Verdient Ihre Werkstatt wirklich Geld? So rechnen Sie nach

Die Kasse ist am Monatsende voll, Arbeit gibt es genug, die Techniker sind ausgelastet — also verdient die Werkstatt? Nicht unbedingt. Manchmal bleibt dem Inhaber nach Miete, Löhnen, Teilen und Steuern weniger als seinem besten Techniker. Und manchmal verdient die Werkstatt ordentlich, aber das Geld steckt in Geräten, die niemand abholt, und in Teilen im Regal. Im Folgenden: wie Sie das ohne Buchhaltungsausbildung auf einem einzigen Blatt ausrechnen.

Umsatz ist kein Gewinn

Umsatz ist, was die Kunden bezahlt haben. Gewinn ist, was nach allen Kosten übrig bleibt. In einer Werkstatt kann der Unterschied riesig sein, denn in jeder Reparatur stecken ein Teil, das Sie gekauft haben, und Arbeit, die Sie einem Techniker bezahlt haben. Die erste Regel lautet deshalb: Schauen Sie nicht auf die Kasse, sondern darauf, was jede Reparatur übrig lässt.

Woraus Ihre Kosten bestehen

Die Kosten einer Werkstatt lassen sich in zwei Gruppen teilen.

Variable Kosten — sie hängen von der Zahl der Reparaturen ab:

• die Teile, die Sie in Geräte eingebaut haben;
• der Anteil der Techniker, wenn sie Provision bekommen;
• Versand von Teilen und Geräten.

Fixkosten — sie fallen jeden Monat an, auch ohne eine einzige Reparatur:

• Miete und Nebenkosten;
• Gehälter — Annahme, Verwaltung, Techniker mit Festgehalt, samt Arbeitgeberanteil;
• Steuerberater, Versicherungen, Bank- und Kartengebühren;
• Werbung, Website, Software, Telefon;
• Werkzeug und Ausstattung, verteilt auf die Nutzungsdauer: eine Lötstation für 1.200 € auf drei Jahre sind rund 33 € im Monat.

Eine eigene Zeile ist Ihr eigenes Gehalt. Wenn Sie selbst annehmen oder reparieren, zahlen Sie sich so viel, wie Sie einer angestellten Kraft zahlen würden. Sonst „verdient“ die Werkstatt nur, weil Sie umsonst arbeiten.

Was eine Reparatur übrig lässt

Nehmen Sie eine typische Reparatur und zerlegen Sie sie:

Was	Betrag
Der Kunde hat bezahlt (netto)	150 €
Teil	− 50 €
Techniker — 30 % auf den Arbeitslohn (100 €)	− 30 €
Bleibt für Fixkosten und Gewinn	70 €

Diese 70 € sind kein Gewinn. Davon müssen noch Miete, Annahme und Steuerberater bezahlt werden. Aber genau diese Zahl — was eine Reparatur übrig lässt — zeigt, wie viele Reparaturen Sie brauchen. Rechnen Sie dabei mit Nettobeträgen: Die Umsatzsteuer gehört nicht Ihnen.

Gewinnschwelle: wie viele Reparaturen im Monat nötig sind

Zählen Sie Ihre Fixkosten für einen Monat zusammen. Ein Beispiel mit gedachten Zahlen:

• Miete — 1.300 €;
• Annahmekraft in Teilzeit — 1.400 €;
• Steuerberater, Versicherungen, Bank — 800 €;
• Werbung, Telefon, Software — 400 €;
• Werkzeug und Kleinkram — 600 €.

Zusammen 4.500 €. Lässt jede Reparatur 70 € übrig, dann sind 4.500 ÷ 70 ≈ 65. 65 Reparaturen im Monat bedeuten null: Kosten gedeckt, kein Gewinn. Jede Reparatur darüber ist Ihr Gewinn. Diese eine Zahl beantwortet viele Fragen auf einmal: Trägt die Werkstatt eine zweite Annahmekraft, ist es Zeit für höhere Preise, was kostet ein ruhiger Monat?

