Papierbuch und Quittungsblock: wann der Umstieg auf Software lohnt

Viele Werkstätten arbeiten noch auf Papier: ein Durchschreibeblock für Annahmescheine, ein Auftragsbuch an der Theke, die Auftragsnummer mit Filzstift auf dem Gerät. Und das funktioniert — sonst hätten die Werkstätten es längst aufgegeben. Diese Seite behauptet nicht, Papier sei veraltet. Sie zeigt, wie man es richtig führt, ab wann es Geld kostet und wie man auf Software umsteigt, wenn es so weit ist.

Was Papier gut kann

• Es funktioniert immer. Ohne Internet, ohne Strom, ohne Updates.
• Der Kunde unterschreibt sofort, und die Durchschrift bleibt bei Ihnen.
• Es kostet nichts außer den Blöcken.
• Niemand muss geschult werden. Eine neue Kraft an der Annahme füllt den Schein am ersten Tag richtig aus.

Für eine Werkstatt mit einem Techniker und ein paar Reparaturen pro Woche reicht das. Nur umzusteigen, weil „heute alles am Computer läuft“, lohnt sich nicht.

Wo Papier versagt

• Die Durchschrift ist unleserlich. Name und Telefonnummer sind durch das Kohlepapier schwer zu lesen, nach einem halben Jahr gar nicht mehr. Genau dann, wenn der Kunde mit einem Gewährleistungsfall kommt.
• Suchen heißt Blättern. Der Kunde ruft an und fragt nach seinem Handy, seine Nummer steht irgendwo auf Seite dreißig. Kennt er auch die Auftragsnummer nicht, sind zehn Minuten weg.
• Überfälliges sieht man nicht. Um zu wissen, welche Termine überschritten sind, muss man das ganze Buch durchlesen. In der Praxis erfährt man es vom Kunden.
• Ein Buch für alle. Während einer ein Gerät annimmt, kann niemand sonst nach einer Reparatur sehen. Bei zwei Standorten gibt es zwei Bücher, und niemand sieht beide.
• Verloren ist verloren. Kaffee darüber, mit nach Hause genommen, verbrannt — eine Kopie gibt es nicht.
• Geld per Taschenrechner. Was jeder Techniker im Monat verdient hat, wird abends ausgerechnet, indem man das Buch mit der Kasse abgleicht.

Wenn Sie beim Papier bleiben: das Buch richtig führen

• Ein Block mit gedruckten Nummern. Eine Auftragsnummer wiederholt sich nie und wird nie von Hand geschrieben. Einen verschriebenen Schein nicht herausreißen, sondern durchstreichen — sonst entstehen Lücken in der Nummerierung.
• Ein Vordruck mit Ihren Bedingungen. Diagnose, kostenlose Aufbewahrungsfrist, Gewährleistung — auf dem Schein gedruckt, nicht mündlich gesagt. Einen fertigen Vordruck gibt es zum Herunterladen auf der Seite zum Annahmeschein.
• Das Buch getrennt vom Block. Eine Zeile pro Reparatur: Nummer, Datum, Kunde, Telefon, Gerät, zugesagter Termin, Techniker, Abholdatum. Der Block ist für den Kunden, das Buch für Sie.
• Ein Anhänger am Gerät mit derselben Nummer. Ein Gerät ohne Nummer ist der erste Kandidat für Streit.
• Einmal pro Woche durchsehen: Was ist überfällig, was ist fertig und nicht abgeholt, was wartet auf ein Ersatzteil.
• Jeden Monat ein Foto des Buchs aufs Handy oder in die Cloud. Das ist Ihre Datensicherung.

Führen Sie das Buch schon in einer Tabelle statt in einem Heft, gelten dort eigene Regeln: Reparaturen in Excel verwalten.

Was sich mit Software ändert

• der Annahmeschein wird auf normalem A4-Papier gedruckt — mit Ihrem Logo, den Angaben der Filiale und Ihren Bedingungen — und der Kunde unterschreibt ihn wie einen Papierschein;
• die Nummer wird automatisch vergeben und wiederholt sich nie, die Handschrift spielt keine Rolle mehr;
• eine Reparatur findet man über beliebige Ziffern der Telefonnummer, alle Reparaturen eines Kunden stehen auf einer Karte;
• der Status ist farbig, überschrittene Termine rot — ohne das Buch durchzulesen;
• jeder Auftrag hat eine Historie: wer wann was geändert hat — Status, Preis, Techniker, Termine;
• der Kunde sieht in seinem Portal selbst, in welchem Stadium seine Reparatur ist;
• die Monatsauswertung je Techniker ergibt sich aus den Aufträgen selbst;
• die Datenbank wird täglich gesichert, das Buch kann nicht verloren gehen.

Was Papier kann und die Software nicht: Sie läuft im Browser und öffnet sich ohne Internet nicht. Ein Foto des Geräts lässt sich nicht an den Auftrag hängen, und der Kunde unterschreibt auf dem gedruckten Blatt, nicht auf einem Bildschirm.

Wie man vom Papier umsteigt

Ein handschriftliches Buch lässt sich nicht automatisch übernehmen, und das ist auch nicht schlimm. Am einfachsten so: Ab Montag nehmen Sie neue Geräte in der Software an und schließen die alten nach dem Block ab. Reparaturen, die noch laufen, lassen sich an einem Abend von Hand eintragen — dann ist alles Offene an einem Ort, und der Block wird zum Archiv.

Ohne Registrierung können Sie das Programm in der Demo ausprobieren: Nehmen Sie ein Gerät so an, wie Sie es in Ihrer Werkstatt tun. Die Preise stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen