Reparaturen in Excel verwalten: wann die Tabelle nicht mehr reicht

Die meisten Werkstätten beginnen die Reparaturverwaltung mit einer Tabelle — und das zu Recht. Excel oder Google Tabellen sind kostenlos, vertraut und flexibel. Diese Seite zeigt, wo die Tabelle ausreicht, wo sie anfängt zu versagen und wie man sie führt, damit sie länger hält. Und falls Sie auf Software umsteigen, was sich genau ändert.

Was eine Tabelle gut kann

• Sie kostet nichts und ist schon auf dem Computer.
• Sie ist flexibel: eine neue Spalte ist in einer Sekunde angelegt.
• Sie ist vertraut: niemand muss geschult werden.
• Google Tabellen öffnen sich auf dem Handy und lassen zwei Leute gleichzeitig arbeiten.

Für eine Werkstatt mit einem Techniker und ein paar Reparaturen pro Woche reicht das völlig. Nur weil «die Großen das so machen», muss man nicht auf Software umsteigen.

Wo die Tabelle bricht

Die Probleme kommen nicht sofort, sondern mit dem Wachstum — mehr Reparaturen, eine zweite Person, der erste Streit mit einem Kunden. Die typischen Stellen:

• Kein Auftragsschein. Eine Tabellenzeile kann man dem Kunden nicht mitgeben. Das Formular wird separat ausgefüllt — und die Daten liegen schon an zwei Stellen.
• Unklar, wer was geändert hat. Der Preis in einer Zeile war 900, jetzt 1.400 — wer hat ihn wann geändert? Die Tabelle sagt es nicht, und genau diese Frage kommt im Streit mit einem Kunden oder Techniker auf.
• Alle sehen alles. Die Annahme sieht die Monatsumsätze, der Techniker die Telefonnummern aller Kunden, und jeder kann versehentlich eine Zeile löschen oder nur eine Spalte sortieren.
• Kunden doppeln sich. Derselbe Kunde steht in zehn Zeilen auf drei Arten: «Iwanenko», «Iwanenko O.», «Oleh (Samsung)». Alle seine Reparaturen über die Telefonnummer zu finden, wird zur eigenen Aufgabe.
• Überfälliges ist unsichtbar. Um zu sehen, dass ein Termin verstrichen ist, färbt man Zellen von Hand oder richtet eine bedingte Formatierung ein, die beim ersten Sortieren bricht.
• Berichte sind zerbrechlich. Die Formel «was jeder Techniker verdient hat» funktioniert, bis jemand eine Zeile in der Mitte einfügt oder einen Betrag mit Leerzeichen eintippt.
• Gleichzeitiges Arbeiten. In einer Excel-Datei können nicht zwei Leute zugleich arbeiten; in Google Tabellen schon, aber gleichzeitige Änderungen in derselben Zeile überschreiben sich stillschweigend.

Anzeichen, dass es Zeit zum Wechsel ist

Keines der Probleme oben zwingt für sich allein zum Wechsel. Treffen aber zwei oder drei aus dieser Liste zu, kostet Sie die Tabelle schon mehr, als es scheint:

• mehr als dreißig Reparaturen im Monat;
• mehr als eine Person arbeitet in der Tabelle;
• Sie haben mindestens einmal mit einem Kunden über den Gerätezustand oder den zugesagten Preis gestritten;
• mindestens einmal ist eine Zeile verschwunden oder eine fremde Änderung überschrieben worden;
• Sie berechnen die Bezahlung der Techniker von Hand und gleichen die Tabelle mit der Kasse ab.

Wenn Sie bei Excel bleiben: so führen Sie die Tabelle richtig

Wenn Ihnen eine Tabelle reicht, schützt Folgendes sie vor den meisten Problemen.

Eine Reparatur — eine Zeile. Keine verbundenen Zellen und nie mehrere Geräte in einer Zeile. Die Spalten, ohne die es nicht geht:

1. Auftragsnummer (fortlaufend, wiederholt sich nie);
2. Annahmedatum;
3. Kunde — Nachname und Vorname;
4. Telefon — immer im selben Format, z. B. 0671234567;
5. Gerät und Modell;
6. Seriennummer oder IMEI;
7. Fehler in den Worten des Kunden;
8. Zustand und Zubehör;
9. zugesagter Termin;
10. Status;
11. Preis;
12. Zahlungsdatum;
13. Ausgabedatum;
14. Techniker.

Status nur aus einer Liste. Richten Sie eine Datenüberprüfung mit Dropdown ein: «angenommen», «in Arbeit», «wartet auf Teil», «fertig», «ausgegeben». Dann funktioniert der Filter nach Status, statt an «fertig», «Fertig» und «fertig » zu scheitern.

Nichts löschen. Eine abgelehnte Reparatur ist auch ein Status, keine gelöschte Zeile. Sonst bekommen die Nummern Lücken, und niemand kann nachvollziehen, was passiert ist.

Fixieren Sie die Kopfzeile und sortieren Sie immer die ganze Tabelle, nie eine einzelne Spalte.

Machen Sie jede Woche eine Kopie in einen eigenen Ordner, mit dem Datum im Dateinamen. Google Tabellen speichert einen Versionsverlauf, der aber nicht hilft, wenn die Datei gelöscht oder der Zugang zum Konto verloren ist.

Was sich mit Software ändert

Wenn Sie umsteigen, sehen dieselben Probleme in ServiceCenterSoft so aus:

• der Auftragsschein wird aus denselben Daten gedruckt wie die Verwaltung — nichts wird doppelt geschrieben;
• jeder Auftrag speichert eine Änderungshistorie: wer was wann geändert hat — Status, Preis, Techniker, Termine;
• Rechte werden je Bereich vergeben: Die Annahme sieht kein Geld, Techniker sehen die Kundendatenbank nicht;
• jeder Kunde existiert einmal, mit allen Reparaturen auf einer Karte; Suche über beliebige Ziffern der Telefonnummer;
• Überfälliges wird von selbst rot, ohne bedingte Formatierung;
• der Technikerbericht wird aus den Aufträgen selbst berechnet, keine Formel kann brechen;
• zwei oder zehn Leute können gleichzeitig arbeiten, am Computer oder am Handy.

Was das Programm nicht hat, die Tabelle aber schon: frei definierbare Spalten und den Export zurück nach Excel. Die Felder eines Auftrags sind fest; fehlt Ihnen ein eigenes Feld, ist das eine Anpassung.

Wie man von der Tabelle umsteigt

Es gibt zwei Wege. Der erste: einfach anfangen — alte Reparaturen nach der Tabelle ausgeben, neue schon im Programm annehmen. Nach ein paar Wochen wird die Tabelle von selbst zum Archiv. Der zweite: übernehmen — ist die Tabelle groß und ordentlich, laden wir Kunden und Reparaturen ins Programm. Schreiben Sie uns, wie viele Zeilen sie hat und welche Spalten.

Die Preise stehen auf der Seite Preise, und ansehen können Sie das Programm ohne Registrierung in der Demo.

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