Облік ремонтів в Excel: коли таблиця перестає працювати

Більшість майстерень починає облік ремонтів із таблиці — і правильно робить. Excel чи Google Таблиці безкоштовні, знайомі й гнучкі. Ця сторінка — про те, де таблиця справляється, де починає підводити і як вести її так, щоб вона прослужила довше. А якщо вирішите переходити на програму — що саме зміниться.

Чим таблиця добра

• Нічого не коштує і вже є на комп’ютері.
• Гнучка: захотіли нову колонку — додали за секунду.
• Зрозуміла: учити нікого не треба.
• Google Таблиці відкриваються з телефона і дозволяють працювати вдвох.

Для майстерні з одним майстром і кількома ремонтами на тиждень цього цілком досить. Переходити на програму лише тому, що «так роблять великі», не варто.

Де таблиця ламається

Проблеми з’являються не одразу, а з ростом — більше ремонтів, друга людина, перша суперечка з клієнтом. Типові місця:

• Немає квитанції. Рядок у таблиці клієнтові не віддаси. Бланк доводиться заповнювати окремо — і дані вже в двох місцях.
• Невідомо, хто що змінив. Ціна в рядку була 900, стала 1 400 — хто змінив і коли? Таблиця не скаже, а саме це питання виникає в суперечці з клієнтом чи з майстром.
• Усі бачать усе. Приймальник бачить суми за місяць, майстер — телефони всіх клієнтів, і будь-хто може випадково видалити рядок чи відсортувати тільки одну колонку.
• Клієнти дублюються. Один і той самий клієнт записаний у десяти рядках трьома способами: «Іваненко», «Іваненко О.», «Олег (Samsung)». Знайти всі його ремонти за телефоном стає окремим завданням.
• Прострочене не видно. Щоб побачити, що строк минув, треба фарбувати клітинки руками або налаштовувати умовне форматування, яке ламається після першого ж сортування.
• Звіти крихкі. Формула «скільки заробив кожен майстер» працює, доки хтось не вставить рядок посередині або не напише суму з пробілом.
• Одночасна робота. У файлі Excel удвох працювати не можна; у Google Таблицях можна, але одночасні правки в одному рядку тихо затирають одна одну.

Ознаки, що пора переходити

Жодна з проблем вище не змушує переходити сама по собі. Але якщо збігається дві-три з цього списку, таблиця вже коштує вам більше, ніж здається:

• ремонтів більше тридцяти на місяць;
• з таблицею працює більше ніж одна людина;
• хоч раз сперечалися з клієнтом про стан апарата чи про обіцяну ціну;
• хоч раз губився рядок або перезаписувалася чужа правка;
• зарплату майстрам рахуєте вручну, звіряючи таблицю з касою.

Якщо залишаєтеся в Excel: як вести таблицю правильно

Якщо таблиці вам досить, ось що вбереже її від більшості проблем.

Один ремонт — один рядок. Не об’єднуйте клітинки й не пишіть кілька апаратів в одному рядку. Колонки, без яких не обійтися:

1. номер квитанції (наскрізний, ніколи не повторюється);
2. дата приймання;
3. клієнт — прізвище та ім’я;
4. телефон — завжди в одному форматі, наприклад 0671234567;
5. апарат і модель;
6. серійний номер або IMEI;
7. несправність словами клієнта;
8. зовнішній вигляд і комплектність;
9. обіцяний строк;
10. статус;
11. вартість;
12. дата оплати;
13. дата видачі;
14. майстер.

Статус — тільки зі списку. Зробіть перевірку даних із випадним списком: «прийнято», «у роботі», «чекає деталь», «готовий», «видано». Тоді фільтр за статусом працюватиме, а не ламатиметься на «готов», «Готово» і «готовий ».

Нічого не видаляйте. Відмова від ремонту — теж статус, а не видалений рядок. Інакше номери підуть із дірками, і відновити, що сталося, буде неможливо.

Закріпіть перший рядок із назвами колонок і сортуйте тільки всю таблицю разом, а не одну колонку.

Робіть копію щотижня в окрему папку з датою в назві файлу. Google Таблиці зберігають історію версій, але вона не рятує, якщо файл видалили або доступ до облікового запису втрачено.

Що змінюється в програмі

Якщо вирішите переходити, ось як ті самі проблеми виглядають у ServiceCenterSoft:

• квитанція друкується з тих самих даних, що й облік, — нічого не переписується двічі;
• кожна квитанція зберігає історію змін: хто, коли і що змінив — статус, ціну, майстра, строки;
• права роздаються по розділах: приймальник не бачить грошей, майстер — бази клієнтів;
• клієнт один, а всі його ремонти — в одній картці; пошук за будь-якими цифрами телефону;
• прострочене світиться червоним саме, без умовного форматування;
• звіт по майстрах рахується з самих квитанцій, формули не зламаються;
• працювати можна вдвох і вдесятьох одночасно, з комп’ютера й з телефона.

Чого в програмі немає, а в таблиці є: довільних колонок і вивантаження назад у Excel. Поля квитанції фіксовані; якщо вам бракує свого поля, це доробка.

Як перейти з таблиці

Два способи. Перший — просто почати: старі ремонти видаєте за таблицею, нові приймаєте вже в програмі. За кілька тижнів таблиця сама стає архівом. Другий — перенести: якщо таблиця велика й акуратна, ми завантажимо клієнтів і ремонти в програму. Напишіть нам, скільки в ній рядків і які колонки.

Ціни — на сторінці цін, а подивитися програму без реєстрації можна в демонстрації.

Часті запитання