Як порахувати, чи заробляє ваша майстерня насправді

Каса наприкінці місяця повна, роботи багато, майстри зайняті — отже, майстерня заробляє? Не обов’язково. Буває, що після оренди, зарплат, деталей і податків власникові лишається менше, ніж отримує найкращий майстер. І буває, що майстерня заробляє непогано, але гроші зависли в апаратах, які ніхто не забирає, і в деталях на полиці. Нижче — як це порахувати без бухгалтерської освіти, на одному аркуші.

Виручка — не прибуток

Виручка — це скільки грошей заплатили клієнти. Прибуток — те, що лишилося після всіх витрат. Різниця між ними в майстерні буває величезною, бо в кожному ремонті є деталь, яку ви купили, і робота, за яку заплатили майстрові. Тому перше правило: дивіться не на касу, а на те, що лишається з кожного ремонту.

Із чого складаються витрати

Витрати майстерні зручно ділити на дві групи.

Змінні — залежать від кількості ремонтів:

• деталі, які ви поставили в апарати;
• частка майстрів, якщо вони на відсотку;
• доставка деталей і апаратів.

Постійні — платите щомісяця, навіть якщо ремонтів не було:

• оренда й комунальні послуги;
• ставки співробітників — приймальника, адміністратора, майстрів на окладі;
• податки, каса, банк;
• реклама, сайт, програми, зв’язок;
• інструмент і обладнання, розкладені на строк служби: паяльна станція за 12 000 грн на три роки — це близько 330 грн на місяць.

Окремий рядок — ваша власна зарплата. Якщо ви самі приймаєте апарати чи ремонтуєте, заплатіть собі стільки, скільки платили б найманій людині. Інакше майстерня «заробляє» лише тому, що ви працюєте безкоштовно.

Скільки лишається з одного ремонту

Візьміть типовий ремонт і розкладіть його:

Що	Сума
Клієнт заплатив	1 500 грн
Деталь	− 500 грн
Майстрові — 30% від роботи (1 000 грн)	− 300 грн
Лишається на постійні витрати й прибуток	700 грн

Ці 700 гривень — не прибуток. З них ще треба заплатити оренду, приймальника й податки. Але саме ця цифра — скільки лишається з одного ремонту — і показує, скільки ремонтів вам потрібно.

Точка беззбитковості: скільки ремонтів треба на місяць

Складіть постійні витрати за місяць. Умовний приклад:

• оренда — 15 000 грн;
• приймальник — 16 000 грн;
• податки, каса, банк — 6 000 грн;
• реклама, зв’язок, програма — 3 000 грн;
• інструмент і дрібниці — 5 000 грн.

Разом 45 000 грн. Якщо з кожного ремонту лишається 700 грн, то 45 000 ÷ 700 ≈ 65. 65 ремонтів на місяць — це нуль: витрати покрито, прибутку немає. Кожен ремонт понад це — ваш прибуток. Ця цифра відповідає на багато питань одразу: чи тягне майстерня другого приймальника, чи варто піднімати ціни, скільки коштує тихий місяць.

Цифри в прикладі умовні — підставте свої. Важливо не значення, а сам розрахунок: без нього будь-яке рішення про ціни чи найм — навмання.

Які ремонти насправді заробляють

Середній ремонт — корисна цифра, але вона ховає різницю між ремонтами. Порахуйте окремо для кількох типових робіт: скільки лишається з ремонту і скільки часу він займає. Часто виявляється, що дорогий ремонт з дорогою деталлю приносить менше, ніж швидка робота без деталей, а «копійчані» ремонти, які майстри не люблять, заробляють найбільше на годину роботи.

Наприклад: заміна дисплея, з якої лишається 700 грн, займає дві години — це 350 грн на годину. Чистка й заміна роз’єму, з якої лишається 450 грн, — сорок хвилин, тобто близько 680 грн на годину. Вдвічі вигідніше, хоча в касі виглядає скромніше. Такий розрахунок для п’яти-шести типових робіт робиться за вечір і часто змінює прайс.

Так само корисно дивитися, що приносить діагностика. Безкоштовна діагностика з частими відмовами — це робочий час, за який ніхто не заплатив.

