt es auf seinem Tisch. Niemand weiß davon.

Regel eins: Teile für einen Auftrag getrennt vom Vorrat

Die wichtigste Trennung im Lager. Vorrat sind Teile, die Sie im Voraus gekauft haben, für jede Reparatur. Ein Teil für einen Auftrag wurde für einen bestimmten Kunden bestellt und gehört ab dem Eintreffen zu seiner Reparatur.

Teile für Aufträge lagern Sie getrennt, am besten in einer Kiste oder Tüte mit der Auftragsnummer. Kommt ein Teil an, geht es sofort in eine Tüte mit Nummer und ins Regal „für Aufträge“. Für andere Reparaturen werden sie nicht genommen, auch wenn sie „gleich“ sind. Wenn es unbedingt sein muss — nur mit Notiz und sofort bestelltem Ersatz.

Regel zwei: Jedes Teil hat seinen Platz

Nicht „irgendwo im Schrank“, sondern ein bestimmtes Regal oder Fach. Ein paar einfache Wege:

• Beschriftete Kisten nach Art: „Samsung-Displays“, „USB-C-Buchsen“, „Laptop-Akkus“. Die Beschriftung an die Stirnseite, damit man sie lesen kann, ohne die Kiste herauszuziehen.
• Kleinteile in Sortimentskästen mit Fächern: Schrauben, Flexkabel, Chips. Jedes Fach beschriftet.
• Antistatikbeutel für Platinen und Chips, mit Aufschrift, was drin ist und woher.
• Ein Regal „Rücksendung“ für defekte Teile und Teile, die nicht gepasst haben.

Klingt nach Kleinigkeit, aber „lag doch irgendwo“ kostet am meisten: zwei gleiche Teile doppelt gekauft oder ein Kunde, der auf ein Teil wartet, das längst da ist.

Regel drei: Jedes Teil wird erfasst

Ein Teil kommt an — ein Eintrag: was, wie viele, zu welchem Preis, von wem, wann. Ein Teil geht raus — ein Eintrag: wohin, für welche Reparatur. Ohne den zweiten Eintrag nützt der erste wenig: Sie wissen, was Sie gekauft haben, aber nicht, wo es ist.

Für Vorrat, der nach und nach verbraucht wird, genügt es, den Eingang zu erfassen und einmal im Monat den Bestand zu zählen. Teure Teile — Displays, Platinen, Akkus — erfassen Sie einzeln für die jeweilige Reparatur.

Bestellungen: eine Person, eine Liste

Bestellt jeder Techniker selbst, am Handy, aus dem Gedächtnis, kommt dasselbe Teil zweimal und das benötigte gar nicht. Besser ist es, wenn eine Person die Bestellungen übernimmt und die Techniker nur notieren, was für welche Reparatur gebraucht wird.

• Eine Liste der Ersatzteilanfragen für die ganze Werkstatt: was, für welchen Auftrag, wann bestellt, ob angekommen.
• Dringendes und Planmäßiges getrennt. Ein Teil für eine Reparatur, auf die ein Kunde wartet, wird sofort bestellt. Der Vorrat wird einmal pro Woche mit einer Bestellung aufgefüllt: günstigerer Versand und bessere Verhandlungsposition beim Preis.
• Teil angekommen — sofort vermerken in der Anfrage und den Kunden anrufen oder anschreiben. Ein Teil, von dessen Ankunft niemand weiß, ist genauso nutzlos wie eines, das nicht gekommen ist.

Gehen Sie einmal pro Woche die Anfragen durch, die länger als üblich ausstehen. Der Lieferant kann es vergessen haben, die Sendung kann verloren gegangen sein — und das erfahren Sie besser selbst als vom Kunden.

Spendergeräte

Geräte, aus denen Teile ausgebaut werden, sind eine eigene Kategorie. Sie nehmen Platz weg, sind schwer zu erfassen und werden schnell zu einem Haufen Schrott. Ein paar Regeln:

• jedes Spendergerät hat eine Nummer und einen Anhänger: Modell, Herkunft, Datum;
• was ausgebaut wurde, steht auf dem Anhänger oder in den Aufzeichnungen: „Kamera — Auftrag 1245“;
• alle sechs Monate eine Durchsicht: Spendergeräte, aus denen nichts ausgebaut wurde, gehen ins Recycling oder in den Verkauf.

