Учёт ремонтов в Excel: когда таблица перестаёт работать

Большинство мастерских начинает учёт ремонтов с таблицы — и правильно делает. Excel или Google Таблицы бесплатны, знакомы и гибки. Эта страница — о том, где таблица справляется, где начинает подводить и как вести её так, чтобы она прослужила дольше. А если решите переходить на программу — что именно изменится.

Чем таблица хороша

• Ничего не стоит и уже есть на компьютере.
• Гибкая: захотели новую колонку — добавили за секунду.
• Понятная: учить никого не нужно.
• Google Таблицы открываются с телефона и позволяют работать вдвоём.

Для мастерской с одним мастером и несколькими ремонтами в неделю этого вполне достаточно. Переходить на программу только потому, что «так делают большие», не стоит.

Где таблица ломается

Проблемы появляются не сразу, а с ростом — больше ремонтов, второй человек, первый спор с клиентом. Типичные места:

• Нет квитанции. Строку в таблице клиенту не отдашь. Бланк приходится заполнять отдельно — и данные уже в двух местах.
• Неизвестно, кто что изменил. Цена в строке была 900, стала 1 400 — кто изменил и когда? Таблица не скажет, а именно этот вопрос возникает в споре с клиентом или с мастером.
• Все видят всё. Приёмщик видит суммы за месяц, мастер — телефоны всех клиентов, и кто угодно может случайно удалить строку или отсортировать только одну колонку.
• Клиенты дублируются. Один и тот же клиент записан в десяти строках тремя способами: «Иваненко», «Иваненко О.», «Олег (Samsung)». Найти все его ремонты по телефону становится отдельной задачей.
• Просроченное не видно. Чтобы увидеть, что срок прошёл, нужно красить ячейки руками или настраивать условное форматирование, которое ломается после первой же сортировки.
• Отчёты хрупкие. Формула «сколько заработал каждый мастер» работает, пока кто-нибудь не вставит строку посередине или не напишет сумму с пробелом.
• Одновременная работа. В файле Excel вдвоём работать нельзя; в Google Таблицах можно, но одновременные правки в одной строке тихо затирают друг друга.

Признаки, что пора переходить

Ни одна из проблем выше не заставляет переходить сама по себе. Но если совпадают две-три из этого списка, таблица уже стоит вам больше, чем кажется:

• ремонтов больше тридцати в месяц;
• с таблицей работает больше одного человека;
• хоть раз спорили с клиентом о состоянии аппарата или об обещанной цене;
• хоть раз терялась строка или перезаписывалась чужая правка;
• зарплату мастерам считаете вручную, сверяя таблицу с кассой.

Если остаётесь в Excel: как вести таблицу правильно

Если таблицы вам достаточно, вот что убережёт её от большинства проблем.

Один ремонт — одна строка. Не объединяйте ячейки и не пишите несколько аппаратов в одной строке. Колонки, без которых не обойтись:

1. номер квитанции (сквозной, никогда не повторяется);
2. дата приёма;
3. клиент — фамилия и имя;
4. телефон — всегда в одном формате, например 0671234567;
5. аппарат и модель;
6. серийный номер или IMEI;
7. неисправность словами клиента;
8. внешний вид и комплектность;
9. обещанный срок;
10. статус;
11. стоимость;
12. дата оплаты;
13. дата выдачи;
14. мастер.

Статус — только из списка. Сделайте проверку данных с выпадающим списком: «принят», «в работе», «ждёт деталь», «готов», «выдан». Тогда фильтр по статусу будет работать, а не ломаться на «готов», «Готово» и «готов ».

Ничего не удаляйте. Отказ от ремонта — тоже статус, а не удалённая строка. Иначе номера пойдут с дырами, и восстановить, что произошло, будет невозможно.

Закрепите первую строку с названиями колонок и сортируйте только всю таблицу целиком, а не одну колонку.

Делайте копию каждую неделю в отдельную папку с датой в названии файла. Google Таблицы хранят историю версий, но она не спасает, если файл удалили или доступ к учётной записи потерян.

Что меняется в программе

Если решите переходить, вот как те же проблемы выглядят в ServiceCenterSoft:

• квитанция печатается из тех же данных, что и учёт, — ничего не переписывается дважды;
• каждая квитанция хранит историю изменений: кто, когда и что изменил — статус, цену, мастера, сроки;
• права раздаются по разделам: приёмщик не видит денег, мастер — базы клиентов;
• клиент один, а все его ремонты — в одной карточке; поиск по любым цифрам телефона;
• просроченное светится красным само, без условного форматирования;
• отчёт по мастерам считается из самих квитанций, формулы не сломаются;
• работать можно вдвоём и вдесятером одновременно, с компьютера и с телефона.

Чего в программе нет, а в таблице есть: произвольных колонок и выгрузки обратно в Excel. Поля квитанции фиксированы; если вам не хватает своего поля, это доработка.

Как перейти с таблицы

Два способа. Первый — просто начать: старые ремонты выдаёте по таблице, новые принимаете уже в программе. Через несколько недель таблица сама становится архивом. Второй — перенести: если таблица большая и аккуратная, мы загрузим клиентов и ремонты в программу. Напишите нам, сколько в ней строк и какие колонки.

Цены — на странице цен, а посмотреть программу без регистрации можно в демонстрации.

Частые вопросы