Націнка на деталі — окреме джерело

У прикладі вище деталь коштувала майстерні 500 грн. Але клієнт у ціні ремонту платить за неї більше — зазвичай ви купуєте дешевше, ніж клієнт знайшов би сам, і різниця лишається вам. Порахуйте окремо: скільки за місяць ви заробили на роботі й скільки на різниці в ціні деталей. Якщо друге помітно більше за перше, майстерня живе торгівлею деталями, а не ремонтом — і стає вразливою, щойно клієнти почнуть приносити свої деталі або постачальник підніме ціни.

Коли піднімати ціни

Ціни в майстернях роками стоять на місці, бо власник боїться втратити клієнтів. Кілька ознак, що час переглянути прайс:

• ви вище точки беззбитковості лише в найкращі місяці;
• черга на ремонт стабільно довша за тиждень — попит більший, ніж ви встигаєте;
• деталі й оренда подорожчали, а ваш прайс — ні;
• клієнти не торгуються взагалі — це часто означає, що ви дешевші, ніж треба.

Піднімайте ціни на роботу, а не «на все», і не більше ніж на 10–15% за раз. Стара ціна для постійних клієнтів ще місяць — хороший спосіб не втратити їх.

Тихі місяці: резерв

У більшості майстерень є сезонність: після свят ремонтів менше, влітку — більше пральних машин і кондиціонерів, восени — ноутбуків перед навчанням. Постійні витрати від сезону не залежать. Тому з прибуткових місяців варто відкладати резерв хоча б на один місяць постійних витрат. Тоді тихий січень — це просто тихий січень, а не питання, чим платити оренду.

Гроші, що зависли

Навіть прибуткова майстерня може не мати грошей у касі. Шукайте в трьох місцях:

• готові, але не забрані апарати — робота зроблена, деталь поставлена, а грошей немає. Нагадуйте з датою і пишіть умови зберігання в квитанції;
• видані без оплати — «занесу завтра» від знайомих і фірм, яким виставили рахунок;
• деталі на полиці, які купили «про запас» і які не обертаються місяцями.

Раз на місяць складіть ці три суми. Якщо вони більші за місячний прибуток, проблема не в цінах, а в тому, як гроші повертаються.

Місяць на одному аркуші

Зведіть усе разом. Та сама умовна майстерня за місяць видала й отримала оплату за 90 ремонтів:

Що	Сума
Лишилося з ремонтів: 90 × 700 грн	63 000 грн
Постійні витрати	− 45 000 грн
Ваша зарплата як приймальника на пів ставки	− 8 000 грн
Прибуток майстерні	10 000 грн

Без рядка «ваша зарплата» прибуток виглядав би як 18 000. Різниця — ваша праця, яку майстерня отримує безкоштовно. Саме тому власники часто дивуються, чому «заробляємо, а грошей немає».

Що дивитися щомісяця

• скільки ремонтів прийнято і скільки видано;
• виручка за виданими й оплаченими ремонтами;
• скільки лишається з одного ремонту в середньому;
• постійні витрати і скільки ремонтів вище точки беззбитковості;
• скільки апаратів готові, але не забрані, і на яку суму;
• хто з майстрів скільки зробив — окремо для кожного.

Шести цифр досить, щоб вчасно побачити проблему. Головне — рахувати щомісяця однаково, щоб місяці можна було порівнювати.

Що з цього порахує програма

У ServiceCenterSoft статистика по кожній філії показує, скільки прийнято й видано за період, на яку суму видано, скільки оплачено і скільки апаратів зараз у роботі. Звіт по майстрах — скільки кожен видав ремонтів, на яку суму, скільки оплачено і яка його частка за коефіцієнтом. Це перша половина розрахунку — виручка й частка майстрів — без калькулятора.

Другої половини програма не веде: оренди, податків і інших витрат у ній немає, а сума ремонту в квитанції одна, без поділу на роботу й деталь. Постійні витрати й ціну деталей рахуйте окремо — таблиці на один аркуш для цього досить. Подивитися звіти можна на демо.

Коротко

• Виручка — не прибуток: дивіться, скільки лишається з кожного ремонту.
• Витрати — змінні й постійні; ваша власна зарплата — теж витрата.
• Постійні витрати ÷ те, що лишається з ремонту = скільки ремонтів треба, щоб вийти в нуль.
• Порахуйте окремо кілька типових ремонтів — найвигідніші часто не ті, що здаються.
• Щомісяця — гроші, що зависли: незабрані апарати, неоплачені ремонти, деталі на полиці.