Как посчитать, зарабатывает ли ваша мастерская на самом деле

Касса в конце месяца полная, работы много, мастера заняты — значит, мастерская зарабатывает? Не обязательно. Бывает, что после аренды, зарплат, деталей и налогов владельцу остаётся меньше, чем получает лучший мастер. И бывает, что мастерская зарабатывает неплохо, но деньги зависли в аппаратах, которые никто не забирает, и в деталях на полке. Ниже — как это посчитать без бухгалтерского образования, на одном листе.

Выручка — не прибыль

Выручка — это сколько денег заплатили клиенты. Прибыль — то, что осталось после всех расходов. Разница между ними в мастерской бывает огромной, потому что в каждом ремонте есть деталь, которую вы купили, и работа, за которую заплатили мастеру. Поэтому первое правило: смотрите не на кассу, а на то, что остаётся с каждого ремонта.

Из чего складываются расходы

Расходы мастерской удобно делить на две группы.

Переменные — зависят от количества ремонтов:

• детали, которые вы поставили в аппараты;
• доля мастеров, если они на проценте;
• доставка деталей и аппаратов.

Постоянные — платите каждый месяц, даже если ремонтов не было:

• аренда и коммунальные услуги;
• ставки сотрудников — приёмщика, администратора, мастеров на окладе;
• налоги, касса, банк;
• реклама, сайт, программы, связь;
• инструмент и оборудование, разложенные на срок службы: паяльная станция за 12 000 грн на три года — это около 330 грн в месяц.

Отдельная строка — ваша собственная зарплата. Если вы сами принимаете аппараты или ремонтируете, заплатите себе столько, сколько платили бы наёмному человеку. Иначе мастерская «зарабатывает» только потому, что вы работаете бесплатно.

Сколько остаётся с одного ремонта

Возьмите типичный ремонт и разложите его:

Что	Сумма
Клиент заплатил	1 500 грн
Деталь	− 500 грн
Мастеру — 30% от работы (1 000 грн)	− 300 грн
Остаётся на постоянные расходы и прибыль	700 грн

Эти 700 гривен — не прибыль. Из них ещё нужно заплатить аренду, приёмщика и налоги. Но именно эта цифра — сколько остаётся с одного ремонта — и показывает, сколько ремонтов вам нужно.

Точка безубыточности: сколько ремонтов нужно в месяц

Сложите постоянные расходы за месяц. Условный пример:

• аренда — 15 000 грн;
• приёмщик — 16 000 грн;
• налоги, касса, банк — 6 000 грн;
• реклама, связь, программа — 3 000 грн;
• инструмент и мелочи — 5 000 грн.

Итого 45 000 грн. Если с каждого ремонта остаётся 700 грн, то 45 000 ÷ 700 ≈ 65. 65 ремонтов в месяц — это ноль: расходы покрыты, прибыли нет. Каждый ремонт сверх этого — ваша прибыль. Эта цифра отвечает на много вопросов сразу: потянет ли мастерская второго приёмщика, стоит ли поднимать цены, сколько стоит тихий месяц.

Цифры в примере условные — подставьте свои. Важно не значение, а сам расчёт: без него любое решение о ценах или найме — наугад.

Какие ремонты на самом деле зарабатывают

Средний ремонт — полезная цифра, но она прячет разницу между ремонтами. Посчитайте отдельно для нескольких типичных работ: сколько остаётся с ремонта и сколько времени он занимает. Часто оказывается, что дорогой ремонт с дорогой деталью приносит меньше, чем быстрая работа без деталей, а «копеечные» ремонты, которые мастера не любят, зарабатывают больше всего на час работы.

Например: замена дисплея, с которой остаётся 700 грн, занимает два часа — это 350 грн в час. Чистка и замена разъёма, с которой остаётся 450 грн, — сорок минут, то есть около 680 грн в час. Вдвое выгоднее, хотя в кассе выглядит скромнее. Такой расчёт для пяти-шести типичных работ делается за вечер и часто меняет прайс.

Так же полезно смотреть, что приносит диагностика. Бесплатная диагностика с частыми отказами — это рабочее время, за которое никто не заплатил.

