Бумажный журнал и квитанционная книжка: когда пора переходить на программу

Многие мастерские до сих пор работают на бумаге: квитанционная книжка с копиркой, тетрадь-журнал на стойке, номер квитанции маркером на аппарате. И это работает — иначе мастерские давно бы от этого отказались. Эта страница не о том, что бумага устарела. Она о том, как вести её правильно, где она начинает стоить денег и как перейти на программу, когда придёт время.

Чем бумага хороша

• Работает всегда. Без интернета, без света, без обновлений.
• Клиент подписывает тут же, а копия остаётся у вас.
• Ничего не стоит, кроме книжек.
• Никого не нужно учить. Приёмщик в первый же день заполняет квитанцию правильно.

Мастерской с одним мастером и несколькими ремонтами в неделю этого достаточно. Переходить только потому, что «сейчас всё в компьютере», не стоит.

Где бумага подводит

• Копия нечитаема. Через копирку фамилия и телефон разбираются через раз, а через полгода — никак. Именно тогда, когда клиент приходит с гарантией.
• Поиск — перелистывание. Клиент звонит «что с моим телефоном», а его номер где-то на тридцатой странице. Если он ещё и не помнит номер квитанции — это десять минут.
• Просроченное не видно. Чтобы узнать, какие сроки уже прошли, нужно перечитать весь журнал. На практике об этом узнают от клиента.
• Одна книжка на всех. Пока один принимает аппарат, другой не может посмотреть, что с ремонтом. А когда точек две — журналов тоже два, и никто не видит оба.
• Потерялась — всё. Залили кофе, унесли домой, сгорела — копий нет.
• Деньги — калькулятором. Сколько заработал каждый мастер за месяц, считают вечером, сверяя журнал с кассой.

Если остаётесь на бумаге: как вести журнал правильно

• Книжка с печатными номерами. Номер квитанции никогда не повторяется и не пишется от руки. Испорченный бланк не вырываете, а перечёркиваете — иначе номера пойдут с дырами.
• Бланк с условиями. Диагностика, срок бесплатного хранения, гарантия — напечатаны на бланке, а не сказаны на словах. Готовый бланк можно скачать на странице квитанции о приёме.
• Журнал — отдельно от книжки. Строка на ремонт: номер, дата, клиент, телефон, аппарат, обещанный срок, мастер, дата выдачи. Книжка — для клиента, журнал — для вас.
• Бирка на аппарате с тем же номером. Аппарат без номера — первый кандидат на спор.
• Раз в неделю — просмотр журнала: что просрочено, что готово и не забрано, что ждёт деталь.
• Фото журнала каждый месяц на телефон или в облако. Это и есть ваша резервная копия.

Если журнал вы уже ведёте в таблице, а не в тетради, — для таблицы свои правила: учёт ремонтов в Excel.

Что меняется в программе

• квитанция печатается на обычном листе A4 — с вашим логотипом, реквизитами филиала и условиями, а клиент подписывает её так же, как бумажную;
• номер ставится сам и не повторяется, почерк больше ничего не решает;
• ремонт находится по любым цифрам телефона клиента, все ремонты клиента — в одной карточке;
• статус виден цветом, просроченные сроки — красным, без просмотра журнала;
• у каждой квитанции история: кто, когда и что изменил — статус, цену, мастера, сроки;
• клиент может сам посмотреть, на каком этапе его ремонт, в своём кабинете;
• отчёт по мастерам за месяц считается из самих квитанций;
• копия базы снимается каждый день, потерять журнал невозможно.

Чего в программе нет, а в бумаге есть: она работает в браузере и без интернета не откроется. Фото аппарата к квитанции не прикрепить, а подпись клиент ставит на напечатанном листе, а не на экране.

Как перейти с бумаги

Автоматически перенести рукописный журнал не получится, и это не страшно. Проще всего так: с понедельника новые аппараты принимаете в программе, а старые доводите до выдачи по книжке. Ремонты, которые ещё в работе, можно внести в программу вручную за вечер — тогда всё открытое будет в одном месте, а книжка станет архивом.

Посмотреть программу без регистрации можно в демонстрации: примите аппарат так, как принимаете у себя. Цены — на странице цен.

Частые вопросы