Die Zahlen im Beispiel sind gedacht — setzen Sie Ihre eigenen ein. Wichtig ist nicht der Wert, sondern die Rechnung selbst: Ohne sie ist jede Entscheidung über Preise oder Einstellungen geraten.

Welche Reparaturen sich wirklich lohnen

Die durchschnittliche Reparatur ist eine nützliche Zahl, verdeckt aber die Unterschiede. Rechnen Sie für einige typische Arbeiten getrennt: was jede übrig lässt und wie lange sie dauert. Oft zeigt sich, dass ein teurer Auftrag mit teurem Teil weniger bringt als eine schnelle Arbeit ohne Teile, und dass die „kleinen“ Reparaturen, die Techniker nicht mögen, pro Arbeitsstunde am meisten verdienen.

Ein Beispiel: Ein Displaytausch, der 70 € übrig lässt, dauert zwei Stunden — 35 € pro Stunde. Reinigung und Tausch der Ladebuchse lässt 45 € übrig und dauert vierzig Minuten — rund 68 € pro Stunde. Doppelt so lohnend, obwohl es in der Kasse bescheidener aussieht. Diese Rechnung für fünf, sechs typische Arbeiten dauert einen Abend und verändert oft die Preisliste.

Genauso lohnt der Blick auf die Diagnose. Eine kostenlose Diagnose mit vielen Ablehnungen ist Arbeitszeit, die niemand bezahlt hat.

Der Aufschlag auf Teile ist eine eigene Quelle

Im Beispiel oben hat das Teil die Werkstatt 50 € gekostet. Im Reparaturpreis zahlt der Kunde dafür aber mehr — Sie kaufen meist günstiger ein, als der Kunde es könnte, und die Differenz bleibt bei Ihnen. Rechnen Sie getrennt, wie viel Sie im Monat an der Arbeit und wie viel an der Preisdifferenz der Teile verdient haben. Ist das Zweite deutlich größer, lebt die Werkstatt vom Teilehandel statt von der Reparatur — und wird verwundbar, sobald Kunden eigene Teile mitbringen oder der Lieferant die Preise erhöht.

Wann die Preise steigen sollten

Preise in Werkstätten bleiben oft jahrelang gleich, weil der Inhaber Angst hat, Kunden zu verlieren. Einige Anzeichen, dass es Zeit für eine neue Preisliste ist:

• Sie liegen nur in den besten Monaten über der Gewinnschwelle;
• die Warteschlange ist dauerhaft länger als eine Woche — die Nachfrage ist größer, als Sie schaffen;
• Teile und Miete sind teurer geworden, Ihre Preise nicht;
• Kunden handeln überhaupt nicht — oft ein Zeichen, dass Sie günstiger sind als nötig.

Erhöhen Sie die Preise für die Arbeit, nicht „für alles“, und um nicht mehr als 10–15 % auf einmal. Für Stammkunden noch einen Monat den alten Preis zu halten ist ein guter Weg, sie nicht zu verlieren.

Ruhige Monate: eine Rücklage

Die meisten Werkstätten haben Saisons: nach den Feiertagen weniger Reparaturen, im Sommer mehr Waschmaschinen und Klimageräte, vor Schulbeginn mehr Laptops. Den Fixkosten ist die Saison egal. Legen Sie deshalb aus den guten Monaten eine Rücklage von mindestens einem Monat Fixkosten zurück. Dann ist ein ruhiger Januar einfach ein ruhiger Januar und keine Frage, wovon die Miete bezahlt wird.

Gebundenes Geld

Selbst eine profitable Werkstatt kann eine leere Kasse haben. Suchen Sie an drei Stellen:

• fertige, aber nicht abgeholte Geräte — die Arbeit ist gemacht, das Teil eingebaut, aber kein Geld da. Erinnern Sie mit Datum und schreiben Sie die Aufbewahrungsbedingungen auf den Annahmeschein;
• ohne Bezahlung ausgegeben — „ich bringe es morgen vorbei“ von Bekannten und Firmen, denen Sie eine Rechnung geschickt haben;
• Teile im Regal, „auf Vorrat“ gekauft, die sich seit Monaten nicht bewegen.