Defekte Teile und Rücksendungen

Ein Teil, das nicht passt oder defekt ist, hat beim Lieferanten eine Rückgabefrist, meist einige Wochen. Ein „für später“ beiseitegelegtes Teil verpasst sie fast immer. Deshalb:

• defekte Teile sofort ins Regal „Rücksendung“, mit Zettel: welcher Lieferant, wann gekommen, was nicht stimmt;
• einmal pro Woche geht alles aus diesem Regal zurück;
• ein Lieferant, bei dem häufiger als bei anderen Defekte vorkommen, ist ein Grund, einen anderen zu suchen.

Wer Teile nehmen darf

In einer kleinen Werkstatt ist das Lager für alle offen, und das ist in Ordnung. Sind es mehr als zwei Techniker, lohnt sich eine Absprache: Ein Teil darf genommen werden, aber es wird sofort notiert, für welche Reparatur. „Zum Ausprobieren genommen“ ist auch ein Eintrag, und ein Teil, das nicht gepasst hat, kommt am selben Tag an seinen Platz zurück. Ohne diese Regel verteilt sich das Lager auf die Werkbänke.

Teure Teile bewahren Sie besser getrennt auf und geben sie über eine Person aus. Nicht aus Misstrauen, sondern damit immer jemand weiß, wo sie sind.

Inventur einmal im Monat

Zählen Sie einmal im Monat den Vorrat und vergleichen Sie ihn mit den Aufzeichnungen. Bei einem kleinen Lager ist das eine Stunde Arbeit. Worauf Sie achten:

• Teile, die im Regal liegen, aber nicht in den Aufzeichnungen stehen — der Eingang wurde nicht erfasst;
• Teile, die in den Aufzeichnungen stehen, aber nicht im Regal liegen — der Verbrauch wurde nicht erfasst, oder das Teil liegt auf jemandes Tisch;
• Teile, die sich seit einem halben Jahr nicht bewegt haben — totes Kapital. Vielleicht lohnt es sich, sie zu verkaufen oder zurückzugeben.

Nach zwei, drei Monaten werden die Abweichungen spürbar kleiner: Wenn alle wissen, dass gezählt wird, wird sorgfältiger notiert.

Wie viel Vorrat Sie halten sollten

Vorrat brauchen Sie für Teile, die oft gebraucht werden und lange Lieferzeiten haben: gängige Displays, Buchsen, Akkus. Als Richtwert: so viele, wie Sie während der Lieferzeit des Lieferanten verbrauchen, plus etwas Puffer. Kommt ein Teil in zwei Tagen und Sie brauchen eines pro Woche, reichen zwei auf Vorrat völlig. Alles Seltene wird bei Bedarf bestellt. Vorrat „für alle Fälle“ für seltene Modelle ist meist Geld, das Sie nicht wiedersehen.

Und noch etwas: Verbrauchen Sie zuerst die älteren Teile. Die neue Lieferung nach hinten, die alte nach vorn. Besonders wichtig ist das bei Akkus: Sie verlieren auch im Regal Kapazität, und ein Akku, der ein Jahr gelegen hat, kommt einen Monat später als Garantiefall zurück. Schreiben Sie das Eingangsdatum direkt auf die Schachtel — dann müssen Sie nichts nachschlagen.

Erfassung im Programm

In ServiceCenterSoft erfasst das Lager den Eingang (wann, was, wie viele, zu welchem Preis und woher) und den Ausgang — wohin das Teil gegangen ist; jede Filiale hat ihr eigenes Lager. Eine Ersatzteilanfrage hängt am Auftrag: Sie sehen, für welche Reparatur bestellt wurde, ob die E-Mail an den Lieferanten raus ist und ob das Teil schon da ist. Mehr dazu auf der Seite Ersatzteilverwaltung.

Einen automatischen Bestand, eine Abbuchung je Auftrag und Barcodes gibt es im Programm nicht: Der Verbrauch wird als Text erfasst, der Bestand per Inventur gezählt — so wie oben beschrieben. Für die meisten Werkstätten reicht das, einen großen Ersatzteilhandel ersetzt das Programm aber nicht.

Kurz gesagt

• Teile für einen Auftrag getrennt vom Vorrat, in einer Tüte mit der Auftragsnummer.
• Jedes Teil hat einen bestimmten Platz und eine Beschriftung.
• Eingang und Verbrauch werden erfasst, teure Teile einzeln für ihre Reparatur.
• Spendergeräte mit Nummer, defekte Teile einmal pro Woche zurück.
• Teil genommen — notiert; nicht gepasst — am selben Tag zurück an seinen Platz.
• Einmal im Monat Inventur; was sich ein halbes Jahr nicht bewegt — verkaufen oder zurückgeben.