Наценка на детали — отдельный источник

В примере выше деталь стоила мастерской 500 грн. Но клиент в цене ремонта платит за неё больше — обычно вы покупаете дешевле, чем клиент нашёл бы сам, и разница остаётся вам. Посчитайте отдельно: сколько за месяц вы заработали на работе и сколько на разнице в цене деталей. Если второе заметно больше первого, мастерская живёт торговлей деталями, а не ремонтом — и становится уязвимой, как только клиенты начнут приносить свои детали или поставщик поднимет цены.

Когда поднимать цены

Цены в мастерских годами стоят на месте, потому что владелец боится потерять клиентов. Несколько признаков, что пора пересмотреть прайс:

• вы выше точки безубыточности только в лучшие месяцы;
• очередь на ремонт стабильно длиннее недели — спрос больше, чем вы успеваете;
• детали и аренда подорожали, а ваш прайс — нет;
• клиенты не торгуются вообще — это часто значит, что вы дешевле, чем нужно.

Поднимайте цены на работу, а не «на всё», и не больше чем на 10–15% за раз. Старая цена для постоянных клиентов ещё месяц — хороший способ их не потерять.

Тихие месяцы: резерв

В большинстве мастерских есть сезонность: после праздников ремонтов меньше, летом — больше стиральных машин и кондиционеров, осенью — ноутбуков перед учёбой. Постоянные расходы от сезона не зависят. Поэтому с прибыльных месяцев стоит откладывать резерв хотя бы на один месяц постоянных расходов. Тогда тихий январь — это просто тихий январь, а не вопрос, чем платить аренду.

Зависшие деньги

Даже прибыльная мастерская может не иметь денег в кассе. Ищите в трёх местах:

• готовые, но не забранные аппараты — работа сделана, деталь поставлена, а денег нет. Напоминайте с датой и пишите условия хранения в квитанции;
• выданные без оплаты — «занесу завтра» от знакомых и фирм, которым выставили счёт;
• детали на полке, которые купили «про запас» и которые не оборачиваются месяцами.

Раз в месяц сложите эти три суммы. Если они больше месячной прибыли, проблема не в ценах, а в том, как деньги возвращаются.

Месяц на одном листе

Сведите всё вместе. Та же условная мастерская за месяц выдала и получила оплату за 90 ремонтов:

Что	Сумма
Осталось с ремонтов: 90 × 700 грн	63 000 грн
Постоянные расходы	− 45 000 грн
Ваша зарплата как приёмщика на полставки	− 8 000 грн
Прибыль мастерской	10 000 грн

Без строки «ваша зарплата» прибыль выглядела бы как 18 000. Разница — ваш труд, который мастерская получает бесплатно. Именно поэтому владельцы часто удивляются, почему «зарабатываем, а денег нет».

Что смотреть каждый месяц

• сколько ремонтов принято и сколько выдано;
• выручка по выданным и оплаченным ремонтам;
• сколько остаётся с одного ремонта в среднем;
• постоянные расходы и сколько ремонтов выше точки безубыточности;
• сколько аппаратов готовы, но не забраны, и на какую сумму;
• кто из мастеров сколько сделал — отдельно для каждого.

Шести цифр достаточно, чтобы вовремя увидеть проблему. Главное — считать каждый месяц одинаково, чтобы месяцы можно было сравнивать.

Что из этого посчитает программа

В ServiceCenterSoft статистика по каждому филиалу показывает, сколько принято и выдано за период, на какую сумму выдано, сколько оплачено и сколько аппаратов сейчас в работе. Отчёт по мастерам — сколько каждый выдал ремонтов, на какую сумму, сколько оплачено и какова его доля по коэффициенту. Это первая половина расчёта — выручка и доля мастеров — без калькулятора.

Второй половины программа не ведёт: аренды, налогов и других расходов в ней нет, а сумма ремонта в квитанции одна, без деления на работу и деталь. Постоянные расходы и цену деталей считайте отдельно — таблицы на один лист для этого достаточно. Посмотреть отчёты можно на демо.

Коротко

• Выручка — не прибыль: смотрите, сколько остаётся с каждого ремонта.
• Расходы — переменные и постоянные; ваша собственная зарплата — тоже расход.
• Постоянные расходы ÷ то, что остаётся с ремонта = сколько ремонтов нужно, чтобы выйти в ноль.
• Посчитайте отдельно несколько типичных ремонтов — самые выгодные часто не те, что кажутся.
• Каждый месяц — зависшие деньги: незабранные аппараты, неоплаченные ремонты, детали на полке.