Rechnen Sie diese drei Summen einmal im Monat zusammen. Sind sie größer als ein Monatsgewinn, liegt das Problem nicht bei den Preisen, sondern darin, wie das Geld zurückkommt.

Ein Monat auf einem Blatt

Alles zusammen. Dieselbe gedachte Werkstatt hat im Monat 90 Reparaturen ausgegeben und bezahlt bekommen:

Was	Betrag
Übrig aus Reparaturen: 90 × 70 €	6.300 €
Fixkosten	− 4.500 €
Ihr eigenes Gehalt als halbe Annahmekraft	− 800 €
Gewinn der Werkstatt vor Steuern	1.000 €

Ohne die Zeile „Ihr Gehalt“ sähe der Gewinn nach 1.800 € aus. Die Differenz ist Ihre Arbeit, die die Werkstatt umsonst bekommt. Deshalb wundern sich Inhaber so oft: „Wir verdienen doch — wo ist das Geld?“

Was Sie jeden Monat ansehen sollten

• wie viele Reparaturen angenommen und wie viele ausgegeben wurden;
• Umsatz aus ausgegebenen und bezahlten Reparaturen;
• was eine Reparatur im Schnitt übrig lässt;
• Fixkosten und wie viele Reparaturen Sie über der Gewinnschwelle liegen;
• wie viele Geräte fertig, aber nicht abgeholt sind, und zu welchem Betrag;
• wie viel jeder Techniker gemacht hat — für jeden getrennt.

Sechs Zahlen reichen, um ein Problem rechtzeitig zu sehen. Entscheidend ist, sie jeden Monat gleich zu rechnen, damit sich die Monate vergleichen lassen.

Was die Software davon rechnet

In ServiceCenterSoft zeigt die Statistik für jede Filiale, wie viele Geräte im Zeitraum angenommen und ausgegeben wurden, wie viele repariert und wie viele unrepariert zurückgegeben, wie viel Geld eingegangen ist und wie viele Geräte gerade in Arbeit sind, auf ein Teil warten oder abholbereit liegen. Darunter stehen Umsatz und Gewinn: Umsatz aus ausgegebenen und bezahlten Reparaturen, minus Einkaufspreis der Teile vom Lager, minus Anteile der Techniker und Manager — mit der Marge in Prozent. Der Technikerbericht zeigt den Anteil jedes Einzelnen mit Aufschlüsselung. Das ist die erste Hälfte der Rechnung — ohne Taschenrechner. Wie die Anteile selbst festgelegt werden, steht in Wie Sie Techniker bezahlen.

Die zweite Hälfte führt die Software nicht: Miete, Steuern und andere Fixkosten sind darin nicht enthalten. Rechnen Sie sie getrennt — eine Tabelle auf einem Blatt genügt: vom Gewinn aus der Software die Fixkosten des Monats abziehen. Und noch etwas: Ein Teil, das von Hand in die Kostenaufstellung eingetragen und nicht vom Lager genommen wurde, hat keinen Einkaufspreis und geht mit vollem Preis in den Gewinn ein — Teile laufen deshalb besser über das Lager. Die Berichte können Sie sich in der Demo ansehen.

Kurz gesagt

• Umsatz ist kein Gewinn: Schauen Sie, was jede Reparatur übrig lässt.
• Kosten sind variabel und fix; Ihr eigenes Gehalt ist auch ein Kostenpunkt.
• Fixkosten ÷ was eine Reparatur übrig lässt = so viele Reparaturen brauchen Sie für die Gewinnschwelle.
• Rechnen Sie einige typische Reparaturen getrennt — die lohnendsten sind oft nicht die, die Sie vermuten.
• Jeden Monat — das gebundene Geld: nicht abgeholte Geräte, unbezahlte Reparaturen, Teile im Regal.